Kemajuan teknologi informasi saat ini telah memudahkan banyak sekali pekerjaan yang dilakukan oleh manusia. Salah satunya dengan adanya sistem otomatisasi perkantoran yang tentunya meningkatkan efisiensi pekerjaan yang dilakukan karyawan perusahaan.
Dengan beralih kepada sistem yang otomatis, banyak pekerjaan yang dilakukan secara manual digantikan dengan sistem otomatis yang sangat membantu. Misalnya saja seperti pencatatan kehadiran karyawan yang tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan menggunakan perangkat keras yang merekam sidik jari karyawan.
Artikel ini akan membahas lebih mengenai otomatisasi perkantoran yang Anda harus pahami.
Yuk, langsung simak ulasannya berikut ini.
Apa Itu Otomatisasi Perkantoran
Secara umum, otomatisasi perkantoran adalah penggabungan dari penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk melakukan proses digitalisasi, menyimpan, memproses, hingga mengkomunikasikan informasi secara otomatis.
Sistem ini pertama kali digunakan pada sekitar tahun 1970-an dimana proses kerja seperti pengetikan, pengarsipan, penyalinan, operasi, telepon, dan lainnya dapat dilakukan dengan otomatis. Tentunya dengan otomatisasi, pekerjaan-pekerjaan tersebut pun dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.
Saat ini, penggunaan sistem otomatisasi di perkantoran mengandalkan jaringan internet yang dapat mengintegrasikan baik perangkat lunak maupun perangkat keras untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, hingga menyampaikan pesan seperti dokumen dengan lebih efisien.
Intinya, penggunaan mesin lebih dikedepankan dalam melakukan otomatisasi. Peran manusia pun saat ini semakin tergantikan dengan mesin-mesin yang semakin canggih untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
Baca juga: Mewujudkan Administrasi Perkantoran Yang Efisien
Bagaimana Sistem Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Tentunya setiap kantor atau perusahaan memiliki berbagai divisi kerja yang memerlukan caranya masing-masing dalam menyelesaikan pekerjaannya. Oleh karena itu, sistem otomatisasi berfungsi agar karyawan tidak lagi melakukan pekerjaan yang sifatnya repetitif dan manual.
Seperti halnya sistem pencatatan kehadiran awal yang sebelumnya masih menggunakan cara manual seperti menulis data diri kehadiran karyawan satu per satu. Saat ini, dengan menggunakan otomatisasi tata kelola perkantoran, karyawan hanya perlu menempelkan sidik jarinya ke perangkat keras absensi yang sangat praktis.
Dengan begitu, tidak lagi dibutuhkan karyawan HRD yang harus memantau terus menerus mengenai kehadiran karyawan. Mereka hanya perlu melakukan rekap absensi pada periode yang telah ditentukan.
Selain itu, otomatisasi tata kelola di perkantoran yang paling umum dilakukan adalah mengenai penataan atau pengolahan arsip perusahaan, penanganan telepon, data entry, pengetikan naskah dokumen, dan lainnya. Semua itu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dengan meminimalisir jumlah pekerja yang dibutuhkan.
Dalam urusan finansial, tentunya Anda akan dipermudah dengan perangkat lunak yang dapat mengatur segala kebutuhan terkait payroll, invoice, hingga reimbursement karyawan dengan lebih cepat dan akurat. Tidak lagi melakukannya secara manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama.
Apa Tujuan dari Otomatisasi Perkantoran
Pada dasarnya, tujuan dilakukannya otomatisasi di perkantoran adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja perusahaan. Memanfaatkan berbagai macam teknologi seperti perangkat keras dan perangkat lunak yang dioperasikan oleh manusia, tentunya dapat membantu proses pekerjaan lebih cepat, mudah, dan akurat.
Berikut beberapa tujuan dilakukannya otomatisasi perkantoran pada perusahaan:
- Menghemat biaya. Dimana sistem komputer yang digunakan di setiap perusahaan dapat menghemat biaya dari penambahan jumlah karyawan. Hanya saja, komputer atau perangkat keras lainnya memiliki biaya perawatan yang jauh lebih kecil dibandingkan dengan merekrut karyawan baru lagi.
- Dapat memecahkan masalah dengan baik. Seperti halnya penggunaan perangkat lunak bisnis yang dapat memberikan informasi-informasi penting yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
- Meningkatkan efektivitas kerja. Hal ini berkaitan dengan kemudahan karyawan dalam melakukan beberapa pekerjaannya sehingga mereka dapat menghasilkan pekerjaan dengan lebih cepat, akurat, dan mudah.
- Sebagai pelengkap tenaga manusia. Meskipun tidak dapat menggantikan tenaga manusia secara keseluruhan, penggunaan sistem otomatisasi dapat melengkapi kinerja antara manusia dan mesin agar menghasilkan pekerjaan yang lebih baik lagi.
Baca juga: Aplikasi Perkantoran untuk Menunjang Kegiatan Karyawan
Manfaat Apa Saja dari Otomatisasi Perkantoran?
Menggunakan sistem otomatisasi di perkantoran pastinya membawa berbagai keuntungan atau manfaat yang didapatkan. Perusahaan akan lebih baik lagi dalam mengoptimalkan kinerja karyawannya.
Berikut beberapa manfaat jika Anda menggunakan otomatisasi perkantoran.
Memberikan Informasi yang Tepat
Informasi sangat dibutuhkan khususnya pada tingkat manajerial di perusahaan. Informasi yang tepat dan sifatnya penting, sangat diperlukan untuk dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Tentunya dengan sistem otomatisasi, proses pengolahan serta penyajian informasi akan lebih baik lagi.
Menghemat Waktu dan Sumber Daya
Penggunaan perangkat lunak yang dapat mengotomatisasi banyak pekerjaan karyawan dapat menghemat waktu serta sumber daya yang dibutuhkan. Perusahaan tidak perlu lagi merekrut begitu banyak karyawan karena pekerjaan-pekerjaan yang ada dapat dimudahkan dengan sistem otomatisasi.  Selain itu, waktu yang diperlukan juga jauh lebih cepat dengan hasil yang akurat.
Menghemat Biaya
Menggunakan otomatisasi perkantoran dengan menggabungkan software dan hardware tentunya dapat menghemat biaya jauh lebih rendah. Meskipun demikian, produktivitas perusahaan akan jauh lebih tinggi dibandingkan tidak menggunakan sistem otomatisasi.
Meningkatkan Tingkat Akurasi
Penggunaan sistem dengan bantuan perangkat lunak tentunya dapat meminimalisir potensi kesalahan yang umumnya dilakukan. Kesalahan-kesalahan yang dilakukan tanpa mesin, umumnya dapat mengurangi produktivitas kerja perusahaan bahkan dampaknya bisa cukup mahal.
Dengan menggunakan bantuan sistem otomatisasi, maka pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan tingkat ketelitian tinggi dapat diminimalisir tingkat risiko kesalahannya. Perusahaan pun terhindar dari masalah keamanan data karena kesalahan-kesalahan yang dapat dilakukan oleh karyawan.
Baca juga: Kelihatannya Remeh, 7 Hal Ini Dapat Tingkatkan Produktivitas Kerja Karyawan
Jadi, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi perkantoran sangat membantu perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya, sembari juga menekan penghematan waktu dan uang yang dibutuhkan.
Semoga artikel ini bermanfaat!
