Menghadapi berbagai macam tantangan yang semakin ketat, kini banyak perusahaan melakukan banyak inovasi guna meningkatkan kinerja organisasi. Namun, inovasi saja tidaklah cukup dalam menentukan keberhasilan perusahaan.
Performa yang konsisten juga menjadi kunci penting dalam menjaga stabilitas perusahaan. Maka dari itu banyak bisnis yang menerapkan evaluasi efisiensi, efektivitas, dan finansial.
Evaluasi tersebut biasa disebut dengan operational review atau tinjauan operasional. Tinjauan ini sangat berguna untuk menjaga kinerja perusahaan dalam menghadapi tantangan di masa depan. Berikut penjelasan lengkapnya!
Apa Itu Operational Review
Operational review atau ulasan operational merupakan tinjauan secara luas, mendalam, dan objektif terhadap keseluruhan segmen dalam perusahaan.
Ulasan ini berguna untuk mengidentifikasi dan mengetahui letak permasalah di dalam perusahaan, seperti masalah komunikasi antar departemen, pelayanan pelanggan, prosedur operasi, profitabilitas, dan faktor lainnya yang mempengaruhi stabilitas bisnis.
Selain itu, operational review juga memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi seberapa baik kinerja mereka, menjaga stabilitas prosedur kerja, dan menempatkan sumber daya secara tepat.
Tak hanya itu, operational review juga mampu menyelesaikan permasalahan bisnis dengan cepat dan hemat, serta menganalisis kesiapan bisnis dalam menghadapi permasalahan di masa depan.
Baca juga: 7 Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan
Manfaat Operational Review
Berdasarkan penjelasan tersebut, artinya dengan operational review ini pemilik maupun manajemen perusahaan dapat memiliki gambaran lebih besar terhadap kondisi bisnis.
Sehingga mereka mampu mengevaluasi serta merumuskan cara mengatasi permasalahan dengan tepat untuk mencapai hasil yang diinginkan. Beberapa hasil tersebut di antaranya adalah meningkatkan pendapatan, meningkatkan pangsa pasar, dan mengurangi biaya pengeluaran.
Tidak hanya itu, operational review ini juga bermanfaat untuk mengenali sejauh mana kondisi internal perusahaan yang ideal, dan memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, serta ancaman terhadap bisnis.
Jenis Operational Review
Operational review terbagi menjadi tiga kategori berdasarkan durasinya, antara lain Tinjauan Operasional Harian (DOR), Mingguan (WOR), dan Bulanan (MOR). Setiap kategorinya memiliki tujuan, fungsi, dan audiens yang berbeda. Untuk pembahasan lebih lanjut, berikut penjelasannya!
Daily Operational Review
Kategori pertama adalah daily operational review (DOR) atau bisa disebut juga tinjauan operasional harian. tinjauan pada kategori ini dilakukan setiap pagi dan berfokus pada satu area saja yaitu operasional harian.
Karena erat kaitannya dengan operasional sehari-hari, pertemuan ini dihadiri oleh karyawan yang berfokus pada proses produksi harian seperti maintenance personal, shift supervisors, engineers, pengawas, dan beberapa operator untuk menyampaikan informasi.
Biasanya daily operational review dilaksanakan selama 15 sampai 30 menit saja. Sehingga tidak ada cukup waktu untuk membahas permasalahan lebih lanjut jika terjadi masalah yang mempengaruhi operasi produksi.
Hal tersebut dapat terjadi dikarenakan daily operational review ini dirancang untuk mensukseskan produksi pada hari itu saja. Serta membahas apa yang terjadi di hari kemarin, apa rencana hari ini, dan menyusun tindakan yang harus diambil saat ini.
Weekly Operational Review
Selanjutnya, weekly operational review (WOR) atau bisa disebut juga tinjauan operasional mingguan. Dalam penerapannya, WOR dapat digunakan sebagai pengganti DOR untuk beberapa industri tertentu serta tergantung pada kebutuhannya.
weekly operational review membahas persiapan perusahaan untuk menghadapi minggu berikutnya. Biasanya topik pembahasannya seputar pemeliharaan, rencana mingguan, dan lain sebagainya.
Cenderung berlangsung lebih lama, sekitar 30 menit hingga satu jam. Hasil dari tinjauan ini juga cukup luas, karena memberikan cukup banyak waktu untuk memecahkan suatu masalah dan penyusunan rencana kedepannya.
Tidak jarang juga melalui weekly operational review ini KPI juga ikut dievaluasi. Guna mencegah ketidakstabilan dalam bisnis jika terjadi satu masalah pada salah satu departemen.
Monthly Operational Review
Terakhir weekly operational review, atau bisa disebut dengan tinjauan operasional bulanan. Tinjauan ini biasa diterapkan untuk memberikan gambaran secara luas tentang bagaimana perusahaan berjalan untuk mencapai tujuan.
Dikarenakan pembahasannya mencakup keseluruhan segmen di perusahaan, biasanya posisi yang berpartisipasi pada weekly operational review ini adalah manajemen ataupun manajemen tingkat atas di setiap departemen.
Fokus utama dalam weekly operational review adalah memastikan organisasi tetap berada di jalur yang benar untuk mencapai tujuan tahunan. Jika terdapat hal negatif dalam KPI bulanan, ini menjadi indikasi jelas bahwa hal tersebut perlu diperhatikan dan dianalisis lebih lanjut.
Siapa Saja yang Berperan dalam Operation Review?
Dalam penerapannya sendiri, operation review melibatkan banyak orang dalam sebuah meeting. Tujuan dikumpulkannya banyak orang tersebut adalah untuk memperbarui metrik KPI guna mencapai tujuan tertentu.
Biasanya dalam pertemuan operational review tersebut terdapat satu orang pemimpin rapat sebagai pemandu, memulai rapat, pemberi masukan, dan menginformasikan pembahasan inti pada pertemuan tersebut.
Selain pemimpin terdapat peran lain yang bertugas selama operation review berlangsung, antara lain sebagai berikut.
Lead
Pemimpin dalam agenda operational review bertanggung jawab untuk memimpin rapat, menjadwalkan undangan rapat, mengingatkan segala keperluan yang akan dipaparkan kepada tiap departemen bersangkutan, memberikan tanggapan, dan membantu penyusunan KPI.
Baca juga: Kenali Apa Itu Team Leader, Beserta Fungsi dan Tugas-tugasnya!
Facilitator
Facilitator bertugas sebagai pengatur agenda. Mereka memastikan agar semua topik dibahas secara menyeluruh, menjaga fokus peserta rapat, serta mengkondisikan rapat agar berjalan santai sehingga dapat bermanfaat dan menghasilkan sebuah penyelesaian masalah.
Action Taker
Action taker membantu pencatatan rencana yang menjadi hasil selama rapat. Hasil tersebut dapat berupa tindakan, rencana, dan lain sebagainya.
Time Keeper
Terakhir adalah time keeper, posisi ini bertanggung jawab memastikan peserta rapat tetap pada jalur pembahasan secara keseluruhan dalam waktu yang telah ditentukan. Jika terlalu fokus pada satu topik, time keeper berhak mengambil tindakan dan mengalihkan topik ke pembahasan lain.
Adapun beberapa tinjauan yang perlu menjadi bagian dalam pembahasan operational review ini, antara lain:
- Menilai kesesuaian tujuan, kebijakan, dan prosedur perusahaan.
- Melakukan evaluasi independen dan obyektif terhadap operasi perusahaan.
- Memberikan penilaian yang tidak memihak mengenai efektivitas control system perusahaan.
- Mengidentifikasi standar yang tepat untuk mengukur pencapaian tujuan perusahaan.
- Mengevaluasi keandalan dan nilai data serta laporan manajemen perusahaan.
- Menentukan area masalah dan penyebab utamanya.
- Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan keuntungan, menambah pendapatan, dan mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas produk atau layanan.
Bagaimana Cara Melakukan Operational Review
Setelah mengetahui beberapa posisi yang ikut campur tangan dalam operational review ini, ada juga lima langkah dalam menjalankan tinjauan ini, antara lain sebagai berikut:
1. Lakukan Analisa Masalah
Langkah pertama dalam menjalankan operational review adalah dengan melakukan analisa masalah bersama stakeholder. Hal ini akan memberikan gambaran yang jelas mencakup ruang lingkup dan sasaran tinjauan serta masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
2. Lakukan Observasi
Untuk menjalankan gambaran tersebut perusahaan perlu melakukan observasi guna mendapatkan informasi pasti mengenai masalah yang ada. Biasanya, langkah ini dilakukan menggunakan banyak metode seperti wawancara atau pengamatan ke banyak orang di dalam perusahaan.
3. Evaluasi sistem
Setelah mendapatkan data yang cukup langkah selanjutnya adalah mengevaluasi sistem, proses kerja, dan produksi. Identifikasi seluruh hambatan secara keseluruhan dan tentukan area mana yang perlu perbaikan.
4. Susun Report
Susun report berdasarkan informasi yang telah dilakukan. Buatlah laporan yang komprehensif guna mencakup keseluruhan fokus mulai dari tantangan hingga solusi.
5. Buat Kesimpulan
Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan bersama manajemen dan stakeholder lainnya. Kesimpulan tersebut mencakup tindak lanjutan yang akan dilakukan perusahaan, menentukan prioritas perbaikan, dan menetapkan tanggung jawab pada beberapa posisi.
Selain kelima langkah tersebut, adapun beberapa tinjauan yang perlu menjadi bagian dalam pembahasan operational review ini, antara lain:
- Menilai kesesuaian tujuan, kebijakan, dan prosedur perusahaan.
- Melakukan evaluasi independen dan obyektif terhadap operasi perusahaan.
- Memberikan penilaian yang tidak memihak mengenai efektivitas control system perusahaan.
- Mengidentifikasi standar yang tepat untuk mengukur pencapaian tujuan perusahaan.
- Mengevaluasi keandalan dan nilai data serta laporan manajemen perusahaan.
- Menentukan area masalah dan penyebab utamanya.
- Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan keuntungan, menambah pendapatan, dan mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas produk atau layanan.
Lakukan Tinjauan Kinerja dengan Software Performance LinovHR
Berdasarkan pengertian dan cara penerapannya, menjadi hal yang cukup merepotkan jika operational review seluruhnya menggunakan cara konvensional. Melibatkan banyak pencatatan dan analisis performa secara manual tentunya akan memakan banyak waktu.
Maka dari itu, guna mempermudah pelaksanaan operational review tersebut Anda dapat menggunakan software performance dari LinovHR.
Software ini dilengkapi banyak fitur salah satunya adalah 360 degree feedback yang mampu memberikan review performa karyawan secara menyeluruh. Selain itu, software performance LinovHR juga menyediakan pertanyaan review yang dapat digunakan dalam proses evaluasi karyawan.
Kedua fitur tersebut tentunya akan sangat membantu dalam mengidentifikasi kekurangan dan kekuatan karyawan. Sehingga perusahaan dapat menjalankan proses alokasi SDM secara tepat dan lebih baik. Segera manfaatkan berbagai fitur lain dari software performance LinovHR dan rasakan mudahnya operational review berbasis digital yang akurat serta mampu meningkatkan kinerja karyawan Anda.
