Open Door Policy: Pengertian, dan Cara Menerapkannya

Dalam dunia kerja, kebijakan open door policy adalah salah satu pendekatan yang paling dianggap membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang terbuka.

Pasalnya, kebijakan ini membantu para pemimpin dan manajer untuk menjalin komunikasi yang efektif dengan tim mereka, serta memberikan kesempatan kepada semua karyawan untuk merasa didengar.

Mari simak artikel LinovHR ini untuk mengetahui pembahasan lebih mendalam mengenai kebijakan open door policy serta cara untuk menerapkannya di lingkungan kerja Anda!

 

Pengertian Open Door Policy

Pengertian dari open door policy adalah sebuah pendekatan yang bertujuan untuk menciptakan saluran komunikasi yang lebih terbuka antara pimpinan atau manajemen dengan karyawan.

Open door policy dalam lingkungan kerja, memungkinkan manajer dan pemimpin selalu siap mendengarkan dan berbicara dengan karyawan.

Tujuannya adalah agar karyawan merasa nyaman untuk berbicara tentang masalah atau pertanyaan mereka tanpa takut atau ragu. 

Dengan ini, komunikasi menjadi lebih mudah dan efisien, karena karyawan dapat langsung berbicara dengan orang yang dapat memberikan jawaban atau bantuan daripada harus melalui banyak perantara.

Kebijakan open door policy adalah cara untuk membangun kepercayaan dan transparansi dalam lingkungan kerja.

 

Mengapa Open Door Policy Penting

Open door policy sangat penting dalam lingkungan kerja karena menciptakan fondasi yang kuat untuk komunikasi yang terbuka dan transparan antara manajemen dan karyawan.

Kebijakan ini memungkinkan karyawan merasa didengar, dihargai, dan memiliki akses langsung untuk menyampaikan masalah, pertanyaan, atau ide-ide mereka kepada atasan atau manajer. 

Dengan demikian, kebijakan pintu terbuka memainkan peran penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat dengan adanya komunikasi terbuka antara atasan atau manajer dengan karyawan.

 

Manfaat Open Door Policy 

Dengan menerapkan kebijakan pintu terbuka, tentunya ada beberapa manfaat yang dapat dirasakan. Berikut adalah beberapa manfaat open door policy:

 

1. Meningkatkan Kerjasama Tim

Dengan adanya open door policy, karyawan merasa nyaman untuk datang kepada atasan mereka dengan pertanyaan atau masalah. 

Hal ini akan membuat informasi yang disampaikan menjadi akurat dan tersebar dengan baik di antara tim. 

Hambatan komunikasi pun akan berkurang, semangat dan team work antar karyawan akan meningkat. 

Tim akan merasa lebih berdaya untuk mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan saat dibutuhkan.

 

2. Mencegah Masalah Lebih Besar

Dengan menjaga komunikasi yang terbuka, karyawan dapat melaporkan masalah kepada HR saat masalah muncul, bukan ketika masalah tersebut telah menjadi lebih parah.

Open door policy bahkan juga dapat melindungi atasan dan karyawannya dari potensi masalah hukum dan lainnya.

3. Diskusi yang Lebih Terbuka dan Sehat

Open door policy meningkatkan kepercayaan karyawan, mendorong diskusi terbuka, dan membuat lingkungan kerja menjadi lebih sehat. 

Karyawan akan lebih cenderung untuk mengungkapkan masalah pribadi atau kekhawatiran terkait pekerjaan yang dapat mempengaruhi kinerja mereka. 

Hal ini terutama penting dalam hal masalah terkait keragaman dan inklusi. Ketika orang merasa aman, mereka berbagi informasi yang dapat bermanfaat bagi seluruh perusahaan.

Anda bisa melihat peningkatan keterlibatan karyawan karena orang merasa lebih nyaman datang ke pintu manajer mereka dengan masalah yang dihadapi.

 

4. Tingkat Retensi yang Lebih Tinggi

Dengan menerapkan kebijakan open door policy, Anda dapat secara aktif memantau tingkat kepuasan kerja karyawan Anda. 

Hal ini memungkinkan Anda untuk segera mengambil tindakan perbaikan atau perubahan yang diperlukan berdasarkan umpan balik yang Anda terima. 

Selain itu, Anda juga dapat mengurangi turnover rate atau pergantian karyawan.

Selain itu, dampak lainnya dalam hal ini adalah dengan adanya produktivitas yang meningkat, peningkatan pengetahuan dalam perusahaan, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif.

 

5. Tempat Kerja yang Lebih Baik

Setiap orang ingin merasa dihargai dan didengar. Kebijakan pintu terbuka dapat berperan dalam menciptakan budaya kerja yang ramah, yang memberi kekuatan kepada tim Anda untuk berbagi ide-ide brilian mereka. 

Dengan ini, open door policy merupakan salah satu alat penting yang dimiliki oleh seorang pemimpin yang efektif.

 

Kelebihan Open Door Policy

Ada sejumlah manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan kebijakan open door policy, yaitu:

• Meningkatkan aliran komunikasi di seluruh tingkatan perusahaan.
• Memfasilitasi penyelesaian masalah antara atasan dan anggota tim, mendukung harmoni di lingkungan kerja.
• Mengatasi permasalahan atau tantangan secara proaktif sebelum mereka tumbuh menjadi masalah yang lebih serius.
• Mendorong diskusi yang sehat dan pertukaran ide yang bermanfaat.
• Menggali beragam perspektif terkait kepuasan kerja dan persepsi terhadap lingkungan kerja.
• Membangun tingkat kepercayaan yang tinggi di antara karyawan dan manajemen.
• Memajukan budaya kerja yang terbuka, inklusif, dan bersahabat.

 

Contoh Penerapan Open Door Policy

Open door policy bukanlah sebuah kebijakan baru, sudah banyak perusahaan atau lingkungan kerja yang menerapkan hal ini.

Berikut adalah dua contoh cara sederhana untuk menerapkan kebijakan pintu terbuka yang kreatif, yang dapat sesuai dengan berbagai gaya manajemen dan lingkungan kerja Anda:

 

Contoh 1

Sebagai seorang manajer senior, mungkin jadwal Anda sangat padat sehingga sulit memiliki waktu kantor yang tetap setiap minggu. 

Sebagai alternatif, Anda bisa mengirimkan email kepada seluruh staf setiap Senin, memberi tahu mereka kapan mereka boleh datang berbicara selama minggu itu. 

Jika ada hal yang mendesak, beri tahu mereka bahwa mereka bisa membalas email untuk menjadwalkan waktu berbicara di luar jam-jam tersebut.

 

Contoh 2

Bayangkan Anda bekerja dari rumah karena sebuah wabah, dan Anda memberi tahu staf Anda bahwa mereka bisa menjadwalkan obrolan video jika mereka membutuhkannya.

Anda juga bisa mendorong manajer untuk mengatur pertemuan individu bulanan dengan tim mereka dan berbicara dengan para supervisor setelahnya. 

Semua umpan balik penting akan sampai kepada Anda tanpa perlu bertemu dengan setiap orang.

Anda bisa melatih manajer untuk membantu karyawan mereka menyelesaikan masalah. Hal ini nantinya akan memperkuat keterampilan kepemimpinan mereka dan semangat tim.

 

Baca Juga: Menerapkan Voice of Employee (VoE) di Perusahaan

 

Bagaimana Membuat Open Door Policy 

Cara membuat kebijakan pintu terbuka atau open door policy di tempat kerja adalah dengan langkah-langkah berikut:

 

1. Tetapkan Batasan

Penerapan kebijakan open door yang tidak tepat tentunya dapat menyebabkan penyalahgunaan. 

Sebaiknya, tetapkan batasan secara jelas terkait ketersediaan dan waktu Anda.

Sebagai contoh, Anda dapat secara rutin membagikan jam kerja baru setiap minggu dan mengalokasikan waktu di kalender Anda untuk ketersediaan menjawab pertanyaan.

 

2. Komunikasikan Kebijakan Secara Jelas

Beritahukan tim Anda bahwa mereka diperbolehkan datang dengan pertanyaan saat pintu Anda terbuka. 

Namun, ketika pintu ditutup, itu berarti Anda sedang sibuk. Jadi, mereka harus memahami bahwa saat pintu Anda tertutup, ada kemungkinan Anda sedang sibuk dengan hal lain.

 

3. Jelaskan Tujuan Kebijakan

Berikutnya, sangat penting untuk menjelaskan tujuan dari kebijakan ini kepada tim Anda.

Beri tahu mereka bahwa pintu Anda tidak terbuka untuk bersosialisasi atau gosip. Tetapi, untuk komunikasi terkait pekerjaan, seperti pertanyaan atau kekhawatiran yang terkait dengan pekerjaan.

 

4. Implementasikan dengan Konsisten

Terakhir, ketika kebijakan telah diterapkan, Anda harus memegang komitmen Anda.

Praktikkan komunikasi efektif seperti mendengarkan aktif dan bahasa tubuh terbuka. Dengan ini, bersikaplah empati terhadap kekhawatiran karyawan. 

Jika tidak, Anda bisa merusak kepercayaan mereka, dan mereka mungkin tidak lagi menerima kebijakan ini.

 

Manfaatkan Kemampuan Software HRIS LinovHR untuk Terapkan Open Door Policy

Menerapkan open door policy di lingkungan kerja adalah langkah yang sangat penting dalam membangun budaya perusahaan yang inklusif

Kebijakan ini memainkan peran utama dalam membuka saluran komunikasi yang jujur dan terbuka antara manajemen dan karyawan.

Dalam hal ini, pemanfaatan kemampuan Software HRIS LinovHR dapat menjadi langkah cerdas dalam menerapkan open door policy di lingkungan kerja.

 

Dengan memanfaatkan berbagai modul yang ada seperti aplikasi ESS, karyawan akan terbiasa untuk ikut terlibat mengelola dan mengatur keperluan human resource mereka.

Selain itu, Aplikasi HRIS LinovHR juga memungkinkan karyawan untuk memberikan review kepada sesama karyawan, atasan, secara 360 derajat. Semua ini bisa dilakukan dengan menggunakan modul Performance Management.

Karyawan pun dapat secara aktif mengajukan aspirasi mereka terkait karier mereka di perusahaan dengan menggunakan fitur Career Aspiration dalam modul Career Path.

Di modul Learning Management System, karyawan pun bisa menyuarakan pelatihan dan pengembangan yang mereka butuhkan dengan memanfaatkan fitur Training Request.

Dengan LinovHR, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih inklusif dan terbuka. Hal ini nantinya akan meningkatkan produktivitas, keterlibatan karyawan, dan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Jangan lewatkan kesempatan ini dan temukan bagaimana LinovHR membantu memberikan dampak positif yang signifikan bagi lingkungan kerja perusahaan Anda dengan ajukan demonya sekarang, gratis!