Off the Job Training: Melatih Karyawan di Luar Tugas Utama

 

Kemampuan karyawan biasa dikembangkan melalui pelatihan. Dengan pelatihan diharapkan karyawan mampu menguasai keterampilan yang akan menunjang performa. 

Ada berbagai macam jenis pelatihan yang diselenggarakan HRD untuk karyawan. Off job training adalah salah satunya. Simak ulasan LinovHR berikut ini! 

 

Apa itu Off The Job Training?

Jika merujuk ke nama, off job training adalah sebuah pelatihan yang diselenggarakan secara terpisah dari pekerjaan utama. Jadi, karyawan baru bisa memulai pekerjaan sesungguhnya setelah menyelesaikan pelatihan dengan baik.

Off job training berfokus kepada pengembangan dan edukasi jangka panjang, sehingga menciptakan karyawan unggulan yang siap berkontribusi dalam perusahaan. Selama pelatihan, karyawan akan diawasi oleh trainer atau pelatih yang lebih ahli dan berpengalaman. 

 

Perbedaan On The Job Training dan Off The Job Training

Jika dilihat sekilas, off job training dan on job training hampir sama. Padahal perbedaanya sangat jauh. Perbedaan tersebut antara lain: 

 

Biaya dan Waktu

Perbedaan on job training dan off job training yang paling terlihat adalah dari sisi biaya dan waktu. On the job training memerlukan biaya dan waktu yang lebih singkat.

Hasil yang diharapkan pun jauh lebih cepat karena karyawan dapat mempelajari semua keahlian dalam waktu singkat.

Sedangkan off the job memerlukan waktu dan biaya yang agak banyak. Namun, hasil yang didapatkan dapat berguna dalam jangka panjang. 

 

Pendekatan

Hal lain yang membedakan kedua jenis training ini adalah dari segi pendekatan. Dalam on job training, pendekatan yang digunakan lebih ke praktikal. Sementara pelatihan yang terpisah dengan pekerjaan utama lebih bersifat teoritis. 

 

Lokasi 

Dalam melaksanakan on job training, lokasi harus dilakukan di tempat kerja. Sedangkan pelatihan yang dilakukan di luar pekerjaan utama harus dilakukan di lokasi yang jauh dari tempat kerja.

Hal ini berguna agar karyawan yang melakukan pelatihan tidak mengganggu operasional utama perusahaan. 

 

Baca Juga: Pengertian dan Manfaat E-Learning dalam Perusahaan

 

Metode Off the Job Training

Ada beberapa metode yang digunakan dalam off-the-job training untuk pelatihan karyawan di luar lokasi kerja mereka. Berikut adalah beberapa metode off-the-job training yang umum:

 

Lecture

Ini adalah metode off-the-job training yang paling umum. Karyawan atau peserta pelatihan menghadiri kelas atau seminar di lokasi pelatihan yang terpisah.

Ini bisa berupa kursus yang singkat atau program pendidikan formal yang lebih panjang. Kelas ini biasanya dipandu oleh instruktur yang ahli dalam subjek yang diajarkan.

 

Roleplay atau Bermain Peran

Metode role-playing atau bermain peran adalah salah satu bentuk pelatihan off-the-job yang populer dan efektif. Dalam metode ini, peserta pelatihan memainkan peran tertentu dalam situasi yang telah dibuat atau disimulasikan.

Tujuan dari bermain peran ini adalah untuk memungkinkan peserta pelatihan untuk mengembangkan keterampilan interpersonal, komunikasi, pemecahan masalah, dan keterampilan lainnya yang relevan dengan pekerjaan mereka.

 

Simulasi

Metode ini melibatkan penggunaan perangkat lunak atau permainan simulasi untuk melatih karyawan dalam situasi-situasi yang mirip dengan pekerjaan mereka.

Ini adalah cara yang efektif untuk melatih keterampilan dalam lingkungan yang aman dan terkendali.

 

Studi Kasus

Studi kasus melibatkan analisis kasus-kasus nyata atau hipotetis untuk mengajar karyawan tentang masalah-masalah yang mungkin mereka hadapi di tempat kerja.

Ini memungkinkan peserta pelatihan untuk mengembangkan pemahaman mendalam tentang situasi-situasi tertentu.

 

Konsultasi atau Pelatihan Eksternal

Kadang-kadang, organisasi dapat menyewa konsultan atau ahli eksternal untuk memberikan pelatihan off-the-job kepada karyawan mereka. Ini dapat membawa pandangan dan wawasan yang berbeda ke dalam organisasi.

 

Kelebihan Off The Job Training

Dikutip dari BBC, di bawah ini adalah beberapa kelebihan off job training:

1. Pelatihan di luar pekerjaan dapat membawa ide-ide baru ke dalam bisnis. Dengan begitu perusahaan dapat semakin solid dengan proses inovatif dan kreatifitas dari karyawan.
2. Dengan metode ini, karyawan yang baru diangkat dilatih di luar area produksi dan tenaga terampil dan terlatih melakukan pekerjaannya. Jadi, itu menurunkan kesalahan produksi
3. Trainee tidak diperbolehkan bekerja di tempat kerja yang sebenarnya. Sehingga proses produksi tidak akan terganggu dan karyawan yang ada dapat melakukan pekerjaannya dengan lancar

 

Kekurangan Off The Job Training

Terlepas dari beberapa kelebihan, ada kekurangan dari off job training, antara lain: 

1. Karyawan harus dilatih dalam beberapa waktu tertentu. Pastinya pelatihan ini memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. 
2. Ada resiko karyawan yang baru dilatih tersebut akan meninggalkan perusahaan. Hal ini jelas akan merugikan perusahaan yang telah berinvestasi kepada karyawan.
3. Perusahaan berpotensi kekurangan produksi. Sebab, karyawan tidak tidak boleh ambil bagian dalam proses produksi. Jadi, produksi perusahaan dapat terhambat.

 

Baca Juga:Pelatihan dan Pengembangan SDM bagi perusahaan

 

Cara Menyusun Off The Job Training

Untuk menyusun off job training, HRD dan pihak manajerial harus merumuskannya dengan detail dan dalam. Berikut ini adalah cara menyusunnya: 

 

1. Perencanaan Pelatihan

Buatlah daftar kualifikasi atau kemampuan yang harus dikuasai oleh karyawan berikut dengan durasinya. Jangan lupa untuk mempertimbangkan  Pertimbangkan jumlah peserta yang mengikuti pelatihan.

Agar mencegah karyawan yang mengikuti pelatihan mengajukan resign dan beralih ke perusahaan lain, tetapkan kontrak dan regulasi yang tegas selama pelatihan. 

 

2. Diskusi dengan Manajer

Perencanaan tidak akan lengkap jika tidak melibatkan manajer atau supervisor.

Sebab, manajer adalah pihak yang paling tahu benar apa saja pekerjaan tiap divisi berikut skill yang harus dikuasai. HRD juga dapat meminta bantuan dari manajer untuk memilih trainer atau pelatih yang akan melatih karyawan. 

 

Baca Juga: Pengertian Pre Employment Training dan Manfaatnya bagi Perusahaan

 

3. Implementasi 

Langkah selanjutnya adalah implementasi. Selama implementasi, karyawan akan mengikuti serangkaian program dan regulasi yang telah ditetapkan.

Selesai pelatihan, diharapkan karyawan menguasai kemampuan yang sudah dilatih. 

 

4. Monitoring 

Monitoring sangat penting untuk mengetahui perkembangan karyawan yang mengikuti pelatihan. Tanpa monitoring yang ketat, HRD akan sulit untuk melacak dan mengetahui perkembangan karyawan.

Dari monitoring juga HRD dapat mendeteksi karyawan mana saja yang kurang disiplin selama pelatihan. 

 

5. Evaluasi 

Tahapan yang paling akhir adalah evaluasi.

Tahapan evaluasi diperlukan untuk mencari tahu bagaimana implementasi berlangsung dan pengaruhnya terhadap karyawan. HRD dapat menilai apakah pelatihan berjalan sukses melalui tahapan evaluasi 

 

Baca Juga: Apa Itu Employee Training Tracking Software dan Rekomendasinya?

 

Optimalkan Pengelolaan Off the Job Training dengan Learning Management System LinovHR

 

Off-the-job training adalah elemen penting dalam mengembangkan keterampilan dan pengetahuan karyawan di luar lingkungan kerja sehari-hari. Namun, mengelola pelatihan semacam ini bisa menjadi tugas yang menantang bagi perusahaan.

Di sinilah Learning Management System dari LinovHR hadir sebagai solusi yang efektif untuk membantu perusahaan dalam mengorganisir dan memfasilitasi off-the-job training dengan lebih baik.

Software LMS LinovHR memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah mengunggah, menyimpan, dan mengelola silabus pelatihan off-the-job dalam satu tempat yang terpusat serta melakukan job safety analysis untuk mengetahui resiko bahaya pada suatu pekerjaan.

Dengan demikian, karyawan dan peserta pelatihan dapat mengakses materi tersebut secara cepat dan mudah dari mana saja, baik itu melalui komputer atau perangkat seluler.

Software LMS LinovHR memungkinkan perusahaan untuk melacak kemajuan setiap karyawan atau peserta pelatihan dengan mudah. Dengan data ini, manajemen dapat mengidentifikasi area-area di mana karyawan memerlukan pelatihan tambahan.

Dengan Learning Management System LinovHR, perusahaan memiliki alat yang kuat untuk mengoptimalkan pengelolaan off-the-job training.

 

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, muncul sebuah pertanyaan menarik. Apakah off job training cocok digunakan di semua perusahaan? Jawabannya adalah tidak.

Berbagai perusahaan memiliki operasional yang berbeda. Tentu saja perbedaaan tersebut akan berpengaruh terhadap metode pelatihan yang tepat.

Contohnya, pelatihan di luar pekerjaan tidak akan cocok di perusahaan manufaktur yang harus mengejar produksi demi memenuhi kebutuhan pasar. 

Untuk merancang off job training, HRD harus merumuskan semua materi, periode, regulasi dengan tepat dan rinci.