Nomor induk karyawan (NIK) merupakan identitas unik yang diberikan kepada setiap karyawan dalam suatu perusahaan.
Fungsinya bisa ebagai alat pelacak yang penting, NIK memungkinkan manajemen untuk mengelola informasi karyawan secara efisien, termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, dan pencatatan absensi.
NIK ini disusun dari kode-kode unik yang membedakan data karyawan satu dengan karyawan lainnya. Dari kode-kode inilah nantinya HR akan mengelola human resource.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai seperti apa fungsi dan format NIK, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Pengertian Nomor Induk Karyawan
Nomor Induk Karyawan (NIK) atau nomor karyawan adalah suatu kode atau identifikasi unik yang diberikan kepada setiap karyawan dalam suatu perusahaan.
Nomor karyawan ini berfungsi sebagai sarana identifikasi yang penting dalam dunia bisnis dan manajemen sumber daya manusia.
Pasalnya, nomor induk karyawan digunakan untuk memudahkan pengelolaan administrasi. Misalnya, yaitu dapat mengidentifikasi data pribadi seperti nama, jabatan, tanggal masuk, departemen tempat mereka bekerja, serta informasi administratif lainnya.
Oleh karena itu, adanya NIK membuat perusahaan mengelola data karyawan dengan mudah dan lebih efisien.
Dengan menggunakan nomor karyawan yang unik, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan tercatat dengan baik dalam semua aspek administratif.
Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Kegunaan dari ID Card
Fungsi Penomoran Karyawan
Nomor Induk Karyawan (NIK), memiliki peran yang sangat penting dalam pengelolaan sumber daya manusia. Berikut adalah fungsi-fungsi adanya nomor karyawan:
1. Digunakan Sebagai Identitas Karyawan
NIK digunakan sebagai tanda identifikasi karyawan suatu perusahaan. Nomor karyawan memberikan identifikasi yang berbeda untuk setiap karyawan.
Di dalam NIK sendiri, terdapat informasi spesifik mengenai karyawan yang membedakannya dengan karyawan lain. Tak hanya itu, hal itu juga bertujuan untuk meningkatkan keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja.
2. Mempermudah Pencarian Data Karyawan
Penggunaan Nomor Induk Karyawan (NIK) secara signifikan mempermudah proses pencarian data karyawan dalam berbagai aspek manajemen perusahaan.
Dengan nomor karyawan, perusahaan dapat dengan cepat dan akurat mengakses informasi terkait setiap karyawan. Misalnya, yaitu seperti riwayat kerja, detail kontak, evaluasi kinerja, dan data administratif lainnya.
Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan manusiawi dalam mengelola informasi karyawan.
3. Keperluan Administrasi HR
NIK adalah fondasi dalam pengelolaan administrasi perusahaan. Urutan kode-kode di dalam NIK ini dapat mempermudah HR dalam proses administrasi karyawan.
Dalam proses penggajian, nomor induk karyawan digunakan untuk memastikan keakuratan pembayaran dan pemotongan pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Selain itu, nomor karyawan juga menjadi dasar untuk mengatur hak dan kewajiban karyawan. Contohnya, seperti pengelolaan jaminan kesehatan, izin cuti, dan kegiatan sumber daya manusia lainnya.
Dengan ini, perusahaan dapat meningkatkan pengawasan terhadap karyawan supaya mereka dapat mematuhi regulasi yang berlaku.
Format NIK Karyawan yang Biasa digunakan
Nomor Induk Karyawan (NIK) merupakan identifikasi unik yang digunakan oleh perusahaan untuk melacak dan mengelola data karyawan. Format NIK karyawan biasanya disusun dengan mempertimbangkan beberapa komponen penting.
Meskipun panjang dan strukturnya dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, umumnya terdiri dari 8 hingga 12 digit.
Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai komponen-komponen yang biasanya terdapat dalam NIK karyawan:
1. Tahun & Bulan Bergabung (2 digit)
Dua digit pertama dalam NIK mewakili tahun dan bulan ketika karyawan tersebut bergabung dengan perusahaan. Misalnya, “20” dapat menunjukkan tahun 2020, dan “01” dapat mewakili bulan Januari.
2. Nomor Urut (1 hingga 3 digit)Â
Bagian ini menunjukkan nomor urut karyawan yang bergabung pada bulan dan tahun tertentu. Jumlah digit dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan.
3. Kode Cabang (2 digit)
Dua digit berikutnya menunjukkan kode cabang tempat karyawan bekerja. Kode ini mempermudah HR departemen dalam menentukan lokasi karyawan tersebut di rekrut.
4. Kode Jabatan (1 digit)
Satu digit berikutnya menandakan kode jabatan karyawan di dalam perusahaan. Setiap jabatan memiliki kode yang unik, memudahkan HR dalam mengidentifikasi peran dan tanggung jawab karyawan.
5. Kode Divisi/Department (1 digit)
Bagian ini menunjukkan divisi atau departemen di mana karyawan bekerja. Kode ini membantu dalam pengelompokan karyawan berdasarkan unit bisnis atau fungsi tertentu.
Contoh NIK:
Misalkan Anda memiliki NIK berikut: 2021010024001, maka NIK tersebut bisa dijelaskan seperti berikut:
- “2021” menunjukkan tahun bergabung (2021).
- “01” menandakan bulan bergabung (Januari).
- “00” adalah kode cabang (contoh: Surabaya).
- “2” adalah kode jabatan (contoh: Staff).
- “4” adalah kode divisi/department.
- “001” adalah nomor urut karyawan.
Format NIK yang disebutkan di atas memberikan petunjuk yang jelas mengenai waktu bergabung, lokasi, jabatan, dan unit kerja karyawan.Â
Namun, perlu diingat bahwa format NIK dapat bervariasi antar perusahaan, tergantung pada kebutuhan dan kebijakan masing-masing.
Atur Karyawan Semakin Praktis dengan Software HRIS LinovHR
Mengatur karyawan adalah salah satu aspek terpenting dalam menjalankan sebuah organisasi atau perusahaan.
Pengelolaan yang efisien terhadap karyawan tidak hanya memastikan produktivitas yang tinggi, tetapi juga berdampak langsung pada pertumbuhan perusahaan.
Dalam era modern ini, tugas mengatur karyawan semakin praktis berkat kemajuan teknologi, termasuk dengan adanya kehadiran Software HRIS LinovHR.
LinovHR adalah sebuah solusi HRIS yang komprehensif dan lengkap, dirancang untuk memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam mengatur karyawan di berbagai aspeknya.
Hal ini karena Software HRIS LinovHR memiliki modul yang lengkap sehingga memudahkan perusahaan dalam mengatur karyawan secara efektif.
Misalnya, Anda dapat mengelola data pribadi atau informasi karyawan secara efisien melalui Modul Personnel Administration. Dengan modul ini, HR dapat mengelola database karyawan dengan mudah, cepat, dan detail.
Kemudian, Anda bisa mengelola jadwal kerja karyawan dengan Modul Time-Management. Dengan ini, Anda dapat mengelola data absensi, izin, cuti, lembur secara akurat.
Tak kalah penting, Modul Payroll di LinovHR mempermudah perusahaan dalam mengelola penggajian karyawan. Anda dapat menghitung upah, tunjangan, potongan, dan manfaat lainnya dengan cepat dan akurat.
Semua modul di dalam Software HRIS LinovHR saling terintegrasi sehingga akan Anda memiliki sentralisasi data karyawan.
Menarik bukan? Segera ajukan demo gratis melalui laman resmi kami dan dapatkan kesempatan menggunakan Software HRIS LinovHR!
