Beberapa karyawan seringkali ditugaskan keluar kantor atau melakukan perjalanan bisnis oleh perusahaan dengan menggunakan kendaraan pribadi mereka.
Dalam hal ini, perusahaan biasanya dapat memberikan kompensasi seperti penggantian biaya perjalanan atau yang biasa disebut sebagai mileage reimbursement.
Lalu, seperti apa itu cara kerja reimbursement? kita akan membahas aspek penting dari penggantian biaya jarak tempuh dan mengetahui cara kerjanya!
Pengertian Mileage Reimbursement
Mileage reimbursement adalah penggantian biaya yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan atas penggunaan kendaraan pribadi mereka untuk kepentingan bisnis.
Reimbursement ini dapat mencakup berbagai aktivitas yang berhubungan dengan kepentingan bisnis, seperti:
- Perjalanan ke bank untuk transaksi bisnis
- Pertemuan dengan client
- Pengambilan perlengkapan kantor, dan
- Tugas bisnis terkait lainnya.
Untuk menentukan besaran pembayaran, perusahaan menggunakan rumus per mil (cents-per-mile).
Namun, tingkat reimbursement, biaya yang dicakup, dan syarat pembayaran tetap bergantung pada kebijakan pengusaha dan perjanjian yang mereka buat dengan karyawan.
Beberapa perusahaan lebih suka menetapkan tarif tetap setiap bulannya untuk penggantian biaya ketika karyawan secara teratur menggunakan kendaraan mereka sendiri untuk keperluan perusahaan.
Namun, pendekatan ini bisa saja memberatkan karyawan ketika jarak yang ditempuh lebih jauh.
Aspek yang Termasuk dalam Mileage Reimbursement
Penggantian biaya jarak tempuh, atau mileage reimbursement, mencakup berbagai aspek yang terkait dengan penggunaan kendaraan pribadi untuk kepentingan bisnis.
Tarif jarak tempuh ini diperhitungkan berdasarkan biaya tetap dan variabel dalam operasional kendaraan.
Dalam kaitannya dengan karyawan, tarif penggantian mileage mencakup beberapa aspek, yaitu:
- Bensin
- Oil
- Asuransi
- Biaya Pendaftaran
- Depresiasi
- Perawatan Standar
Dengan memperhitungkan semua aspek ini, perusahaan dapat memberikan penggantian secara adil kepada karyawan yang menggunakan kendaraan pribadi mereka untuk keperluan bisnis.
Baca juga: Mengenal Regulasi Upah Karyawan UMKM dan Cara Menghitungnya
Cara Kerja Mileage Reimbursement
Jika Anda tertarik untuk menerapkan penggantian mileage, Anda perlu memahami cara kerjanya. Pertama, karyawan harus melacak mileage bisnis mereka. Di sini karyawan bisa mencatat jarak tempuh sepanjang perjalanan bisnis baik secara manual dengan kertas atau digital.
Umumnya, perusahaan akan memberikan form reimbursement mileage kepada karyawan. Dengan begitu, karyawan dapat mengisi formulir tersebut setiap kali mereka menyelesaikan tugas yang berhubungan dengan bisnis.
Formulir mileage reimburse biasanya mencakup rincian perjalanan. Mulai dari tanggal, tujuan bisnis, tujuan asal, jarak tempuh, dan total jarak tempuh. Dalam penyerahannya, tergantung dengan kebijakan perusahaan masing-masing.
Misalnya, beberapa perusahaan mungkin mengharuskan karyawan untuk menyerahkan formulir tersebut secara bulanan atau tahunan. Beberapa perusahaan dapat memberikan bentuk opsi penyerahan lainnya kepada karyawan untuk melacak jarak tempuh.
Misalnya, dengan menggunakan formulir digital melalui aplikasi atau spreadsheet online. Penggunaan formulir digital ini membantu mencegah kehilangan informasi dan memudahkan pelacakan.Â
Terakhir, tak lupa juga untuk selalu konsisten dalam menetapkan kerangka waktunya. Misalnya, tentukan waktu penyerahan informasi mengenai mileage reimburse mereka dengan jelas.
Selanjutnya, tambahkan secara detail seperti tenggat waktu, persyaratan, kualifikasi, dan pengecualian dalam kebijakan penggantian biaya jarak tempuh.
Manfaat Mileage Reimbursement
Mileage reimbursement memberikan manfaat baik bagi pemberi kerja maupun karyawan. Simak penjelasan di bawah ini untuk mengetahui manfaat bagi masing-masing pihak.
Manfaat Bagi Pemberi Kerja
Berikut adalah manfaat bagi pemberi kerja:
- Meningkatkan kepuasan kerja.
- Dapat menerima pengurangan mileage bisnis untuk setiap reimburse yang diberikan kepada karyawan.
- Karyawan lebih bersedia menyelesaikan tugas-tugas yang terkait dengan urusan bisnis.
Manfaat Bagi Karyawan
Selain memberikan manfaat bagi perusahaan, karyawan sebagai penerima pun juga merasakan manfaatnya. Ada pun manfaat yang dirasakan karyawan antara lain:
- Kompensasi atas jarak yang ditempuh dan pemanfaatan kendaraan pribadi untuk kebutuhan bisnis.
- Tidak perlu merasa cemas mengenai biaya perjalanan jarak jauh
Mengatur Mileage Reimbursement dengan Payroll Services LinovHR
Memberikan reimburse kepada karyawan atas pengeluaran yang melibatkan penggunaan hal-hal pribadi mereka sangat berpengaruh kepada kepuasan karyawan itu sendiri.
Seperti yang diketahui, penting bagi sebuah perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang adil bagi karyawannya.
Umumnya, penggantian biaya ini akan dihitung bersama dengan penggajian karyawan. Dengan begini, tentu ada kerumitan tersendiri dalam menyusun komponen serta menghitung tiap gaji karyawan yang sangat bervariasi.
Mengandalkan Payroll Services dari LinovHR menjadi solusi yang efektif untuk membantu Anda menghitung dan mengelola gaji serta reimburse karyawan.
Payroll Services LinovHR sudah terpercaya dalam mengelola dan menghitung gaji karyawan. Proses perhitungan akan dilakukan dengan menggunakan Software Payroll LinovHR sehingga hasil perhitungan cepat dan tepat.
Selain itu, Anda juga akan mendapatkan slip gaji digital yang siap dikirimkan kepada seluruh karyawan.
Dengan mengandalkan Payroll Services LinovHR, tidak lagi perlu pusing urus gaji dan reimbursement karyawan.
