Tidak bisa dipungkiri lagi, penggunaan aplikasi absen online sangat memudahkan proses absen yang dilakukan karyawan. Bagaimana tidak, dengan aplikasi ini karyawan bisa melakukan absen lebih praktis dan fleksibel.
Namun, walaupun telah menawarkan berbagai kemudahan, sering kali ada beberapa kesalahan yang bisa terjadi terutama dari sisi user.
Misalnya, karyawan kadang-kadang melakukan absen setelah batas waktu yang telah ditentukan, yang dapat mengakibatkan catatan absen yang tidak akurat.
Tentu jika masalah ini tidak diatasi bisa menyebabkan masalah dalam proses rekapitulasi kehadiran serta merembet ke persoalan lain, seperti penggajian.
Attendance Correction adalah salah satu fitur yang ditawarkan Aplikasi Absen LinovHR yang memungkinkan karyawan melakukan perubahan atau koreksi data clock in atau clock out mereka. Dengan fitur ini, keakuratan data absen pun bisa terjaga.
Fitur ini sendiri bisa ditemukan dalam aplikasi ESS LinovHR dalam menu Attendance. Mari mengenal fitur ini lebih jauh!
Apa Fungsi Fitur Attendance Correction
Fitur ini sangat berguna untuk melakukan perbaikan data absensi karyawan. Baik itu clock in atau pun clock out. Dengan fitur ini, kesalahan data absen bisa dikoreksi dengan sistem tanpa perlu cara manual.
Sebagai contoh kasus untuk memberikan pemahaman lebih mendalam kepada Anda, misalnya ada karyawan yang sudah berada di lokasi kerja pada pukul 7.55.
Namun, saat karyawan tersebut ingin melakukan absen, ia mengalami kendala baik karena jaringan atau juga handphone yang tiba-tiba error. Sehingga tidak bisa melakukan absen dengan segera dan baru bisa melakukannya pada pukul 8.05.
Padahal, perusahaan memiliki aturan bahwa karyawan yang absen lebih dari pukul 8.00 akan dianggap terlambat.
Kendala yang dialami karyawan tersebut tentu sangat merugikan mereka. Nah, di sinilah mereka bisa menggunakan fitur Attendance Correction untuk mengoreksi kehadiran mereka dan memberikan penjelasan terhadap kendala absen yang mereka hadapi.
Selain itu, fitur ini juga bisa digunakan saat karyawan lupa melakukan clock out. Sehingga dianggap no clock out dan dianggap tidak full kerja. Dengan adanya fitur ini maka karyawan bisa menambahkan jam clock out mereka.
Seberapa Penting Fitur Ini untuk Manajemen Jadwal Kerja?
Hadirnya fitur ini tentu sangat penting baik bagi karyawan maupun HR itu sendiri.
- Bagi karyawan, hadirnya fitur ini di aplikasi absen membuat mereka lebih perhatian terhadap data absen mereka masing-masing.
Bila mereka merasa ada kesalahan dalam proses sistem merekam data kehadiran mereka, karyawan bisa mengajukan secara langsung koreksi dari data tersebut sesuai dengan realita jadwal kerja yang ada.
- Dari sisi HR, fitur Attendance Correction ini membantu mengurangi pekerjaan mereka dalam melakukan perbaikan data yang memakan waktu.
Fitur Attendance Correction akan mengotomatisasi proses koreksi kehadiran karyawan setelah mereka mengajukan koreksi dan atasan atau HR manager menyetujui pengajuan tersebut.
Siapa Saja yang Bisa Mengakses dan Melakukan Attendance Correction?
Fitur ini bisa diakses dan digunakan oleh karyawan melalui mobile ESS yang terinstall di smartphone mereka.
Dari sisi HR atau Admin, mereka dapat memantau proses koreksi data yang diajukan oleh karyawan melalui web admin. Nantinya, saat HR melihat ada pengajuan koreksi yang belum di-approve maka HR bisa melakukan bypass-approval agar data koreksi ter-update.
Bagaimana Menggunakan Fitur Attendance Correction di Aplikasi ESS LinovHR?
Attendance correction baru bisa digunakan oleh karyawan setelah H+1 (sudah berganti hari/sudah melebihi jadwal kerja karyawan). Berikut ini langkah-langkah request attendance correction pada aplikasi ESS LinovHR.
Cara Menggunakan Fitur Attendance Correction untuk Karyawan
- Karyawan mengakses mobile ESS dan pergi ke bagian Attendance.
- Klik button Correction, lalu, pilih salah satu detail data tanggal yang ingin dikoreksi. Di sini karyawan bisa mengoreksi data clock out/clock in, atau juga mengoreksi keduanya.
- Input data koreksi, lengkapi juga lampiran yang diperlukan (apabila ada bukti pendukung), tambahkan deskripsi keterangan melakukan koreksi. Jika semua data telah lengkap, klik Submit.
Cara Melakukan Approval Attendance Correction dari Sisi Admin
Setelah proses submit dilakukan, maka pengajuan akan otomatis masuk ke Approver untuk disetujui pihak berwenang (atasan/HR manager).
- Pengajuan juga akan masuk ke dalam attendance correction list yang ada di web admin yang merupakan control admin untuk melihat seluruh data pengajuan time correction yang diajukan karyawan.
- Bila data pengajuan koreksi dinyatakan valid, maka approver atau pihak berwenang bisa melakukan approval dengan klik Approved. Setelah itu data absen karyawan pun akan otomatis berubah sesuai data yang dikoreksi tersebut.
- Approver/pihak berwenang juga bisa menolak pengajuan koreksi dengan klik Rejected. Saat pengajuan ditolak maka data absen karyawan tidak akan berubah.
- Namun, proses approval juga bisa dilakukan di bypass admin apabila approver/ pihak berwenang berhalangan.
Fitur Attendance Correction menjadi salah satu fitur unggul yang dapat membantu HR dan karyawan tetap menjaga akurasi data absen. Dengan memiliki fitur ini, Aplikasi Absensi LinovHR mendukung dan memberikan solusi kepada Anda untuk menjaga transparansi dan fleksibilitas pengelolaan karyawan.
Nah, sekarang Anda sudah mengenal salah satu fitur canggih yang ditawarkan oleh Aplikasi ESS LinovHR. Saatnya giliran Anda merasakan kemudahan dan solusi yang diberikan.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
