Rapat atau meeting merupakan kegiatan penting dalam pekerjaan. Melalui rapat, karyawan akan berkumpul untuk mendiskusikan solusi atas permasalahan kerja, menemukan ide baru, dan mengumumkan hal penting.
Supaya rapat berjalan dengan efektif, maka pengaturan jadwal meeting perlu dilakukan. Oleh karena itu, berikut ulasan LinovHR mengenai tips mengatur jadwal rapat agar pekerjaan karyawan lebih produktif.
Baca juga: Daily Meeting: Strategi untuk Meningkatkan Kolaborasi Tim
Kenapa Jadwal Meeting Harus Diatur?
Jadwal meeting harus diatur untuk memudahkan koordinasi antarkaryawan. Jika karyawan mengetahui jadwal rapat rutin, mereka bisa menyiapkan diri untuk mengikuti rapat tersebut.
Persiapan ini akan sangat berguna untuk mempersingkat waktu rapat dan memberi pemahaman awal tentang topik yang akan dibahas dalam rapat.
Selain itu, pengaturan jadwal meeting juga akan membuat semua karyawan mengetahui jadwal rapatnya. Karyawan pun akan menyisipkan rapat dalam rencana kesehariannya. Dengan demikian, karyawan tidak akan lupa atau tidak mengetahui adanya rapat.
Baca Juga: Cara Membuat Surat Undangan Rapat yang Benar
Tips Mengatur Jadwal Meeting
Supaya memberi hasil yang lebih efektif, jadwal meeting perlu diatur dengan sedemikian rupa. Oleh karena itulah, berikut ini adalah 7 tips yang bisa dilakukan atasan dalam mengatur jadwal rapat bersama karyawan.
1. Mengetahui Waktu Rapat yang Tepat
Waktu rapat memegang peranan penting dalam keberhasilan dan keefektifan rapat. Apabila rapat dilakukan di waktu yang tidak tepat, karyawan tidak akan fokus dan berkonsentrasi. Informasi pun tidak akan tersampaikan dengan baik.
Kapan waktu terbaik untuk mengadakan rapat? Menurut Lynn Taylor dari CNBC, hari Senin pagi merupakan hari terburuk untuk rapat.
Alasannya karena pada waktu tersebut, karyawan sangat produktif. Rapat yang diadakan pada waktu tersebut hanya akan mengganggu konsentrasi karyawan untuk bekerja dengan produktif.
Oleh sebab itu, atasan bisa memilih waktu lain dalam menjadwalkan rapat. Berdasarkan sumber yang sama, waktu rapat terbaik adalah hari Selasa pukul 2.30 siang.
Waktu tersebut dinilai optimal karena tidak terlalu pagi dan tidak berada di akhir minggu. Akhir minggu bukan waktu rapat yang baik karena karyawan akan lebih berkonsentrasi untuk menyiapkan liburan di akhir pekan.
Adapun jika hari Selasa tidak memungkinkan, maka hari Rabu atau Kamis di jam yang sama bisa menjadi pilihan. Hari-hari tersebut sama optimalnya seperti hari Selasa untuk mengadakan rapat.
2. Durasi Rapat Tidak Terlalu Lama
Lebih baik jika rapat tidak dilakukan terlalu lama. Hal ini disebabkan karena karyawan yang menjalani rapat terlalu lama tidak akan berkonsentrasi. Informasi yang disampaikan dalam rapat tersebut pun menjadi sia-sia.
Durasi rapat yang tepat adalah 45 menit. Di bawah 45 menit, rapat tidak bisa berjalan efektif karena terlalu sedikit informasi yang bisa disampaikan. Apalagi jika rapat diawali dengan perbincangan kecil yang tidak terkait dengan pekerjaan.
Sementara itu, rapat yang dilakukan lebih dari 45 menit akan membuat karyawan bosan dan tidak berkonsentrasi. Hasil yang efektif sulit diperoleh dari rapat dengan durasi tersebut.
3. Mengelompokkan Rapat
Melakukan pekerjaan di tengah-tengah rapat akan mengacaukan fokus dan konsentrasi. Hal ini akan mengakibatkan karyawan tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya.
Langkah yang bisa diambil untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan mengelompokkan jadwal meeting secara berurutan.
Dengan demikian, karyawan akan punya waktu kosong untuk mengerjakan tugasnya tanpa terganggu setelah semua rapat selesai.
4. Menyesuaikan Rapat dengan Alur Kerja
Rapat juga perlu disesuaikan dengan alur kerja karyawan. Misalnya, karyawan biasanya beristirahat singkat dengan menikmati kopi di sore hari. Daripada karyawan melakukannya sendiri, ia bisa mengajak rekan kerjanya yang lain.Â
Waktu istirahat singkat itu pun bisa dipakai untuk membahas hal-hal kecil terkait pekerjaan yang tidak membutuhkan konsentrasi tinggi. Misalnya pengumuman tentang perubahan pembagian kerja.
5. Menetapkan Deadline Durasi
Karyawan akan lebih fokus dalam mengikuti rapat apabila rapat tersebut memiliki deadline durasi. Dengan menetapkan hal ini, karyawan bisa tahu kapan rapat dimulai dan berakhir.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, durasi rapat paling optimal adalah 45 menit. Maka, atasan yang mengadakan rapat bisa memberi tahu sejak awal kepada karyawan bahwa rapat hanya akan berlangsung dalam deadline durasi tersebut.
6. Rapat Secara Online
Banyak orang lebih menyukai rapat secara offline karena dinilai lebih nyaman untuk membicarakan hal penting secara tatap muka.
Akan tetapi, rapat secara daring atau online bisa menjadi pilihan apabila rapat harus dilakukan secara mendadak. Jika melakukannya secara online, karyawan tidak perlu menghabiskan waktu lama di perjalanan.
Bukan hanya bisa menghemat waktu di perjalanan, rapat secara online juga secara keseluruhan bisa mengurangi durasi rapat. Ini karena karyawan cenderung menghindari pembicaraan kecil di luar pekerjaan ketika rapat online.
7. Mempertimbangkan Lokasi Rapat
Jika rapat harus dilakukan secara luring, maka pertimbangkanlah lokasi rapat dengan baik. Pilih lokasi rapat yang tidak terlalu jauh dari karyawan dan memiliki akses transportasi atau jalan yang mudah.
Baca Juga: Kapan Perlu Diterapkannya No Meeting Day?
Atur Jadwal Kerja Karyawan dengan Software Absensi LinovHR
Jadwal meeting merupakan bagian dari jadwal kerja. Oleh karena itu, ketika merencanakan meeting hal ini harus masuk dalam agenda kerja agar tidak ada karyawan yang terlewat mengikuti meeting tersebut. Terutama karyawan-karyawan penting.
Maka dari itu, sangat penting untuk perusahaan mengelola jadwal meeting dengan cermat dan dapat diketahui seluruh karyawan yang berkaitan.
Salah satu cara termudah dalam mengelola jadwal meeting dan jadwal kerja sekaligus adalah dengan memanfaatkan Software Absensi LinovHR.
Anda dapat mengatur agenda meeting dengan memanfaatkan fitur Calender yang ada di software absen LinovHR. Fitur ini memungkinkan karyawan melihat ada agenda meeting apa saja yang harus dihadiri.Â
Selain itu, software absensi LinovHR juga memiliki segala fitur yang dibutuhkan untuk mengatur jadwal kerja, salah satunya adalah Time Group.
Fitur ini bisa membuat jadwal kerja karyawan dan melihat status kehadiran mereka. Fitur ini pun juga bisa mengatur jam kerja fleksibel, waktu cuti, dan toleransi keterlambatan karyawan.
Software Absensi LinovHR digunakan oleh HR untuk mengelola jadwal kerja karyawan. Untuk mengomunikasikan jadwal tersebut kepada seluruh karyawan, maka aplikasi absensi ESS dari LinovHR bisa digunakan.
Aplikasi yang dipasang pada smartphone karyawan ini bisa memberi tahu jadwal kerja mereka.
Gunakan software LinovHR segera. Jadwalkan demo sekarang agar Anda bisa mengenal lebih jauh tentang fitur-fiturnya!
