Apakah Anda mencari cara mudah membuat laporan gaji karyawan? Jika Anda belum menggunakan software payroll online yang ada, mungkin Anda bisa menggunakan format Microsoft Excel yang umum digunakan banyak perusahaan kecil.
Pembuatannya cukup mudah untuk jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak. Di bawah ini, terdapat penjelasan mengenai cara membuat laporan gaji karyawan. Yuk disimak!
Apa Itu Laporan Gaji Karyawan?
Laporan gaji karyawan adalah dokumen yang berisi informasi terperinci tentang kompensasi yang diterima oleh karyawan dalam suatu periode pembayaran tertentu.
Laporan ini mencakup berbagai unsur, seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, potongan, pajak penghasilan, dan jumlah total yang diterima oleh karyawan setelah mempertimbangkan semua faktor ini.
Laporan ini dapat berbentuk tabel, daftar, atau dokumen yang terstruktur lainnya, dan biasanya disiapkan oleh departemen sumber daya manusia atau keuangan perusahaan.
Tujuan utama dari laporan ini adalah memberikan gambaran komprehensif tentang bagaimana kompensasi karyawan dihitung dan diberikan.
Fungsi Laporan Gaji Karyawan
Laporan gaji karyawan memiliki beberapa fungsi penting dalam konteks pengelolaan sumber daya manusia dan manajemen keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari laporan gaji karyawan:
1. Transparansi dan Informasi Karyawan
Laporan gaji memberikan transparansi kepada karyawan tentang bagaimana gaji mereka dihitung, termasuk komponen pendapatan, potongan, dan pajak yang diterapkan.
Ini membantu karyawan memahami bagaimana penghasilan mereka dibentuk.
2. Bentuk Kepatuhan dan Pengaturan Pajak
Laporan gaji diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi aturan dan regulasi terkait pajak penghasilan. Data dalam laporan ini sering digunakan dalam perhitungan dan pelaporan pajak.
3. Wujud Akuntabilitas Perusahaan
Fungsi selanjutnya adalah mencerminkan komitmen perusahaan terhadap karyawan dalam hal pembayaran yang adil dan sesuai. Ini membantu perusahaan menjaga citra baik dan menjalankan praktik bisnis yang etis.
4. Mempermudah Manajemen Sumber Daya Manusia
Laporan ini membantu departemen sumber daya manusia dalam mengelola dan memantau kompensasi karyawan. Ini membantu dalam pengambilan keputusan terkait kenaikan gaji, penilaian kinerja, dan pengembangan karir.
5. Mendukung Evaluasi Kinerja
Laporan ini dapat membantu dalam menilai kinerja karyawan. Kinerja yang baik seringkali dihargai dengan bonus atau kenaikan gaji, dan ini tercermin dalam laporan gaji.
Baca juga: Serba-Serbi Kenaikan Gaji Karyawan yang Harus Dipahami HR
Komponen Laporan Gaji Karyawan yang Baik
Berikut ini beberapa informasi yang bisa Anda cantumkan dalam laporan gaji karyawan Anda:
1. Informasi Umum
Masukkan informasi umum perusahaan Anda seperti nama, alamat, lokasi, dan nomor telepon. Isikan juga jabatan serta departemen karyawan bersangkutan.
2. Periode Gaji
Informasi penting ini wajib diisi dan berubah mengikuti bulan berjalan. Tanggal gajian yang ditetapkan perusahaan harus disebutkan dalam slip tersebut sehingga tidak menimbulkan kerancuan di kemudian hari apabila hendak dicocokkan dengan bukti transfer atau pembayaran.
3. Data Pribadi Karyawan
Gunakan sistem 2 langkah untuk memastikan karyawan yang tepat menerima jumlah pembayaran yang tepat. Nama lengkap, departemen, jabatan, nomor pegawai, nomor KTP, atau tanggal lahir.
Kombinasi dari beberapa data ini bisa membedakan karyawan yang memiliki nama depan atau belakang sama dan menghindari kekeliruan pembayaran.
4. Informasi Pajak
Informasi pajak menunjukkan data pembayaran pajak karyawan bersangkutan dari gaji dan tunjangan yang didapat. Ini juga membuat transparansi serta ketertiban dalam pemenuhan tanggung jawab terhadap pemerintah.
5. Nominal Gaji Karyawan
Gaji yang diberikan kepada karyawan bisa berupa beberapa macam, namun yang paling umum adalah:
-
Gaji pokok: penghasilan rutin yang diterima karyawan melalui jam kerja standar selama periode pembayaran tertentu.
-
Tunjangan: penghasilan tambahan yang didapatkan berdasarkan insentif atau kriteria tertentu, misalnya tunjangan makan, tunjangan jabatan, tunjangan transport, dan lainnya.
-
Bonus: sesuai dengan sistem yang diberlakukan perusahaan dan diberikan keterangan untuk periodenya.
6. Potongan Gaji
Sertakan pemotongan gaji (jika ada) yang dikenakan kepada karyawan. Komponen umum yang biasanya dipotong adalah pajak dan asuransi BPJS.
Jika ada perusahaan yang menanggung komponen ini maka bisa ditulis juga sebagai tunjangan dan tetap terlihat dalam potongan untuk kepentingan administrasi yang baik.
Baca Juga: Mengenal Modul Payroll LinovHR: Cara Praktis Menggaji Karyawan
7. Total Gaji
Setelah semuanya dilengkapi, bagian terpenting bagi karyawan pada umumnya adalah jumlah Netto yang mereka dapatkan. Buatlah suatu skema pendapatan dikurangi pemotongan yang jelas sehingga mudah dibaca dan dimengerti.
Karyawan menjadi paham akan hak dan kewajiban mereka terhadap perusahaan maupun negara secara keuangan. Marilah kita menjadikan Indonesia bangsa yang benar-benar makmur.
8. Tambahan
Di bawah ini adalah contoh yang dibuat berdasasrkan template yang sudah disediakan.
Contoh Laporan Gaji Karyawan
Berikut ini adalah contoh sederhana laporan gaji karyawan dalam bentuk tabel:
Perusahaan XYZ
Alamat: Jalan Contoh No. 123, Kota Imaginasi
Telepon: (012) 345-6789
Email: info@perusahaanxyz.com
Tanggal: 23 Agustus 2022
Laporan Gaji Karyawan untuk Bulan Juli 2022
No Nama Karyawan Jabatan Gaji Pokok Tunjangan Potongan Total Gaji 1 John Doe Manajer Proyek $3,000 $500 $200 $3,300 2 Jane Smith Analis Keuangan $2,500 $400 $150 $2,750 3 Mark Johnson Programmer $2,000 $300 $100 $2,200 4 Lisa Williams Asisten Admin $1,800 $250 $75 $1,975 5 Eric Brown Teknisi $1,600 $200 $50 $1,750 Keterangan:
- Gaji Pokok adalah jumlah gaji yang diterima karyawan sebelum ditambahkan dengan tunjangan dan sebelum dikurangkan potongan.
- Tunjangan adalah jumlah tambahan yang diberikan kepada karyawan, seperti tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, dan sebagainya.
- Potongan adalah jumlah uang yang dikurangkan dari gaji karyawan, seperti potongan pajak penghasilan, potongan asuransi kesehatan, dan lain-lain.
- Total Gaji adalah jumlah gaji bersih yang diterima karyawan setelah ditambahkan tunjangan dan dikurangkan potongan.
Ringkasan:
Pada bulan Juli 2023, perusahaan XYZ telah membayar gaji kepada lima karyawan dengan rincian seperti yang tertera di atas. Total pengeluaran gaji untuk bulan ini adalah $11,975.
Catatan Tambahan:
- Gaji yang tertera di atas adalah sebelum dikurangi pajak penghasilan. Pajak akan dikurangkan sebelum gaji dibayarkan kepada karyawan.
- Tunjangan dan potongan dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan dan perjanjian individual dengan karyawan.
- Laporan ini hanya mencakup gaji pokok, tunjangan, dan potongan utama. Ada kemungkinan terdapat elemen-elemen lain seperti bonus atau insentif yang tidak tercantum dalam laporan ini.
Disusun oleh
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Tanggal Penyusunan]
Laporan ini disusun sebagai contoh ilustratif. Anda perlu menyesuaikan informasi dan format sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi yang berlaku.
Cara Membuat Laporan Gaji Karyawan
Membuat laporan gaji karyawan memerlukan pemahaman tentang data gaji, format laporan, dan perangkat lunak pengolah kata atau spreadsheet seperti Microsoft Word atau Excel.
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam membuat laporan gaji karyawan:
1. Pahami Data Gaji
Pastikan Anda memiliki akses ke data gaji karyawan, termasuk informasi seperti nama karyawan, posisi, tanggal pembayaran, gaji pokok, tunjangan, potongan, dan jumlah total gaji yang diterima.
2. Pilih Format Laporan
Anda dapat memilih antara format laporan dalam bentuk tabel atau daftar, tergantung pada preferensi perusahaan atau kebutuhan Anda.
3. Buat Bagian Header
Di bagian atas laporan, masukkan informasi identifikasi seperti nama perusahaan, alamat, logo perusahaan, dan judul laporan (misalnya, “Laporan Gaji Bulan [Bulan/Tahun]”).
4. Buat Tabel atau Daftar
Jika Anda memilih format tabel, buatlah kolom-kolom yang sesuai dengan data gaji yang akan disajikan. Kolom umum meliputi Nama Karyawan, ID Karyawan, Jabatan, Gaji Pokok, Tunjangan, Potongan, dan Total Gaji.
5. Isi Data Gaji
Masukkan informasi gaji karyawan ke dalam tabel atau daftar yang telah Anda buat. Pastikan semua data akurat dan lengkap.
6. Hitung Total Gaji
Gunakan rumus atau fungsi perhitungan pada spreadsheet (misalnya, Excel) untuk menghitung jumlah total gaji. Ini melibatkan menambahkan gaji pokok, tunjangan, dan mengurangkan potongan.
7. Tambahkan Bagian Total
Di bagian bawah tabel, tambahkan baris yang menunjukkan jumlah total gaji yang diberikan kepada semua karyawan pada bulan tersebut.
8. Sertakan Informasi Tambahan
Jika diperlukan, tambahkan bagian informasi tambahan seperti penjelasan tentang tunjangan atau potongan tertentu, kebijakan perusahaan terkait gaji, atau panduan pembayaran.
9. Cek Kesalahan
Periksa ulang laporan untuk memastikan semua data telah dimasukkan dengan benar dan rumus perhitungan telah dijalankan dengan tepat.
10. Cetak atau Bagikan
Setelah laporan selesai, Anda dapat mencetaknya sebagai dokumen fisik atau menyimpannya dalam format digital seperti PDF. Jika diperlukan, bagikan laporan kepada pihak yang berkepentingan.
11. Arsipkan Laporan
Pastikan untuk menyimpan salinan laporan ini sebagai bagian dari catatan perusahaan atau departemen. Ini akan berguna untuk audit dan rujukan di masa mendatang.
Buat Laporan Gaji Karyawan Praktis dengan Software Payroll LinovHR
Membuat laporan payroll harus dilakukan dengan hati-hati dan sedetail mungkin agar tidak menimbulkan masalah terkait manajemen keuangan karyawan.
Software Payroll LinovHR dapat menjadi solusi tepat untuk menjadi sistem yang bisa membuat laporan payroll lebih mudah. Didalam software payroll LinovHR terdapat Fitur E-Report
Dengan fitur ini anda hanya perlu memasukan komponen apa saja yang diperlukan kedalam laporan payroll selanjutnya laporan payroll dapat dibuat secara otomatis dengan fitur ini.
Jika Anda memiliki banyak karyawan, ada baiknya Anda menggunakan Software Payroll Indonesia yang banyak tersedia saat ini. Ini juga akan menghemat waktu karena semuanya dikerjakan secara otomatis.
