Masalah payroll menjadi hal yang cukup ditakutkan oleh pihak SDM. Ya, bukan tak mungkin kesalahan bisa terjadi apalagi jika perhitungannya masih dilakukan secara manual.
Tidak hanya kesalahan dalam perhitungan yang melibatkan benefit ataupun pajak, ada juga berbagai masalah payroll lainnya yang wajib untuk diperhatikan.
Berikut kami sajikan secara lengkap apa saja yang menjadi masalah payroll dilengkapi dengan langkah pengelolaan yang tepat.
Permasalahan dalam Payroll
Banyaknya aspek yang diperhitungkan dan dikelola departemen HR mengenai payroll tentunya tidak akan lepas dari kesalahan.
Jangan sampai luput dari perhatian, berikut ini beberapa permasalahan umum yang sering terjadi ketika perhitungan payroll.
1. Tidak Sesuainya Informasi Karyawan
Masalah pertama yang sering dihadapi perusahaan adalah tidak sesuainya informasi karyawan. Kesalahan dalam data karyawan seperti nama, alamat, status pajak, atau nomor rekening bank dapat menghambat proses penggajian.
Informasi yang tidak akurat ini seringkali disebabkan oleh kurangnya update data atau kelalaian dalam pencatatan.
Akibatnya, karyawan mungkin tidak menerima gaji mereka tepat waktu atau mengalami kesalahan dalam jumlah pembayaran yang diterima.
2. Keterlambatan dan Tidak Akuratnya Pembayaran
Keterlambatan dalam pembayaran gaji atau pembayaran yang tidak akurat adalah masalah serius yang dapat berdampak negatif pada karyawan dan perusahaan. Penyebabnya bisa beragam, mulai dari human error, masalah teknis pada sistem payroll seperti;
- Gaji pokok, tunjangan, lembur;
- Potongan pajak, BPJS;
- Serta, bonus dan insentif.
Hingga kendala lainnya, yaitu perihal proses persetujuan. Karyawan yang menerima gaji terlambat atau tidak sesuai akan merasa tidak dihargai dan kehilangan motivasi kerja, yang pada akhirnya dapat menurunkan produktivitas.
3. Permasalahan Regulasi
Permasalahan regulasi adalah tantangan besar lainnya dalam pengelolaan payroll. Setiap negara atau wilayah memiliki peraturan yang berbeda mengenai penggajian, pajak, dan tunjangan.
Ketidakpatuhan terhadap regulasi ini dapat mengakibatkan denda dan sanksi hukum yang harus diterima oleh perusahaan.
Selain itu, regulasi yang sering berubah membuat perusahaan harus selalu memperbarui sistem dan kebijakan mereka agar tetap sesuai dengan hukum yang berlaku.
Pengelolaan Payroll yang Benar
Langkah penyelesaian yang paling tepat mengenai permasalahan payroll tersebut adalah dengan menerapkan prinsip pengelolaan akurat, tepat waktu, transparan, dan sesuai dengan regulasi.
Memaksimalkan prinsip tersebut tentunya dapat memastikan tahap-tahap payroll berjalan dengan lancar.
Berikut ini merupakan tata cara atau langkah-langkah pengelolaan gaji yang benar, berdasarkan beberapa referensi yang telah kami kumpulkan.
1. Pengumpulan Data Karyawan
Langkah pertama dalam pengelolaan payroll yang baik dan benar adalah mengumpulkan data karyawan secara lengkap dan akurat.
Data yang diperlukan mencakup informasi pribadi karyawan, status pajak, rekening bank, riwayat gaji, dan informasi terkait lainnya.
Pengumpulan data ini harus dilakukan secara teratur dan diperbarui sesuai kebutuhan untuk memastikan keakuratan informasi yang digunakan dalam proses penggajian.
2. Penjadwalan dan Perhitungan Penggajian
Setelah data karyawan terkumpul, langkah berikutnya adalah menetapkan jadwal penggajian dan melakukan perhitungan gaji.
Penjadwalan yang konsisten dan perhitungan yang akurat sangat penting untuk menghindari keterlambatan dan kesalahan dalam pembayaran gaji.
Perhitungan gaji harus mempertimbangkan jam kerja, lembur, potongan, dan tunjangan yang berlaku.
3. Pengelolaan Pajak
Pengelolaan pajak adalah langkah krusial dalam proses payroll. Perusahaan harus memastikan bahwa pajak karyawan dipotong dan dibayarkan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Kesalahan dalam pengelolaan pajak dapat menyebabkan denda dan masalah hukum bagi perusahaan, apalagi bila dilakukan dalam jumlah besar.
4. Pemotongan Tunjangan
Selain pajak, perusahaan juga perlu mengelola pemotongan tunjangan karyawan, seperti tunjangan kesehatan, pensiun, dan asuransi lainnya.
Pemotongan ini harus dilakukan dengan tepat agar karyawan menerima hak mereka dan perusahaan tetap patuh terhadap peraturan yang berlaku.
5. Pembayaran Gaji
Langkah berikutnya adalah melakukan pembayaran gaji kepada karyawan. Pembayaran harus dilakukan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Perusahaan dapat menggunakan berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank atau cek, sesuai dengan preferensi karyawan dan kebijakan perusahaan.
6. Arsip dan Pelaporan
Langkah terakhir dalam pengelolaan payroll adalah melakukan arsip dan pelaporan. Semua data penggajian harus diarsipkan dengan rapi untuk kepentingan audit dan referensi di masa mendatang.
Selain itu, perusahaan juga harus menyusun laporan penggajian yang diperlukan oleh otoritas pajak dan pihak terkait lainnya.
Atasi Permasalahan dalam Penggajian dengan Sistem Payroll dari LinovHR
Adaptasi solusi software payroll dalam pengelolaan gaji karyawan mendatangkan banyak keuntungan dan kemudahan. Saat ini banyak jasa penyedia sistem payroll di Indonesia salah satunya datang dari LinovHR.
LinovHR menyediakan software payroll yang dilengkapi database terintegrasi sistem HRIS sehingga identifikasi data karyawan dalam penggajian akan jauh lebih mudah. Selain itu sistem ini juga dilengkapi dashboard interaktif yang memungkinkan perusahaan mengelola berbagai komponen.
Melalui dashboard ini juga, dapat mengotomatisasikan perhitungan dan penjadwalan penggajian karyawan. Terdapat juga kalkulator yang selalu diperbarui mengikuti regulasi terbaru, sehingga tak perlu khawatir mengenai pajak karyawan.
Tidak cukup sampai disitu fitur-fitur tambahan seperti manajemen tunjangan kesehatan dan pinjaman karyawan memastikan semua kebutuhan karyawan terpenuhi tanpa kendala.
Serta kemampuan sistem dalam mempermudah analisa pengeluaran dan pembuatan slip gaji memungkinkan Anda untuk mengelola payroll dengan lebih efisien.
Berdasarkan fitur dan keuntungan yang ditawarkan LinovHR, segeralah beralih sekarang juga. Untuk pengalaman pengelolaan payroll yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kunjungi LinovHR dan dapatkan demonya secara gratis di tiga bulan pertama Anda. Agar mampu menemukan solusi payroll yang tepat untuk perusahaan.
Investasikan sistem payroll bersama kami dan tingkatkan produktivitas perusahaan Anda mulai hari ini!
