Manpower planning merupakan salah satu strategi HR yang sering kali diabaikan. Padahal, dengan perencanaan tenaga kerja yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dan kualitas tenaga kerja yang tepat untuk mencapai tujuan bisnisnya.
Memiliki perencanaan tenaga kerja yang solid tidak hanya membantu perusahaan mengatasi tantangan pasar, tetapi juga mempersiapkan mereka untuk pertumbuhan jangka panjang.
Pada artikel ini, akan membahas tentang pengertian manpower planning, manfaat, dan cara menyusun perencanaan tenaga kerja yang strategis dan efisien.
Pengertian Manpower Planning
Manpower planning adalah proses sistematis dalam mengidentifikasi, merencanakan, dan memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja suatu organisasi. Proses ini mencakup:
- Evaluasi posisi yang ada
- Jumlah tenaga yang diperlukan
- Besaran upah
- Analisis keterampilan yang diperlukan
- Perencanaan perekrutan atau pelatihan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Perencanaan tenaga kerja bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang cukup, dengan keterampilan yang sesuai, dan pada waktu yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis.
Manpower planning tidak hanya membantu perusahaan dalam mengatasi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dengan menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat.
Manfaat Manpower Planning
Salah satu manfaat manpower planning adalah untuk mencegah terjadinya kekosongan posisi yang perusahaan butuhkan, baik ketersediaan tenaga dengan kompetensi serupa, hingga kecukupan jumlah tenaga.
Ada beberapa manfaat lainnya yang bisa perusahaan dapatkan jika menerapkan perencanaan SDM yang baik, antara lain:
1. Merekrut SDM Berkualitas
Karyawan berbakat dan terampil diburu oleh banyak perusahaan. Berbagai perusahaan berlomba-lomba untuk mendapatkan kandidat terbaik.
Planning yang matang akan membantu HRD mudah dalam menjaring kandidat yang cocok dengan perusahaan, dengan demikian perusahaan berhasil untuk mendapatkan SDM berkualitas.
2. Menyesuaikan dengan Perubahan Teknologi
Arus teknologi saat ini kian pesat dan membuat perusahaan harus cepat beradaptasi agar tak kalah tertinggal.
Dengan perubahan teknologi, persyaratan dan pola pekerjaan juga akan berubah. Dibutuhkan penyesuaian dan pemenuhan SDM agar perusahaan dapat bertahan di tengah tantangan revolusi industri.
3. Mudah Kontrol atas Biaya Perekrutan
Untuk mendapatkan karyawan berkualitas, perusahaan perlu melakukan rekrutmen dan pelatihan. Perusahaan harus mengeluarkan biaya yang besar dalam proses rekrutmen seperti screening surat lamaran, melakukan tes tertulis, wawancara, dan lain-lain.
Proses pelatihan yang memadai juga membutuhkan banyak fasilitas dan biaya.
Dengan mempertimbangkan hal ini, penting bagi perusahaan untuk merencanakan SDM secara hati-hati terkait sehingga dapat mengontrol biaya perekrutan dan pelatihan.
4. Pendapatan dan Produksi Meningkat
Dengan bertambahnya motivasi dan produktivitas, kinerja karyawan akan jauh lebih baik dari sebelumnya. Kinerja yang baik akan meningkatkan produksi, dimana output produk tersebut merupakan produk bermutu.
Konsumen pun akan lebih setia untuk menggunakan produk dari perusahaan yang akan meningkatkan pendapatan perusahaan itu sendiri.
5. Mendeteksi Permasalahan Kinerja Lebih Dini
Setiap kinerja karyawan pasti ada saja masalah yang muncul, mulai dari kesenjangan skill, kurangnya produktivitas, miskomunikasi, dan lain-lain.
HRD yang mendeteksi masalah kinerja lebih dini akan mencari solusi dan penyelesaian secepatnya agar masalah yang ada tidak merembet dan berdampak pada perusahaan.
Cara Menyusun Manpower Planning
Perencanaan tenaga kerja merupakan proses penting dalam mencapai keberhasilan perusahaan. Namun, strategi ini tidak akan pernah bisa dilakukan tanpa pemahaman yang cukup.
Agar dapat memahami cara kerja manpower planning, di bawah ini adalah penjelasan mengenai cara menyusunnya:
1. Nilai Kapasitas SDM Internal
Mulailah dengan melihat kondisi SDM dengan melibatkan seluruh faktor, seperti:
- Jumlah karyawan
- Keterampilan
- Kualifikasi
- Pengalaman
- Peringkat kinerja
- Jabatan
- dan kompensasi
Mintalah bantuan dari manajer tiap divisi untuk memberikan feedback mengenai masalah yang dihadapi dalam divisi mereka serta hal apa yang perlu diubah.
2. Perkirakan kebutuhan SDM di Masa Depan
Kemudian, perkirakan kebutuhan SDM di masa depan organisasi dan bagaimana cara untuk memenuhinya. Manajer SDM biasanya akan melihat trend pasar, teknologi baru dan analisis industri untuk mengukur kebutuhan SDM di masa depan.
Agar mampu memperkirakan dengan tepat, HRD perlu memahami tujuan organisasi untuk saat ini, apakah untuk memasuki pasar baru, meluncurkan produk atau layanan, meningkatkan kualitas produk, dan lain-lain.
3. Identifikasi Masalah dan Kesenjangan Skill
Dengan menilai kapasitas SDM saat ini dan memproyeksikan kebutuhan masa depan, perusahaan akan memiliki gambaran yang jelas tentang setiap celah permasalahan dan kesenjangan yang ada.
Dengan menggunakan perkiraan SDM, perusahaan dapat menilai dengan lebih baik apakah akan ada kesenjangan keterampilan dan bagaimana cara untuk menyiasatinya.
Apakah perusahaan harus merekrut karyawan baru yang sudah memenuhi syarat di bidang tertentu? Apakah semua karyawan saat ini digunakan di bidang yang tepat atau akankah keterampilan mereka lebih cocok untuk peran yang berbeda?
4. Rumuskan Strategi
Berdasarkan data dan informasi yang telah dianalisis dan diidentifikasi, HRD akan mengkalkulasi kebutuhan di setiap tingkatan yang berbeda.
Lalu perusahaan akan mempersiapkan sarana pendukung rencana seperti mempersiapkan peralatan dan perlengkapan, strategi rekrutmen, pelatihan, dan lainnya.
5. Integrasikan Rencana dengan Strategi Keseluruhan Perusahaan
Langkah yang terakhir adalah mengintegrasikan strategi dengan dengan strategi perusahaan secara keseluruhan.
HRD tidak bisa mensukseskan perencanaan SDM sendirian dan memerlukan dukungan manajemen dari divisi lain agar implementasi rencana dapat dilakukan secara kolaboratif bersama dengan divisi lain.
Sebab, bagaimanapun juga karyawan yang dikelola HRD berasal dari divisi yang berbeda dan setiap divisi mempunyai kebutuhan dan kondisi yang berbeda pula.
Tantangan dalam Menerapkan Manpower Planning
Manpower planning tidak selalu berjalan mulus karena adanya berbagai faktor. Beberapa tantangan yang mungkin dihadapi saat menerapkan proses perencaan ini, antara lain:
- Perubahan Eksternal: Adanya perubahan ekonomi, teknologi, dan regulasi bisa berpengaruh dalam jumlah kebutuhan tenaga kerja secara signifikan.
- Keterbatasan Data: Terkadang, minimnya rekapitulasi menyebabkan kurangnya data yang akurat dan terbaru. Hal ini juga dapat menghambat proses perencanaan tenaga kerja.
- Kesenjangan Keterampilan: Kesenjangan antara keterampilan yang dimiliki oleh tenaga kerja saat ini dengan keterampilan yang dibutuhkan di masa depan terlalu jauh. Sehingga, perlu pelatihan dalam jumlah banyak dan memakan waktu.
Memaksimalkan Manpower Planning dengan Software Rekrutmen LinovHR
Salah satu tanggung jawab utama SDM dalam pengelolaan karyawan adalah perencanaan SDM atau manpower planning.
Dinamika bisnis yang semakin beragam membuat HRD dituntut harus bekerja lebih efektif dan efisien dalam perencanaan SDM demi mendapatkan kandidat terbaik.
Perencanaan SDM secara manual melibatkan banyak tumpukan kertas dan informasi yang bias, sehingga tidaklah efektif dan efisien.
Untuk melakukan manpower planning dengan efektif dan efisien, sudah waktunya bagi HRD untuk beralih kepada sistem yang mampu mengotomatisasi seluruh prosesnya.
Software Rekrutmen LinovHR dapat membantu HRD dalam melakukan manpower planning. HRD dapat menggunakan sistem untuk membuat perencanaan tenaga kerja pada posisi tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui fitur manpower planning request.
Lalu, pihak atasan akan menyetujui request tersebut dan rencana tersebut dapat dijadikan sebagai acuan dalam rekrutmen karyawan. HRD juga dapat menentukan periodenya dalam setahun melalui fitur manpower planning period.
Dengan demikian, proses manpower planning dapat dilakukan lebih terperinci dan transparan, sehingga mudah untuk dipantau dan dievaluasi lebih lanjut. Hubungi LinovHR sekarang juga untuk demo software gratis!
