Manajemen waktu adalah topik dan juga skill yang penting untuk dimiliki, terlebih di era sekarang yang menuntut untuk serba cebat.
Untuk menguasainya, mungkin Anda pernah mengikuti kelas pelatihan dengan materi Manajemen Waktu.
Mungkin Anda juga mencoba menggunakan e-scheduling atau sekadar mencatat di buku catatan, untuk menentukan prioritas dan menjadwalkan aktivitas Anda.
Anda mungkin bertanya, “Mengapa, dengan semua fitur yang ada pada gadget kini, Anda tetap saja tidak bisa menyelesaikan semua yang perlu Anda dilakukan?”
Jawabannya sederhana, segala sesuatu yang pernah Anda pelajari tentang mengelola waktu sebenarnya sia-sia karena pada kenyataannya itu semua tidak berhasil membuat Anda lebih terorganisir.
Untuk menjawab semua itu, simak selengkapnya di artikel LinovHR berikut!
Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah proses yang melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengendalian penggunaan waktu secara efektif dan efisien.
Ini melibatkan kemampuan untuk mengelola waktu Anda sendiri dan sumber daya waktu yang ada dengan baik untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Manajemen waktu melibatkan pengidentifikasian tugas-tugas yang perlu diselesaikan, menetapkan prioritas, dan alokasi waktu yang tepat untuk setiap tugas.
Ini juga mencakup kemampuan untuk mengatasi gangguan, mengatur jadwal, menghindari prokrastinasi, dan memanfaatkan waktu dengan efisien.
Manajemen waktu yang baik dapat menunjang hidup seseorang secara lebih efisien, baik itu dalam pekerjaan maupun urusan pribadi.
Untuk menuju hal tersebut, dibutuhkan teknik dan keterampilan untuk mengatur waktu dalam menyelesaikan suatu tugas ataupun proyek.
Pengertian Manajemen Waktu Menurut Para Ahli
Berikut adalah tiga pengertian manajemen waktu menurut para ahli:
Menurut Peter F. Drucker
Manajemen waktu adalah proses yang berfokus pada pengaturan dan penggunaan waktu dengan cara yang paling efektif dan efisien.
Drucker menekankan pentingnya memprioritaskan tugas-tugas yang paling penting dan mengalokasikan waktu dengan bijaksana untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Menurut Stephen R. Covey
Stephen R. Covey menggambarkan manajemen waktu sebagai “menyeimbangkan antara kebutuhan mendesak dan penting dalam hidup kita.”
Menurutnya, manajemen waktu yang efektif melibatkan fokus pada tugas-tugas yang memiliki dampak jangka panjang dan berarti, bukan hanya yang mendesak secara langsung.
Covey mengajarkan pendekatan “matriks waktu” yang membantu orang untuk mengidentifikasi dan mengatur prioritas dengan bijaksana.
Menurut Brian Tracy
Brian Tracy, seorang ahli time management dan self improvement, mengartikan manajemen waktu sebagai “kemampuan untuk mengorganisasi dan mengendalikan penggunaan waktu Anda secara efektif”.
Tracy menekankan pentingnya perencanaan, pengaturan tujuan, dan penggunaan alat dan teknik manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai kesuksesan.
Manfaat Manajemen Waktu
Manajemen dalam mengelola waktu yang baik dapat berdampak baik dalam berbagai hal karena efisiensi dapat lebih mudah untuk didapatkan. Berikut beberapa manfaat dari manajemen waktu.
1. Lebih Produktif dan Efisien dalam Pekerjaan
Manajemen waktu yang baik akan membuat Anda fokus ke hal-hal penting yang harus dikerjakan. Hal ini dapat mengurangi pengaruh dari distraksi yang tidak penting dalam menjalani waktu Anda.
2. Mengurangi Stress dan Pressure
Penyelesaian suatu tugas atau pekerjaan yang tepat waktu, dapat membuat Anda terhindar dari perasaan cemas atau tertekan.
3. Lebih Mudah Untuk Mencapai Tujuan
Time management yang terencana dengan baik membantu Anda untuk mencapai tujuan, misalkan dalam pekerjaan yang perlu diselesaikan.
Baca juga: Terapkan Pelatihan Manajemen Waktu di Perusahaan Anda
Dampak Manajemen Waktu yang Buruk
Berikut adalah konsekuensi dari pengelolaan waktu yang tidak diatur dengan baik.
1. Stres
Ketika manajemen waktu tidak efektif, tugas-tugas menumpuk dan deadline sulit terpenuhi. Ini dapat menyebabkan tingkat stres yang tinggi karena Anda merasa tertekan dan tidak mampu mengatur waktu dengan baik.
Stres yang berkepanjangan dapat berdampak negatif pada kesehatan fisik dan mental Anda.
2. Produktivitas Rendah
Kurangnya manajemen waktu yang baik dapat mengganggu produktivitas Anda. Jika Anda tidak memiliki rencana yang jelas dalam prioritas, Anda mungkin akan melakukan pekerjaan secara tergesa-gesa.
Hal ini dapat menyebabkan pekerjaan yang tidak berkualitas dan produktivitas yang rendah secara keseluruhan.
3. Keterlambatan
Manajemen waktu yang buruk sering kali berarti keterlambatan dalam menyelesaikan tugas dan proyek. Itu disebabkan karena seseorang tidak mengatur dan mengalokasikan waktu secara jelas.
Sehingga orang tersebut menjadi tidak dapat melakukan estimasi dalam menyelesaikan tugas dan menyebabkan terlambatnya suatu tugas dan proyek.
4. Cenderung Melakukan Kesalahan
Ketika terburu-buru untuk menyelesaikan tugas, Anda mungkin membuat kesalahan yang seharusnya dapat dihindari.
Ketidakmampuan untuk meluangkan waktu yang cukup untuk fokus dan berkualitas dalam menyelesaikan tugas dapat menyebabkan kelalaian atau kesalahan yang dapat berdampak negatif pada hasil akhir pekerjaan Anda.
Kesalahan tersebut mungkin memerlukan waktu tambahan untuk diperbaiki, yang akan memperburuk manajemen waktu secara keseluruhan.
5. Ketidakseimbangan hidup
Manajemen waktu yang buruk dapat menyebabkan ketidakseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Jika Anda terlalu sibuk dengan tugas-tugas yang tak terhitung jumlahnya, Anda mungkin akan mengabaikan waktu untuk bersantai, berkumpul dengan keluarga, ataupun menjalani hobi.
Hal ini dapat mengarah pada kelelahan, kehidupan sosial yang terabaikan, dan kurangnya kepuasan secara keseluruhan dalam kehidupan sehari-hari.
Baca juga: Teknik Pomodoro untuk Tingkatkan Fokus Selama Bekerja
Tips Manajemen Waktu
Alasan mengapa pengelolaan waktu dalam gadget tidak bekerja, karena semua itu dirancang untuk mengelola clock time.
Clock time tidak ada kaitannya dengan yang Anda lakukan. Anda tidak tinggal dalam atau bahkan memiliki akses ke clock time.
Anda hidup dalam real time, sebuah dunia di mana semua waktu berlalu dengan cepat ketika Anda sedang bersenang-senang dan menyeret tubuh Anda ketika Anda melakukan aktivitas-aktivitas yang menurut Anda membosankan.
Kabar baiknya, real time berhubungan dengan mental. Real time ada di antara telinga Anda. Andalah yang membuatnya. Apapun yang Anda buat, Anda dapat mengelolanya.
Tugas Anda selanjutnya menghilangkan sabotase atas diri Anda atau batasan diri Anda dengan beranggapan “tidak punya cukup waktu,” atau hari ini bukan “waktu yang tepat” untuk memulai bisnis atau mengelola bisnis Anda dengan benar.
Lakukan hal-hal berikut ini untuk dapat mengontrol waktu Anda sendiri:
1. Bawalah Buku Catatan
Mencatat percakapan dan kegiatan selama seminggu dalam buku catatan akan membantu Anda memahami berapa banyak Anda bisa melakukan aktivitas selama sehari dan di mana momen berharga Anda akan hilang.
Anda akan melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan dalam memperoleh suatu hasil dan berapa banyak waktu yang terbuang pada pikiran, percakapan, dan tindakan yang tidak produktif.
Selain mencatat, rencanakan minimal 50 persen dari waktu Anda terlibat dalam pikiran mengenai kegiatan dan percakapan yang berdampak pada suatu hasil bagi Anda.
2. Meluangkan Waktu
Setiap kegiatan atau percakapan yang penting untuk keberhasilan Anda harus meluangkan waktu khusus untuk kegiatan atau percakapan tersebut.
Rentetan catatan to-do list akan lebih panjang dan lama ke titik di mana mereka tidak dapat dilakukan. Satu daftar itu adalah janji, dan janji membutuhkan usaha untuk memenuhinya.
Jadwalkan janji dengan diri sendiri dan buatlah batasan waktu untuk pikiran, percakapan, dan tindakan berdasarkan skala prioritas. Jadwal kapan mereka akan dimulai dan berakhir. Disiplinlah dalam memenuhi janji ini.
Luangkan 30 menit pertama dari setiap hari untuk merencanakan hari Anda. Jangan memulai hari Anda sampai Anda menyelesaikan rencana waktu Anda tersebut.
Waktu yang paling penting dari hari Anda adalah waktu Anda menjadwalkan untuk menjadwalkan waktu dalam satu hari itu.
Luangkan waktu juga untuk menarik diri Anda dari apa yang Anda lakukan saat itu. Misalnya, konsep dalam “jam kantor.” Bukan “jam kantor” adalah cara lain mengatakan waktunya untuk “interupsi direncanakan?”
Untuk tiap job desk atau pekerjaan, luangkan 5 menit sebelum setiap panggilan ataupun tugas, untuk memutuskan hasil apa yang ingin Anda capai.
Hal ini akan membantu Anda mengetahui sukses bagaimana yang Anda inginkan hari itu sebelum Anda memulai hari.
Dan hal ini juga akan membantu memperlambat waktu. Luangkan 5 menit kembali setelah melakukan setiap panggilan ataupun tugas untuk menentukan apakah hasil yang Anda inginkan telah tercapai?
Jika tidak, apa yang telah terlewatkan? Bagaimana Anda dapat memperbaiki apa yang terlewatkan dalam panggilan atau tugas berikutnya?
Baca juga: Mengenal Jam Kerja Middle dan Serba-Serbinya
3. Abaikan Panggilan Ketika Bekerja
Jauhkan instant messaging, telepon berdering dan e-mail saat sedang sibuk. Jangan langsung memberikan perhatian Anda kecuali hal itu benar-benar penting dalam bisnis Anda.
Sebaliknya, jadwalkan waktu untuk menjawab email dan panggilan telepon.
Blokir gangguan lainnya seperti Facebook dan bentuk lain dari media sosial kecuali jika Anda menggunakan alat ini untuk menghasilkan bisnis.
Jika perlu, pasanglah tanda “Do not disturb” ketika Anda benar-benar harus menyelesaikan pekerjaan yang Anda lakukan.
4. Selalu Mengingat Tak Ada yang Instan
Ingat bahwa tidak mungkin untuk menyelesaikan semua aktivitas dalam satu kali. Dan ingatlah bahwa peluang yang baik datang sebesar 20 persen dari pikiran Anda.
Sedangkan percakapan dan tindakan memproduksi 80 persen hasil yang Anda peroleh.
Baca juga: 8 Kiat Menentukan Skala Prioritas Pekerjaan Dengan Mudah
Atur Time Management Karyawan Lebih Mudah dengan LinovHR
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya manajemen waktu butuh ketelitian yang sangat baik, agar tidak menimbulkan masalah yang dapat menurunkan kinerja.
Khusus untuk time management karyawan LinovHR memiliki solusi yang dapat diandalkan. Dari sisi HR dapat menggunakan software absensi untuk mengatur semua hal terkait kehadiran karyawan, Seperti mengatur jadwal kerja, proses izin hingga cuti karyawan.
Sementara untuk karyawan dapat menggunakan ESS atau yang populer dengan sebutan Aplikasi Absensi Online.
Dengan aplikasi absensi karyawan dapat mencatatkan waktu kehadiran secara lebih mudah, melalui pilihan absensi via wajah, sidik jari atau kode PIN.
Tidak hanya itu dalam Aplikasi absensi terdapat fitur My Payroll, dengan fitur ini karyawan dapat melihat slip gaji secara langsung tanpa proses yang menyusahkan.
Itulah tips time management yang bisa Anda coba lakukan di perusahaan Anda. Semua hal dimulai dari disiplin dan dedikasi, demikian juga dengan mengatur waktu.
Dengan disiplin dan berdedikasi tinggi dalam menyelesaikan tugas-tugas Anda, kinerja pun jauh lebih berkualitas. Coba LinovHR sekarang untuk pengelolaan time management karyawan yang baik di perusahaan Anda!
