Apakah itu Manajemen Perkantoran? Inilah Pengertian, Fungsi dan Tujuannya!

Manajemen menjadi komponen tak lepaskan dari perusahaan. Salah satunya manajemen perkantoran. Manajemen perkantoran merupakan bagian dari berbagai jenis manajemen yang diterapkan dalam perusahaan. 

Dalam praktiknya, manajemen perkantoran akan berpengaruh besar terhadap jalannya proses bisnis dalam perusahaan. Ingin tahu lebih lengkap mengenai manajemen perkantoran? Yuk, simak penjelasan LinovHR berikut! 

 

Apa Itu Manajemen Perkantoran?

Manajemen kantor adalah sebuah metode atau serangkaian cara untuk  merencanakan, merancang, mengendalikan dan mengatur kegiatan karyawan supaya perusahaan mencapai visi, misi, serta tujuan yang sudah ditetapkan. 

Manajemen perkantoran bisa juga dikatakan sebagai upaya pengarahan secara menyeluruh terhadap kegiatan tata usaha dari suatu kantor guna mencapai tujuan dengan cara yang paling efisien agar setiap pekerjaan berjalan dengan baik.

Implementasi manajemen perkantoran dalam setiap perusahaan berbeda-beda. Sebab, budaya organisasi pada perusahaan tersebut tidak akan sama.

Oleh karenanya tak jarang banyak orang membandingkan bagaimana proses manajemen dalam perusahaan korporat yang didominasi karyawan senior dan startup yang dipenuhi anak muda. 

Fokus utama manajemen perkantoran adalah efisiensi, membimbing dan mengkoordinasikan kegiatan kantor sampai menjaga kepuasan dari karyawan. Kegiatan tersebut akan dievaluasi dan ditingkatkan secara kontinu agar mampu  efektivitas, dan produktivitas. 

 

Baca juga: Tingkatkan Efektifitas Administrasi Perkantoran Ala Software HRD LinovHR! 

 

Tujuan Manajemen perkantoran

Segala upaya yang dilakukan dalam perusahaan memiliki tujuan. Begitu juga manajemen perkantoran dengan tujuan utamanya adalah membantu kelancaran bisnis perusahaan. Jika dijabarkan lebih, berikut beberapa tujuan lainnya : 

 

Menyederhanakan Alur Kerja

Biasanya alur kerja yang berbelit membuat proses bisnis kesulitan untuk mengembangkan potensi. Tujuan yang pertama dari manajemen perkantoran adalah membuat alur kerja menjadi lebih sederhana dan juga mulus sehingga semuanya menjadi lebih efisien. 

Oleh karenanya manajemen perkantoran sangat berguna dalam menata, mengelola bahkan mengontrol proyek yang penting di perusahaan.

 

Meningkatkan Kolaborasi dan Koordinasi

Tujuan lainnya dari manajemen perkantoran adalah untuk meningkatkan kerja sama dan koordinasi dengan semua staff atau karyawan serta pihak. Kerja sama yang terjalin dengan baik akan meminimalisir miskomunikasi yang umum terjadi dalam perusahaan. Jadi, kepentingan masing-masing pihak saling terpenuhi tanpa adanya hambatan. 

 

Pemanfaatan Sumber Daya yang Efektif

Tujuan dari manajemen kantor juga mencakup pemanfaatan sumber daya yang efektif sehingga mengurangi pemborosan dan penggunaan yang berlebihan supaya proses bisnis lebih efektif dan lancar serta terhindar dari kerugian di periode mendatang.

 

Fungsi Manajemen Perkantoran

Setelah mengetahui pengertian manajemen perkantoran hingga tujuan dari adanya manajemen perkantoran, penting juga bagi Anda untuk mengetahui beberapa fungsinya bagi perusahaan Anda. berikut ini adalah fungsi-fungsi dari manajemen kantor yang sekiranya perlu diketahui oleh Anda.

 

1. Perencanaan

Menciptakan struktur tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan adalah fungsi utama dari manajemen kantor.

Ketika perusahaan mampu sepenuhnya mengenali tujuan jangka pendek dan jangka panjang, perusahaan dapat membuat perencanaan secara rinci tentang bagaimana cara mencapai tujuan dengan berbagai cara atau metode.

 

2. Mengorganisir Sumber Daya

Pengorganisasian sumber daya berjalan beriringan menuju pencapaian tujuan perusahaan dengan perencanaan. Sumber daya ini termasuk bahan, personel, dan dukungan keuangan. 

Tahap selanjutnya setelah perencanaan untuk manajer kantor adalah pendelegasian tugas, seperti mengidentifikasi bahan mana yang diperlukan dan menugaskan bahan tersebut kepada personel yang dipilih.

Manajer kantor yang baik secara konsisten mengkoordinasikan tugas untuk menjaga sumber daya ini bergerak menuju tujuan yang direncanakan.

3. Staffing

Kunci tanggung jawab lain dari manajer kantor adalah staffing atau menugaskan karyawan dengan tugas yang sesuai dengan posisinya. 

Walau memiliki potensi yang cukup besar, seorang karyawan tidak akan dapat mengeluarkan performa terbaiknya jika ditempatkan pada posisi yang salah.  Maka dari itu para manajer atau supervisor akan memimpin atau berkoordinasi dengan HRD untuk seluruh alur perekrutan, kompensasi, promosi, dan program suksesi.

 

4. Membentuk Komunikasi Efektif

Komunikasi yang efektif  merupakan faktor penting dari manajemen kantor. Jika seorang manajer tidak mampu memberi arahan yang jelas kepada bawahan dan tidak transparan dalam menjelaskan sesuatu, tentu komunikasi tidak akan berjalan lancar. 

Inilah sebabnya mengapa perusahaan membutuhkan manajemen perkantoran. Adanya manajemen diharapkan dapat memberikan arahan yang jelas mengenai bagaimana layaknya seorang pemimpin dan karyawan saling berkomunikasi sehingga akan tercipta budaya kerja serta komunikasi yang efektif dan sehat. 

 

Baca Juga: Daftar Aplikasi Perkantoran untuk Menunjang Produktivitas

 

Tips Manajemen Perkantoran

Karena keberadaanya sangat penting, setiap perusahaan selalu mengupayakan berbagai cara untuk memaksimalkan manajemen perkantoran. Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan di perusahaan Anda: 

 

Perhatikan Layout Ruang Kerja 

Meskipun terdengar sepele, menata ruang kerja dapat menunjang manajemen yang efektif. Karena, tata ruang yang nyaman akan membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan meningkatkan produktivitas karyawan itu sendiri. 

 

Mendelegasikan Tugas

Delegasi tugas bukan berarti melimpahkan pekerjaan Anda kepada bawahan tanpa berbagai pertimbangan. Pendelegasian tugas akan membantu karyawan yang diberikan tugas mampu mengembangkan kemampuan personal serta tim secara keseluruhan untuk menyelesaikan tugas sesuai deadline. 

 

Tetapkan Peran dan Tanggung Jawab Sejelasnya

Setiap posisi memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda. Pastikan tiap posisi yang ada mempunyai tugas yang sesuai dan tidak berlebih. Banyak perusahaan yang memberikan beban kerja berlebih kepada karyawan dengan alasan peningkatan produktivitas.

Padahal memberikan beban kerja berlebih tanpa adanya analisa beban kerja terlebih dahulu berpotensi menyebabkan karyawan mengalami burn out. 

 

Gunakan Bantuan Teknologi

Sudah bukan rahasia umum jika perkembangan teknologi dapat mempengaruhi proses bisnis. Hal ini perlu dipahami oleh perusahaan sebagai kesempatan emas untuk meningkatkan manajemen melalui bantuan teknologi.

 

 

Contohnya menggunakan Software HRIS Indonesia LinovHR dalam pendokumentasian data dan informasi karyawan supaya memudahkan HRD dalam menyortir serta menyimpannya secara aman. 

 

Itulah beberapa hal seputar manajemen perkantoran yang sekiranya perlu diketahui oleh Anda. Dapat dikatakan bahwa manajemen kantor ini merupakan hal yang perlu untuk dikelola dan dijalankan dengan baik agar proses bisnis dan kinerja karyawan pun dapat berjalan dengan optimal.

Semoga ulasan singkat di atas dapat membantu!