Istilah perjalanan dinas tentu tak asing bagi banyak karyawan, baik karyawan swasta maupun pegawai negeri.
Dalam perusahaan swasta, biasanya perusahaan multinasional sering menugaskan para karyawan untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota ataupun keluar negeri dengan tujuan untuk menyelesaikan urusan pekerjaan demi kepentingan perusahaan.
Peranan HRD dalam hal ini menjadi cukup krusial. HRD harus mampu menjadwalkan perjalanan yang akan dilalui oleh karyawan. Maka dari itu, hal-hal apa saja yang perlu untuk dipersiapkan HRD dalam manajemen perjalanan dinas karyawan? Yuk, simak ulasannya di bawah ini!
Hal Apa Saja yang Harus Diperhatikan HRD dalam Merencanakan Perjalanan Dinas Karyawan?
Karena diharuskan untuk pergi selama beberapa hari tertentu, tentunya HRD membutuhkan banyak persiapan agar karyawan yang melakukan perjalanan bisnis tidak mendapatkan kendala selama perjalanan ataupun selama bekerja di tempat tujuan.
Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan oleh HRD untuk merencanakan perjalanan dinas.
1. Rincian Perjalanan
Ada beberapa rencana perjalanan yang perlu HRD sosialisasikan kepada karyawan agar karyawan tahu apa yang akan dilakukan serta hasil yang perlu dibawa sepulang dari perjalanan.
Mengetahui detail tentang ke mana dan kapan karyawan akan pergi selama perjalanan bisnis dapat membantu manajemen waktu, tugas dan presentasi yang perlu dilakukan karyawan.
Sehingga karyawan dapat membawa hasil yang diminta oleh perusahaan sesuai ketentuan tanpa sedikit pun ketinggalan.
Baca Juga: Mempercepat Proses Medical Reimbursement Bersama LinovHR
2. Mengenali Kebijakan di Suatu Wilayah
Mengingat bahwa perusahaan harus merencanakan alokasi anggaran yang sama untuk setiap karyawan, sangat penting untuk memperjelas pilihan transportasi, waktu perjalanan, persyaratan dan detail lainnya.
Bila diperlukan, HRD juga harus memberi tahu mengenai kebijakan khusus di daerah atau negara tertentu jika karyawan melakukan perjalanan dalam jarak jauh. Sebab, tidak semua wilayah memiliki regulasi yang sama mengenai transportasi khususnya bagi orang asing yang masuk ke wilayah tertentu.
Akan lebih baik jika HRD mengirim email kepada semua karyawan yang akan melakukan perjalanan bisnis terlebih dahulu sehingga karyawan memiliki waktu untuk membaca dan memahaminya dengan benar.
Diharapkan cara ini dapat menjaga keselamatan dan kelancaran karyawan selama perjalanan.
Baca Juga: Memahami HR Metrics: Kunci Penting untuk Mengukur Kinerja SDM
3. Menyusun Anggaran yang Sesuai
Perusahaan memiliki kebebasan penuh dalam hal mengatur transportasi dan akomodasi. Oleh karenanya, HRD dapat meneliti semua opsi yang memungkinkan, terutama jika tim akan bepergian ke luar negeri.
HRD perlu mengenal kota dan menemukan solusi akomodasi yang optimal dalam hal jarak antara hotel dan tempat lain yang akan dikunjungi oleh karyawan. Dalam hal sarana transportasi, HRD dapat melihat jalur bus dan maskapai penerbangan yang menawarkan diskon untuk sekelompok orang yang bepergian.
Perlu diketahui juga bahwa perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan tidak selalu dibayarkan oleh perusahaan terlebih dahulu, sehingga terkadang karyawan sendiri yang harus menyesuaikan semuanya mulai dari transportasi hingga akomodasi tempat tinggal selama menjalani perjalanan bisnis.
Namun tidak perlu khawatir, semua pengeluaran karyawan untuk keperluan bisnis pastinya akan digantikan oleh perusahaan. Hal ini biasanya dikenal dengan reimburse dimana pengeluaran perjalanan dinas nantinya akan diakumulasikan dan digantikan oleh perusahaan.
Reimbursement merupakan hal yang cukup rumit apabila tidak dikelola dengan baik. Maka dari itu, dengan menggunakan modul Reimbursement dari LinovHR pastinya hal ini akan mudah dikendalikan tanpa ribet dan juga tanpa memakan banyak waktu.
Karyawan yang melakukan perjalanan dinas dapat dengan cepat dan mudah mengajukan reimbursement untuk dana yang telah ia keluarkan selama melakukan business trip melalui aplikasi ESS dari LinovHR. Karyawan akan mengunggah dokumen berupa struk atau bukti pembayaran ketika mengajukan reimburse kepada HRD.
Kemudian, data pengajuan reimburse ini akan masuk ke dalam sistem Reimbursement LinovHR. Data ini dapat disortir dan kelompokkan berdasarkan penyaringan tertentu. HRD akan memproses pencairan reimburse bersamaan dengan penggajian atau terpisah, tergantung bagaimana SOP yang ditetapkan.
Itulah ulasan singkat mengenai manajemen perjalanan dinas dan juga hal-hal yang perlu HRD persiapkan. Untuk mengelolanya lebih efektif, gunakanlah Modul Reimbursement dari HRIS LinovHR!
Ketuk tautan berikut untuk info lebih lengkap tentang Modul Reimbursement !
Referensi:
https://hrtechweekly.com/2019/10/22/how-to-organize-a-business-trip-for-your-employees/
