Setiap perusahan pasti tidak pernah lepas dari arsip, mulai dari arsip perjanjian kerja, arsip pegawai, hingga arsip tagihan bulanan kantor.
Arsip-arsip ini harus disimpan dengan baik dan rapi agar tidak tercecer dan mudah ditemukan saat diperlukan. Oleh karena itulah, setiap bagian di perusahaan, terutama bagian HRD, harus benar-benar mengerti dan benar-benar menguasai tentang manajemen arsip.
Arsip menjadi rekam jejak dari suatu kegiatan dan sumber informasi tentang sesuatu. Arsip memegang peranan yang sangat penting demi kelangsungan hidup suatu perusahaan sehingga harus benar-benar dijaga dan disimpan dengan baik.
Suatu perusahaan dapat dikatakan memiliki sistem manajemen kearsipan yang baik jika suatu saat perusahaan memerlukan sebuah arsip, arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat, mudah, dan tepat.
Agar arsip-arsip tersebut tersusun dan tersimpan dengan baik dan mudah ditemukan saat diperlukan, ada beberapa sistem penyimpanan yang dapat dilakukan, yaitu:
- Sistem abjad (menyimpan arsip berdasarkan urutan abjad)
- Sistem subjek (menyimpan arsip berdasarkan perihal surat)
- Sistem tanggal (menyimpan arsip berdasarkan tanggal penerimaan surat)
- Sistem nomor (menyimpan arsip berdasarkan nomor-nomor penyimpanan)
Media Arsip dengan Kertas Sudah Tidak Efisien
Biasanya untuk membuat arsip-arsip tersebut dibutuhkan kertas dalam jumlah yang sangat banyak.
Tentu saja hal ini akan menjadi pemborosan bagi setiap perusahaan dan pemborosan ini akan berpengaruh pada tingkat pengeluaran dan besarnya laba yang akan didapatkan.
Pemborosan ini sering terjadi pada bagian HRD karena hampir setiap saat mengeluarkan Surat Keputusan (SK) pengangkatan pegawai, SK kenaikan pangkat, SK penghentian pegawai, dan SK rolling pegawai.
Dapat dibayangkan, berapa jumlah kertas yang digunakan untuk membuat SK-SK tersebut? Saat disimpan, SK-SK tersebut akan menumpuk sehingga bagian HRD akan kesulitan untuk mencari dan menemukan SK yang diperlukan.
Baca juga: Ciptakan Budaya Paperless dengan Payroll Service
3 Cara Melakukan Manajemen Arsip Efektif
Untuk mengatasi hal tersebut, bagian HRD haruslah benar-benar menguasai sistem manajemen arsip dengan baik dan benar.
Salah satunya adalah dengan memanfaatkan perkembangan dan kemajuan teknologi. Saat ini, sudah banyak cara dan aplikasi digital yang dapat digunakan untuk membuat dan menyimpan arsip-arsip penting suatu perusahaan.
1. Arsip dengan Excel
Cara pertama yang dapat dilakukan adalah membuat database dengan Microsoft Excel atau dengan software lainnya yang dibuat memang untuk kearsipan.
Dengan adanya database ini, bagian HRD dan bagian lainnya di suatu perusahaan tidak perlu bersusah payah untuk mencari dan menemukan arsip yang diperlukan.
2. Scanning
Cara kedua adalah dengan men-scan setiap arsip yang masuk.
Saat ini, banyak perusahaan yang memilih untuk menjadikan arsip dalam bentuk softcopy dan menyimpannya di dalam database komputer, bahkan ada perusahaan yang menyimpan softcopy arsip-arsip pentingnya di internet.
Hal ini dilakukan untuk lebih meningkatkan keamanan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Namun, apabila drive di komputer anda penuh, anda akan merasa kesulitan untuk menyimpan dokumen anda untuk pengarsipan. Anda membutuhkan media tambahan seperti hard disk atau tempat yang sudah disetujui dalam SOP Penyimpanan Dokumen.
3. Records Management System
Cara lain yang dapat dilakukan untuk mengarsipkan arsip-arsip penting adalah dengan Records Management System (RMS) yang disahkan dalam UU No. 43/2009 tentang kearsipan dan pelaksanaannya dijelaskan dalam PP No. 28/2012.
Ada juga cara pengarsipan dengan Electronic Filing System (EFS) yang disahkan dalam UU No. 11/2008 tentang informasi dan transaksi elektronik. Pelaksanaannya dijelaskan dalam PP No. 82/2012.
Dengan menerapkan cara Electronic Filing System (EFS), berarti bagian HRD juga menerapkan Electronic Imaging System yang membuat setiap perusahaan memiliki arsip dalam bentuk softcopy.
Hal ini tentu saja jauh lebih praktis dan efektif jika perusahaan membutuhkan sebuah arsip pada waktu tertentu.
Baca Juga:Â Apakah Digitalisasi Arsip Kepegawaian Efektif
LinovHR, Solusi Masalah Arsip HR Anda
Software Document Management System dari LinovHRÂ merupakan alternatif yang tepat untuk menyimpan data-data penting yang anda miliki. Terutama untuk mengatasi masalah arsip dan dokumen di divisi HRD.
Anda tidak perlu menggunakan tumpukan kertas atau space yang besar di komputer anda.
Dengan hanya koneksi internet, anda bisa dengan mudah menyimpan data-data anda tanpa perlu takut kehilangan atau tersebar.
Karena LinovHR menjamin keamanan yang maksimal terhadap dokumen-dokumen yang anda miliki.
Manajemen arsip memang benar-benar harus dikuasai dengan baik dan benar. Jika sudah dikuasai, kinerja setiap bagian, terutama bagian HRD, akan meningkat.
Pencarian suatu arsip akan dengan mudah ditelusuri dan ditemukan dalam waktu singkat.
Hubungi LinovHR sekarang!
