LMS atau Learning Management System adalah platform pembelajaran yang kini banyak digunakan oleh berbagai institusi pendidikan dan perusahaan.
Saat ini, banyak perusahaan menggunakan LMS berbasis cloud, yang memudahkan penyimpanan data pelatihan, termasuk materi dan informasi peserta.
Salah satu contoh Learning Management System adalah Google Classroom, sebuah platform e-learning yang menyediakan layanan pembelajaran secara daring.
Simak penjelasan lengkap mengenai learning management system dan manfaatnya disini!
Apa itu Learning Management System?
Pengertian Learning Management System
Pengertian learning management system sendiri adalah sebuah perangkat lunak berbasis web yang dapat dimanfaatkan untuk merencanakan, melaksanakan, hingga menilai proses kegiatan pembelajaran tertentu secara online.
Umumnya, sistem learning management ini sudah banyak digunakan pada kegiatan belajar mengajar perkuliahan online. Lalu, bisakah sistem learning management ini diterapkan di perusahaan?
Jawabannya tentu saja bisa. Namun, pertanyaan yang muncul adalah seberapa penting perusahaan membutuhkan sebuah aplikasi learning management system?
Untuk tahu lebih lanjut, simak ulasan yang sudah LinovHR persiapkan berikut ini.
Pentingnya Learning Management System Untuk Perusahaan
Penerapan learning management system tidak hanya ditujukan oleh guru maupun murid saja. Sudah banyak perusahaan atau lembaga lain yang membutuhkan aplikasi ini. Untuk itu, seharusnya perusahaan tidak perlu lagi ragu untuk menerapkan learning management system.
Berikut ini beberapa manfaat learning management system yang layak untuk perusahaan pertimbangkan.
1. Kegiatan Pelatihan Lebih Efisien
Pelaksanaan training karyawan akan lebih maksimal dengan adanya learning management system ini. Selain itu, LMS juga menawarkan sistem yang bisa digunakan untuk mengelola kegiatan training tanpa menganggu kinerja perusahaan. Hal ini tentunya akan memudahkan perusahaan dalam memberikan jenis materi pelatihan yang sebelumnya sudah ditentukan.
Sistem ini tentu akan sangat optimal, karena dalam pemakaiannya Anda hanya perlu menyediakan media pelatihan baik melalui laptop maupun smartphone yang terhubung dengan koneksi internet.
2. Hemat Biaya
Pelaksanaan kegiatan pelatihan cukup memakan waktu, tenaga, dan biaya. Perusahaan harus menyiapkan anggaran tambahan untuk menyewa tempat, mempersiapkan akomodasi, hingga konsumsi. Namun, dengan LMS ini perusahaan bisa lebih menghemat biaya pengeluaran.
Tentu perusahaan akan merasakan langsung dampak positifnya. Hanya dengan mengeluarkan sedikit biaya, skill karyawan bisa meningkat dengan lebih maksimal.
3. Pembelajaran Lebih Fleksibel
Learning management system berbasis cloud membantu karyawan untuk dapat mengakses materi pelatihan tanpa batas. Selama terhubung dengan akses internet, seluruh karyawan yang mengikuti kegiatan pelatihan bisa mengakses materi belajar kapan saja dibutuhkan melalui laptop, komputer, ataupun smartphone.
Dengan begitu, proses pembelajaran pun akan lebih efektif bagi peserta tanpa mengesampingkan tugas dan tanggung jawabnya.
4.Pantau Kemajuan Belajar Lebih Mudah
Penggunaan aplikasi learning management system akan memudahkan perusahaan dalam memantau kemajuan belajar para peserta. Tak hanya itu, perusahaan juga bisa mengetahui seberapa sering peserta hadir mengikuti kelas online yang telah disediakan.
Para pengelola pelatihan yang ditunjuk perusahaan juga bisa mengetahui frekuensi dan durasi belajar dari para peserta. Tak hanya itu, kemajuan belajar para peserta juga bisa diketahui dengan melihat skor tes.
5. Menghidupkan Interaksi Sosial di Antara Peserta
Meskipun para peserta pelatihan diberi kebebasan memilih waktu dan durasi belajarnya sendiri, mereka juga tetap dapat saling berinteraksi untuk mendiskusikan materi belajar dengan peserta lain. Artinya, LMS mendukung dalam menciptakan interaksi sosial antar peserta.
Hal ini sangat baik untuk dapat menciptakan suasana kerja yang lebih dinamis dan rasa kekeluargaan di dalam perusahaan.
6.Proses Evaluasi Pelatihan Lebih Mudah
Adanya learning management system memudahkan pengelola pelatihan dalam memantau perkembangan karyawan maupun perusahaan sendiri. Hal itu didukung dengan fitur-fitur yang disediakan LMS beserta parameter yang bisa memperlihatkan target yang ingin dicapai terhadap kinerja karyawan dan juga perusahaan.
Fitur yang Harus Ada Dalam Learning Management System
Untuk mendukung seluruh proses kegiatan pelatihan, aplikasi learning management system harus dilengkapi sejumlah fitur berikut ini.
1.User Interface yang Ramah
Aplikasi yang baik sudah seharusnya memiliki user interface yang ramah dan mudah digunakan. User interface-nya pun harus selaras dengan kemampuan dan tujuan penggunaan LMS. Sebab, jika penggunaannya saja sulit pasti kegiatan akan terganggu dan bisa jadi pengguna meninggalkan aplikasi tersebut.
2. Responsif
Karena berfungsi sebagai sistem pembelajaran, maka fitur yang ada dalam aplikasi learning management system haruslah responsif. Hal ini supaya desainnya mudah digunakan pada perangkat apa pun, mulai dari laptop, komputer, desktop, tablet, dan smartphone. Selain itu, konten-konten yang ada dalam LMS juga harus bisa diunduh agar lebih mudah diakses secara offline oleh pengguna.
3.Laporan dan Analisis
Laporan dan analisis sudah seharusnya ada dalam LMS agar admin dan instruktur bisa melihat dan melacak aktivitas peserta pelatihan lebih mudah. Dengan begitu, instruktur bisa menentukan dan memberikan penyesuaian terhadap peserta pelatihan secara individu maupun kelompok.
4.Tersedia Katalog dan Manajemen Pembelajaran
Dalam sistem learning management sendiri terdapat kapasitas yang dapat dipakai untuk menampung semua materi pelatihan dan konten pembelajaran. Admin beserta instruktur dapat membuat serta mengelola konten untuk memberikan pengalaman belajar yang lebih terstruktur dan terarah untuk peserta pelatihan.
5. Forum Diskusi
Dalam suatu perangkat lunak learning management system harus ada yang namanya forum diskusi. Sehingga, para peserta dapat saling terhubung dan berdiskusi membahas materi pelatihan atau berbagi informasi jadi lebih mudah. Forum ini bisa dibuatkan publik atau privat.
6. Menyediakan Video Conference
Menyelenggarakan e-learning pastinya harus ada fitur yang menyediakan video conference karena akan digunakan untuk melakukan kegiatan belajar tatap muka secara virtual. Melalui fitur tersebut, instruktur dapat menyampaikan secara langsung materi yang dibawakan.
7. Penilaian Peserta
Sistem learning management yang baik harus didukung dengan fitur yang dapat digunakan untuk menilai kemampuan dari setiap peserta pelatihan. Fitur ini memungkinkan instruktur untuk melaksanakan audit berdasarkan catatan LMS dari para peserta.
8. Integrasi Konten
Konten pembelajaran yang telah dibuat dan disimpan dalam sistem LMS harus dikemas dengan baik sesuai standar interoperabilitas dan saling terintegrasi satu sama lain. Tujuannya agar lebih mudah diakses oleh admin maupun instruktur dengan nyaman.
Manfaat Learning Management System
Banyak perusahaan yang keliru menganggap learning management system hanya untuk pelatihan karyawan, padahal manfaatnya jauh lebih luas.
Berikut manfaat LMS yang dapat meningkatkan kompetensi karyawan:
1. Onboard Karyawan Baru
Learning management system mempermudah pelatihan karyawan baru dalam mengenal budaya perusahaan dan memahami kebijakan seperti code of conduct, panduan privasi, dan informasi tentang peran serta manfaat perusahaan.
2.. Melatih Karyawan
Learning management system membantu dalam mengelola dan mengatur seluruh proses pelatihan, mulai dari menyusun dan mengelola materi, mengatur jadwal, hingga memantau kemajuan karyawan. Anda akan sering mengadakan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan atau untuk melatih kepatuhan dan kedisiplinan mereka.
3. Mempertahankan Pengetahuan Karyawan
LMS bermanfaat sebagai basis pengetahuan yang dapat diakses kapan saja, membantu menjaga keterampilan dan informasi penting perusahaan, baik untuk karyawan baru maupun yang dimutasi.
4. Melatih Mitra dan Pelanggan
LMS juga bermanfaat untuk mengedukasi mitra eksternal dan pelanggan tentang cara menggunakan produk, promosi, dan pelatihan lain yang relevan.
5. Pelatihan Karyawan Remote
LMS mengatasi keterbatasan geografis dengan memungkinkan pelatihan online, sehingga anggota tim dari lokasi mana pun dapat mengakses materi atau mengikuti webinar, menghemat waktu dan biaya.
Cara Memilih Learning Management System yang Tepat
Agar dapat membantu Anda untuk tidak salah pilih dalam menggunakan LMS pada perusahaan yang Anda jalani, maka berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan dalam memilih learning management system Indonesia:
1. Pahami Tipe Organisasi Anda
Sebelum memilih Learning Management System yang tepat, penting untuk memahami jenis organisasi atau lembaga Anda.
Hal ini berkaitan dengan jenis industri dan ukuran perusahaan Anda. Ada berbagai jenis organisasi yang membutuhkan LMS. Berikut adalah lima kategori utama:
Sedangkan lembaga pemerintahan biasanya membutuhkan fitur integrasi Single Sign-On (SSO) karena sudah memiliki sistem autentikasi pengguna untuk para pegawai.
2. Mengetahui Kebutuhan dan Anggaran Perusahaan
Cara kedua adalah dengan mengetahui apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam hal ini, Anda juga harus bisa mengetahui besaran anggaran yang dimiliki oleh perusahaan dalam berlangganan software LMS.
Jika perusahaan Anda memiliki anggaran yang terbatas, maka Anda bisa mempertimbangkan beberapa jenis learning management system yang menawarkan berbagai paket murah dan memilih salah satu yang menyertakan fitur dasar dari software LMS.
3. Tentukan Tujuan Anda
Selanjutnya, Anda perlu menentukan tujuan penggunaan learning management system.
Pemahaman terhadap tujuan yang jelas akan memudahkan Anda menentukan kebutuhan learning management system.
Beberapa pertanyaan yang dapat membantu Anda menentukan tujuan penggunaan learning management system antara lain:
- Untuk meningkatkan efisiensi pelatihan? Anda akan membutuhkan fitur automated workflow dan reporting untuk memantau perkembangan kemampuan pegawai.
- Untuk meningkatkan engagement karyawan? Anda memerlukan LMS dengan antarmuka yang user-friendly, konten interaktif, dan fitur social learning yang terintegrasi dengan media sosial.
- Untuk meningkatkan kemampuan spesialisasi karyawan dengan cara yang menyenangkan? Sistem LMS dengan fitur Gamification sangat penting.
Dengan memahami tujuan tersebut, Anda dapat dengan mudah memilih fitur yang diperlukan saat memilih LMS.
4. Evaluasi Vendor LMS
Setelah memahami jenis organisasi dan tujuan Anda, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi vendor LMS. Berikut adalah klasifikasi tipe vendor LMS:
- Content Provider: Vendor yang menyediakan konten pembelajaran tanpa memungkinkan Anda mengunggah konten sendiri, seperti Udemy dan Oracle University.
- LMS Platform: Vendor yang menyediakan tempat untuk mengunggah konten pembelajaran atau pelatihan, seperti Degreed.
- LMS Provider: Vendor yang menyediakan aplikasi untuk mendesain dan mengatur LMS Anda sendiri, seperti Moodle, Google Classroom, dan Cornerstone OnDemand.
- Custom LMS Partner: Vendor yang membantu Anda membuat LMS sesuai kebutuhan, seperti Tonjoo. Setelah memahami tipe organisasi dan tujuan Anda, Anda akan lebih mudah menentukan tipe vendor LMS yang Anda butuhkan dan melakukan evaluasi.
5. Membaca Review Pelanggan
Cara selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah dengan membaca dan mencari tahu review dari pelanggan yang sudah pernah menggunakan software yang akan Anda gunakan.
Hal ini sendiri akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan dari software yang akan Anda gunakan nantinya.
6. Coba Gratis
Beberapa perusahaan software LMS biasanya menyediakan uji coba gratis kepada pelanggannya. Jika software LMS yang akan Anda gunakan menyediakan uji coba gratis, maka jangan sia-siakan kesempatan ini.
Karena melalui uji coba gratis, Anda dapat mengetahui apakah software LMS tersebut cocok untuk digunakan pada perusahaan yang Anda jalani.
Selain itu, uji coba gratis juga dapat membantu Anda untuk mengetahui mana saja fitur-fitur yang berguna dan tidak begitu berguna bagi perusahaan Anda.
Lakukan Pelatihan dan Pembelajaran dengan Platform LMS LinovHR
Pelatihan karyawan adalah salah satu hal penting dalam menunjang bisnis perusahaan.
Learning management system merupakan solusi yang membantu proses pembelajaran dengan menyediakan akses bahan pelatihan secara online. Meskipun sering dikaitkan dengan kelas daring, namun peran LMS tidak hanya sebatas itu, terutama dalam konteks pengembangan karyawan di perusahaan.
Dengan memberikan pelatihan kepada karyawan, perusahaan dapat mengatasi skill gap yang terjadi dan menambah keterampilan karyawan sehingga tetap relevan dengan persaingan bisnis.
Maka dari itu, sudah saatnya untuk perusahaan beralih menggunakan Software Learning Management System dari LinovHR untuk menciptakan pelatihan yang tepat guna bagi perusahaan.
Aplikasi LMS LinovHR adalah platform yang menyediakan layanan pelatihan dan pengembangan karyawan. LMS berfungsi sebagai perangkat lunak untuk membuat, mendistribusikan, dan mengelola penyampaian materi pembelajaran secara online
Aplikasi LMS LinovHR dilengkapi dengan fitur lengkap, seperti:
- Go to e-Learning: Fitur ini memungkinkan karyawan mengikuti pelatihan dengan materi yang tersedia di aplikasi.
- Course: Fitur kursus memungkinkan HR membuat pelatihan lengkap dengan silabusnya.
- Category Learning: HR dapat membuat kategori kursus atau pelatihan yang akan diselenggarakan.
- Question Type: HR atau administrator bisa membuat berbagai tipe pertanyaan untuk materi pembelajaran, kuis, atau umpan balik.
- Feedback Theme: Memudahkan HR membuat pertanyaan umpan balik terkait pelatihan yang telah diikuti karyawan.
- e-Learning Overview: Memberikan ringkasan data e-Learning, mulai dari data peserta hingga data tracking-nya.
- Quiz: Fitur untuk memberikan kuis guna mengukur pemahaman karyawan.
- ESS Request e-Learning: Memungkinkan karyawan mengajukan pengembangan skill dan kompetensi yang dibutuhkan.
Dengan fitur-fitur lengkap dari LMS LinovHR, Anda dapat menyelenggarakan pelatihan karyawan secara efektif tanpa harus bertemu secara langsung.
