Retensi karyawan merupakan suatu keharusan bagi sebuah perusahaan dalam mempertahankan karyawan terbaiknya.
Retensi karyawan sangat diperlukan perusahaan agar dapat meningkatkan kinerja karyawan dan menurunkan angka perputaran karyawan sehingga dapat mengurangi pengeluaran perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki strategi retensi karyawan yang berbeda-beda. Namun, bahkan strategi “terbaik dari yang terbaik sekalipun” tidak akan mampu membantu pemimpin perusahaan jika tidak memiliki keterampilan untuk melibatkan karyawan dalam setiap hal positif di dalam perusahaannya.
Kunci untuk melibatkan dan mempertahankan karyawan tergantung pada soft skill kepemimpinan yang dimiliki pemimpin perusahaan.
Seorang pemimpin yang baik akan terus berusaha untuk menjadi lebih baik lagi. Berikut adalah lima soft skill kepemimpinan yang dijamin ampuh untuk meningkatkan retensi karyawan.
1. Mendengarkan
“Kami memiliki dua telinga dan satu mulut, sehingga kami dapat mendengar lebih banyak dan berbicara lebih sedikit.”Â
– Epictetus
Ironisnya, komunikasi yang baik lebih dipengaruhi oleh kemampuan seseorang untuk mendengarkan daripada pada kemampuan mereka untuk berbicara.
Ketika pemimpin mendengarkan dengan baik, mereka akan lebih mudah menyerap masalah, memahami perasaan, menemukan potensi masalah dan solusinya, sehingga akhirnya dapat menentukan keputusan yang tepat dan menyampaikannya dengan nada yang tepat pula.
Seorang pemimpin yang baik akan selalu mendengarkan karyawan-karyawannya sehingga mereka dapat memproses setiap informasi yang masuk. Untuk bisa mendengarkan dengan lebih baik, Anda bisa mengikuti beberapa tips di bawah ini :
Membuat Catatan
Membuat catatan bertujuan membantu pemimpin mengingat apa yang telah dikatakannya, melacak kebenaran informasi, dan emosi karyawan.
Mencatat juga bisa menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda mendengarkan mereka dengan sepenuh hati.
Memberikan Perhatian Kepada Karyawan
Ketika karyawan, kolega, klien, atau pelanggan membutuhkan Anda sebagai seorang pemimpin, sangat penting untuk memberikan perhatian kepada mereka dengan cara berbicara secara pribadi pada waktu yang sudah diatur tanpa adanya gangguan baik berupa email, telepon, ataupun dokumen.
Fokus
Apabila Anda memiliki tugas penting yang harus diselesaikan, Anda perlu mencatatnya sebelum memulai meeting dengan karyawan.
Hal itu perlu dilakukan agar tidak memikirkan hal lain seperti melakukan panggilan, mengirim email, dan lain-lain, sehingga Anda bisa lebih fokus pada meeting yang sedang berlangsung.
Kendalikan Ucapanmu
Hindari menyela pembicaraan, terutama dalam pembicaraan antara dua orang. Biarkan karyawan menjelaskan semua permasalahannya. Sering kali, hanya dengan menumpahkan semua masalah mereka, bisa membuat mereka merasa lebih baik.
Baca Juga : Tips Ampuh Tingkatkan Retensi Karyawan hampir 95%
Pertahankan Penilaian
Singkirkan perasaan pribadi saat mendengarkan karyawan dan bersikaplah terbuka.
Seorang pemimpin terkadang tidak setuju dengan pendapat karyawan, rekan kerja, klien, dan pelanggan, sehingga pemimpin berhenti mendengarkan karena lebih fokus mencari bantahan.
Sebagai gantinya, pemimpin harus terus mendengarkan dan mencatat permasalahan karyawan.
Tanggapi, Jangan Bereaksi
Terakhir adalah ketika Anda selesai mendengarkan dan siap untuk berbicara, fokuslah untuk memberikan tanggapan (respon) daripada bereaksi. Anda harus mengetahui perbedaan respon dan reaksi.
Respons adalah keseimbangan antara pikiran dan emosi, dan sering kali menyertakan pertanyaan sehingga Anda dapat lebih memahami permasalahan yang ada.
Sedangkan reaksi adalah tindakan emosional yang tidak memiliki pemikiran dan pemahaman tentang apa yang dikatakan orang lain.
2. Komunikasi
“Komunikasi adalah tentang menjadi efektif, tidak harus selalu tentang menjadi layak.”Â
– Bo Bennett
Komunikasi yang baik adalah landasan dari hubungan yang baik antara pemimpin dan karyawannya. Ketika seorang pemimpin berbicara dengan karyawannya, menulis email, pelatihan atau berbicara di depan kelompok, hal-hal penting berikut ini akan dapat membantu terciptanya komunikasi yang lebih baik:
Mencari Kesamaan
Pemimpin perlu mengetahui tentang karyawannya, carilah kesamaan misalnya dalam hobi, pengalaman masa lalu, dalam pekerjaan atau kehidupan, minat dalam acara atau olahraga, dan sebagainya.
Hal tersebut akan membuat karyawan lebih mudah didekati.
Bersikap Sopan
Seorang karyawan akan menjadi pendengar yang baik dan akan melaksanakan perintah dengan sepenuh hati jika pemimpinnya berkomunikasi dengan sopan. Misalnya, “Bisakah Anda …?”, “ Apakah Anda bisa?” “Tolong jaga …”
Bersikap KonsistenÂ
Sebagai seorang pemimpin harus selalu konsisten, baik dalam perkataan maupun tindakan.
Menjelaskan
Ketika menyampaikan sebuah topik yang penting, sangat penting bagi seorang pemimpin untuk memastikan agar semua karyawannya mengerti. Anda dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk bertanya.
Tunjukkan Kepercayaan Diri
Pemimpin hendaknya berusaha menghindari bahasa sementara seperti mungkin dan secepatnya.
Baca Juga: Tips Meningkatkan Skill Komunikasi di Tempat Kerja
3. Komunikasi Nonverbal
“Ketika perbuatan berbicara, kata-kata bukanlah apa-apa.”Â
– Peribahasa Afrika
Dalam banyak kasus, perbuatan berbicara lebih keras daripada kata-kata. Jika seorang pemimpin berkata, “Saya menyukai pekerjaan Anda,” dan memutar matanya, kata-kata itu tidak dapat dipercaya.
Faktanya, penelitian telah menemukan bahwa kata-kata yang kita pilih berdampak 7% pada apa yang ditafsirkan, nada suara memiliki dampak 38%, dan bahasa tubuh memiliki dampak 55%.
Itulah mengapa, penting bagi para pemimpin menggunakan bahasa tubuh untuk melengkapi apa yang mereka katakan.
Pemimpin dapat melakukan ini dengan melakukan isyarat komunikasi non-verbal seperti:
Kontak Mata
Melihat langsung ke orang lain ketika berbicara menunjukkan rasa hormat dan ketulusan, dapat membangun percakapan serta hubungan yang lebih baik.
Di sisi lain, pemimpin yang menghindari kontak mata terkesan licik, merasa bersalah, malu-malu atau takut. Hindari menatap atau berkedip cepat. Sebaliknya, usahakan untuk tetap tampil santai dan nyaman.
Posisi Tubuh
Pandangan ketika sedang berbicara dengan karyawan adalah menjaga level mata yang sama dan tetap sedikit berbeda dari yang lain.
Selain itu, mempertahankan postur yang baik menunjukkan kepercayaan diri sehingga orang lain akan memperhatikan Anda.
Jarak yang Tepat
Jangan terlalu dekat atau terlalu jauh dari karyawan saat berbicara terkesan kurang produktif. Tetap dalam jangkauan lengan dan tetap memperhatikan bahasa tubuh orang lain. Jika mereka tampak tidak nyaman, beri mereka sedikit lebih banyak ruang.
Gesture atau Gerakan
Gerakan dapat menambah makna atau mengurangi pesan. Penting untuk diingat:
- Lengan menyilang menandakan kemarahan atau kurangnya keterbukaan terhadap ide-ide
- Memainkan pakaian, perhiasan, pensil, dapat mengganggu pendengar
- Gerakan yang besar juga bisa mengalihkan perhatian pendengar
Ekspresi WajahÂ
Ekspresi wajah seseorang adalah hal utama dalam komunikasi non-verbal. Senyuman yang dipaksakan menunjukkan ketidaktulusan.
Dahi yang kusut menunjukkan ketegangan. Bibir yang terkulai menunjukkan kemarahan. Mata yang berputar atau memiringkan kepala menunjukkan ketidaksetujuan.
Pemimpin perlu memastikan ekspresi wajah mereka sesuai dengan pesan yang ingin mereka sampaikan.
4. Mengatakan Tidak
“The art of leadership is saying no, not saying yes. It is very easy to say yes.”Â
– Tony Blair
Anda mungkin berpikir untuk menjadi seorang pemimpin yang ramah namun, menjadi pemimpin harus tegas. Katakan ya untuk sesuatu yang baik guna kemajuan perusahaan dan katakan tidak kepada orang-orang atau ide-ide yang tidak membangun.
Namun, yang terbaik adalah mengatakan tidak dengan cara yang tidak membuat orang lain merasa tersinggung karena ide atau permintaannya tidak diterima.
Berikut adalah cara yang harus dilakukan:
Berempati
Ketika pemimpin tidak menerima ide atau permintaan karyawan, mereka perlu memberi tahu kepada karyawan bahwa ide mereka tidak buruk tetapi masih ada yang lebih baik lagi demi kemajuan perusahaan.
Baca Juga: Pentingnya Empati Untuk Mencapai Kinerja Yang Besar
Menjelaskan
Pemimpin harus menjelaskan mengapa mereka harus menolak ide atau permintaan karyawan tersebut.
Menawarkan Sesuatu
Seorang pemimpin seharusnya bisa mengakhiri penolakan dengan nada positif dan menawarkan sesuatu kepada karyawannya seperti menawarkan kepada karyawan untuk tetap terlibat dalam melaksanakan ide yang disepakati.
5. Menyampaikan Berita Buruk
“Tidak ada yang bergerak lebih cepat dari cahaya, dengan kemungkinan pengecualian dari berita buruk, yang mengikuti aturannya sendiri.”
– Douglas Adams
Hanya ada satu hal yang lebih buruk daripada mendengar berita buruk yaitu menyampaikannya. Hampir setiap pemimpin harus dapat menyampaikan berita buruk kepada karyawannya sewaktu-waktu.
Kemahiran menyampaikan berita buruk akan membuat pimpinan tercatat sebagai seorang profesional yang sangat disukai dalam sejarah perusahaan.
Berikut beberapa cara menyampaikan berita buruk sehingga orang yang terkena dampaknya merasa sedikit lebih mudah:
Sampaikan Secepatnya
Menyampaikan berita secepat mungkin memberi mereka kesempatan untuk merencanakan langkah selanjutnya. Hindari menyampaikan berita buruk pada hari terakhir kerja dalam seminggu.
Hal ini bertujuan agar berita tersebut tidak memburuk dan membuat karyawan kembali bekerja dalam keadaan marah atau kesal.
Kunjungi atau Hubungi Via Telepon
Sampaikan berita buruk secara pribadi. Ketika seorang pemimpin menyampaikannya secara pribadi, hal itumenunjukkan bahwa mereka peduli tentang bagaimana berita buruk tersebut dapat mempengaruhi karyawannya.
Menyampaikan berita buruk melalui email atau memo menunjukkan bahwa pemimpin tersebut ingin menjauhkan diri dari orang-orang dan situasi yang kurang baik.
Sejujur Mungkin
Seorang pemimpin tidak perlu mengungkapkan setiap detail masalah yang ada karena beberapa masalah mungkin berhubungan dengan personel atau keuangan perusahaan, langsung pada inti permasalahannya saja. Jangan bertele-tele.
Mengambil Tanggung Jawab
Akui peran Anda sebagai pimpinan dalam situasi apapun tanpa bersikap defensif. Jangan menyalahkan diri sendiri, orang lain, atau perusahaan dan jangan gunakan alasan “ekonomi” untuk setiap permasalahan yang ada.
Menanggapi
Berikan kesempatan kepada karyawan, rekan kerja, klien, atau pelanggan untuk membahas bagaimana kabar buruk tersebut dapat mempengaruhi mereka.
Tanggapi perasaan mereka, dan tawarkan saran tentang cara menghadapi situasi tersebut.
Baca Juga: 10 Jenis Soft Skill yang Membuat Karier Anda Meroket
Kelola Pengembangan Leadership Skill dengan Software LMS LinovHR
Cepat atau lambat, retensi karyawan akan terjadi dalam sebuah perusahaan. Pemimpin harus dapat mengatasinya dengan soft skill yang dimiliki.
Penggunaan Learning Management System seperti LinovHR dapat menjadi alat yang sangat efektif dalam membantu perusahaan mengelola pengembangan leadership skill.
LinovHR memungkinkan perusahaan untuk menyediakan materi pembelajaran yang terstruktur dan relevan untuk pengembangan leadership skill, termasuk kursus, video, artikel, dan sumber daya pendidikan lainnya yang dapat diakses oleh karyawan kapan saja dan di mana saja.
Selain itu, LinovHR memungkinkan perusahaan untuk melacak proses pembelajaran karyawan, memudahkan dalam mengevaluasi pencapaian mereka, dan membuat keputusan pengembangan yang lebih baik.
LinovHR juga memfasilitasi penilaian dan umpan balik yang membantu karyawan memahami sejauh mana mereka telah berkembang dalam keterampilan kepemimpinan dan membantu perusahaan menilai efektivitas program pelatihan.
Hal ini memungkinkan perusahaan menciptakan lingkungan pembelajaran yang efektif dan terstruktur untuk pengembangan leadership skill karyawan, memastikan bahwa pemimpin di perusahaan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk memimpin tim dengan sukses dan menghadapi tantangan kepemimpinan dengan lebih percaya diri.
