Laporan pertanggungjawaban atau yang lebih sering disebut LPJ adalah dokumen yang sudah biasa digunakan oleh setiap organisasi.
LPJ sendiri merupakan tanda bukti operasi kegiatan tertentu. Di dalamnya Anda akan menemukan laporan dan informasi penting seputar kegiatan yang dijalankan.
Jenis-jenis LPJ tentu ada banyak. Tapi dalam dunia kerja, laporan pertanggungjawab yang paling umum digunakan adalah LPJ karyawan.
Agar mengetahui lebih jelas tentang LPJ, fungsi, dan formatnya, simak penjelasannya di bawah ini!
Apa itu Laporan Pertanggungjawaban Karyawan?
LPJ adalah dokumen yang digunakan untuk menunjukkan, mendata dan melaporkan apa saja yang terjadi pada kegiatan karyawan. Biasanya dokumen ini dibuat saat karyawan sudah menyelesaikan penugasan tertentu.
Dalam laporan tersebut diisi hal-hal seperti siapa yang mengikuti kegiatan, tujuan kegiatan, apa yang terjadi selama kegiatan dan nantinya jatuh pada evaluasi apakah kegiatan dinyatakan sukses atau tidak.
Semua ini dibuat dan diserahkan pada atasan karyawan tersebut sebagai bukti kegiatan sudah selesai dilakukan.
Fungsi Laporan Pertanggungjawaban Karyawan
Laporan pertanggungjawaban berfungsi untuk melakukan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa mendatang.
Fungsi laporan tentu sudah disinggung sedikit di bagian sebelumnya. Tapi untuk penjelasan yang menyeluruh, fungsi dokumen ini bisa dibuat menjadi 2 hal.
-
Sebagai Bukti dari Kesuksesan Kegiatan Karyawan
Fungsi yang pertama berkenaan dengan isi dari laporan sebagai bukti bahwa kegiatan karyawan sukses atau tidak.
Dalam hal ini, laporan menyampaikan bagaimana proses kegiatan berjalan, kendala yang dihadapi dan evaluasi dari pihak karyawan yang melakukan kegiatan.
-
Sebagai Laporan Pertanggungjawaban Karyawan
Fungsi berikutnya dari laporan pertanggungjawaban karyawan adalah sebagai bahan kajian.
Jika pihak perusahaan mengadakan kegiatan yang serupa, pelajaran dari laporan tersebut tentu akan membuat kegiatan selanjutnya jadi lebih baik. Pembelajaran dari kegagalan bisa dibangun menjadi sukses kedepannya.
Sebagai contoh, saat sekelompok karyawan dikirimkan ke pabrik luar negeri untuk kebutuhan study banding dan pengumpulan data, mereka tentu harus melaporkan apa saja yang terjadi selama kegiatan berlangsung.
Semua ini akan diserahkan pada bagian tertentu di perusahaan untuk dikaji dan dianalisa. Jika kegiatan tersebut menghasilkan laporan yang baik, tentu perusahaan dengan mudah bisa menggunakannya untuk keperluan study banding kedepannya.
Pembuatan LPJ karyawan yang baik memastikan pihak yang membaca bisa menggunakannya dengan baik pula.
Salah informasi ataupun error saat penulisan bisa mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan oleh pihak atasan. Jadi Anda tidak boleh meremehkan pembuatan laporan ini.
Baca Juga: Fungsi Evaluasi Kinerja Karyawan dan Bagaimana Software HRD Memudahkannya
Prinsip Laporan Pertanggungjawaban Karyawan
LPJ merupakan dokumen yang membutuhkan bukti dan data yang bersifat fakta untuk mencatat kegiatan yang dilakukan dalam suatu perusahaan, sehingga terdapat prinsip-prinsip yang dijadikan acuan dalam pembuatannya
Berikut adalah beberapa prinsi yang wajib diikuti oleh pembuat laporan:
- Terdapat rincian kegiatan yang dipaparkan secara mendetail. Seluruh kegiatan yang dilaksanakan wajib dijelaskan dengan lengkap. Contohnya adalah penggunaan dana dan pengeluaran yang dilakukan selama kegiatan berlangsung,
- Laporan ditulis secara transparan dan apa adanya. Penulis laporan tidak diperkenankan untuk menambahi atau mengurangi isi dokumen dari kondisi kegiatan yang sebenarnya,
- Laporan ditulis secara urut dan terpadu. Tidak boleh apabila ada bagian yang terlewat karena satu bagian berkaitan dengan bagian lainnya,
- Bermuatan informasi yang bersifat komprehensif sehingga dapat menjawab seluruh pertanyaan yang mungkin muncul selama kegiatan berlangsung.
Cara Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Karyawan
Nah, bagi Anda yang ingin belajar cara membuat laporan ini, mari bahas di bagian ini dengan lebih mendalam. Hal yang penting Anda pelajari untuk membuat LPJ ini adalah format dan juga hal penting yang perlu diperhatikan dalam membuatnya.
Format Laporan Pertanggungjawaban Karyawan
Untuk membuat laporan pertanggung jawaban yang baik dan benar, Anda harus mengikuti susunan berikut ini:
-
Pendahuluan
Bagian ini berisi tentang latar belakang kegiatan yang akan dilaporkan. Di dalamnya, Anda harus mencantumkan nama kegiatan, alasan kegiatan tersebut dilakukan serta tujuan dari kegiatan tersebut.
Pastikan gunakan bahasa yang singkat tapi jelas untuk bagian ini.
-
Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Setelah pendahuluan, berikutnya Anda menyampaikan rencana awal dari kegiatan tersebut.
Rencana ini biasanya berisi target yang ingin dicapai, jadwal dari kegiatan, keterangan lokasi, anggaran yang disediakan, anggota karyawan yang berangkat, pihak – pihak susunan panitia serta mekanisme kegiatan.
-
Pelaksanaan Kegiatan
Pada bagian ini, Anda menjelaskan bagaimana kegiatan berjalan sesuai dengan apa yang sebenarnya terjadi.
Dalam bagian laporan ini, sangatlah penting untuk memberikan tekanan pada kejadian-kejadian khusus yang selama kegiatan perjalan. Hal seperti hambatan, tantangan, masalah dan juga hal yang dinilai baik perlu keterangan lebih detail.
Karena bagian ini nantinya digunakan untuk evaluasi, Anda juga harus menyatakan hal yang sebenarnya terjadi tanpa menutupi apapun.
Dalam penyampaiannya usahakan informasi mengalir baik tapi juga jangan bertele-tele. Gunakan bahasa yang ringkas dan jelas untuk memastikan tidak ada informasi yang salah tangkap.
-
Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan
Dalam bagian ini, Anda mengkaji apakah kegiatan sudah sesuai dengan rencana serta apakah kegiatan ini sudah mencapai tujuannya. Dari pengukuran ini, Anda bisa menyatakan kegiatan sukses atau tidak.
Dalam bagian evaluasi, Anda juga berikan informasi detail tentang apa yang menyebabkan hal meleset dari rencana ataupun apa yang membuat kegiatan bisa berjalan lancar. Info ini nantinya bisa jadi referensi jika kegiatan yang sama diadakan kedepannya.
Untuk hasil pelaksanaan, hal ini dilaporkan sesuai dengan tujuan dari kegiatan. Contoh saja kegiatan study banding tentu memiliki tujuan untuk mempelajari segala sesuatu yang ada di tempat study banding tersebut.
Dalam bagian ini, Anda jelaskan apa yang sudah didapat dari hasil pelaksanaan kegiatan dan apa yang terasa masih kurang.
Pastikan bahasa yang digunakan jelas dan penjelasan yang diberikan detail. Laporan pertanggungjawaban dapat dilihat kualitasnya berdasarkan informasi yang bisa diambil pada bagian ini.
-
Penutup
Bagian ini berisi ungkapan terima kasih dan rasa syukur atas berjalannya kegiatan. Anda juga harus memasukan permintaan maaf jika kegiatan tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi ataupun atas kekurangan dari laporan tersebut.
-
Lampiran
Untuk informasi yang lebih detail soal kegiatan, Anda bisa sertakan bukti-bukti dan dokumentasinya pada lampiran ini.
Hal seperti foto selama kegiatan, struk bukti pengeluaran dan kajian studi hasil kegiatan juga bisa masuk pada bagian ini.
Baca Juga : Jenis Laporan Bulanan HRD yang Mesti Dibuat
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Karyawan
Sekedar mengenal struktur LPJ saja tentu tidak cukup. Untuk membuat laporan pertanggungjawaban karyawan yang baik, Anda harus pastikan hal-hal penting berikut ini:
-
Tingkat Kerincian yang Baik
Laporan LPJ yang baik harus memiliki detail yang baik juga. Dalam hal detail rinci ini, Anda harus menyediakan cukup informasi untuk membuat pembaca laporan bisa memahami situasi selama kegiatan. Hal ini tentu tergantung juga dengan bahasa yang Anda gunakan.
Biasanya penggunaan bahasa deskriptif yang merangkai event per event pada kegiatan adalah pilihan yang baik untuk mendapatkan detail tinggi.
-
Transparan dan Jelas
Banyak karyawan sering kali menutupi kegagalan ataupun hambatan dalam laporan ini karena tidak mau disalahkan atas kegagalan yang terjadi. Padahal tanpa informasi yang transparan, evaluasi bisa bergeser.
Jika kegiatan yang gagal dinyatakan lancar, tentu pembelajaran yang diambil untuk kedepannya juga bisa terpengaruh. Jika ingin laporan tersebut valid, jangan tutup-tutupi hal yang sebenarnya terjadi.
Untuk penggunaan bahasa, pastikan juga jelas dan tepat. Jangan gunakan bahasa ambigu pada laporan untuk keperluan menutupi masalah yang sebenarnya terjadi.
Pastikan informasi mudah dimengerti dan tidak membuat salah paham.
-
Sistematis dan Rapi
Laporan yang baik haruslah mudah diikuti. Karena itu, pastikan membuat LPJ ini secara sistematis dan rapi.
Sistematis di sini adalah susunan yang urut berdasarkan peristiwa yang terjadi. Sedangkan rapi, adalah tampilan dari dokumen agar bisa dibaca dengan lebih mudah.
-
Komprehensif dan Informatif
Saat membuat laporan, pastikan isinya komprehensif dan informatif. Komprehensif disini berhubungan dengan pertanyaan yang bisa dijawab dari laporan tersebut. Sebagai patokan, Laporan pertanggungjawaban harus mampu menjawab 5W dan 1H, yang merupakan ‘what’, ‘who’, ‘why’, ‘when’, ‘where’ dan ‘how’.
Pastikan juga laporan bersifat informatif. Jadi siapa saja yang membaca laporan tersebut bisa mengerti tanpa harus tahu soal jargon dan kata khusus yang berhubungan dengan kegiatan tersebut.
Baca Juga: Lakukan 5 Tahapan Ini Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan
Kelola Data LPJ Mudah dengan LinovHR
Dalam menyusun laporan pertanggungjawaban, lampiran diperlukan untuk transparansi kegiatan salah satunya adalah struk bukti pengeluaran.
Perusahaan dapat melakukan reimbursement kepada karyawan apabila karyawan mencantumkan bukti pada lampiran LPJ.
Namun, karena proses reimbursement yang rumit dan memakan waktu dokumen fisik tadi berisiko hilang karena tercecer dengan dokumen lainnya.
Untuk mencegah hal itu, Software HRIS LinovHR bisa menjadi solusi. Memiliki fitur klaim reimburse, karyawan hanya perlu mengajukan klaim dengan mengisi form serta bukti transaksi ke ESS LinovHR.
Selanjutnya HR selaku admin ESS LinovHR akan melakukan validasi dan klaim siap dicairkan. Mudah bukan? Selain itu, untuk evaluasi kegiatan sampaikan feedback melalui modul performance management.
Jadi, tidak perlu lagi sungkan untuk menyampaikan pendapat atas kelancaraan kegiatan perusahaan karena Anda dapat mengirimkannya secara anonymous.
Nantinya fitur ini juga dapat membantu perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan KPI. Berlanggan dengan LinovHR sekarang untuk memudahkan monitoring kerja karyawan!
