Setelah kita melakukan perjalanan dinas, kita harus sesegera mungkin membuat laporan perjalanan dinas. Secara sederhana, laporan ini berisikan catatan aktivitas dan pengeluaran selama perjalanan dinas.
Laporan ini bermanfaat untuk penilaian perusahaan terhadap perjalanan kedinasan yang telah dilakukan. Jika Anda belum familiar dengan jenis laporan ini dan cara membuatnya, artikel LinovHR ini akan menjabarkan tentang laporan ini untuk Anda.
Simak baik-baik agar Anda bisa membuat laporan yang satu ini dengan baik
Apa yang Dimaksud Laporan Perjalanan Dinas?
Perjalanan dinas adalah kegiatan bepergian oleh karyawan ke suatu tempat yang telah ditentukan perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Kegiatan ini dibiayai oleh perusahaan.
Setelah melakukan perjalanan dinas, karyawan harus membuat catatan tentang perjalanan tersebut. Catatan itu disebut laporan perjalanan dinas.
Laporan perjalanan ini memuat detail tugas yang harus diselesaikan, kegiatan yang harus dilakukan, dan biaya perjalanan yang dikeluarkan. Laporan perjalanan tersebut bertujuan untuk memberikan tanggung jawab kepada perusahaan yang telah membiayai perjalanan dinas.
Baca Juga: Begini Cara HRD Atur Perjalanan Dinas Agar Lebih Praktis
Jenis-jenis Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas sendiri memiliki beberapa jenis sesuai dengan maksud dan tujuannya.
Setidaknya ada 3 jenis perjalanan dinas, yaitu:
1. Perjalanan Dinas Berdasarkan Transportasi
Berdasarkan transportasi yang digunakan karyawan, terdapat tiga jenis perjalanan dinas yaitu:
- Perjalanan darat: Perjalanan dinas lewat darat dilakukan jika tujuan dinas tidak terlalu jauh dan bisa ditempuh dengan mobil, bus, atau kereta.
- Perjalanan laut: Perjalanan laut dilakukan menggunakan kapal laut apabila jarak ke tempat tujuan dipisahkan oleh laut dan waktu perjalanan dinas panjang.
- Perjalanan udara: Perjalanan dinas lewat udara dilakukan menggunakan pesawat terbang karena jarak terlalu jauh dan waktu dinas pendek.
2. Perjalanan Dinas Berdasarkan Lokasi
Lokasi juga menentukan perjalanan dinas. Ada tiga perjalanan dinas berdasarkan lokasi, yaitu:
- Perjalanan dalam negeri: Perjalanan dinas dalam negeri dilakukan dalam suatu negara yang sama, dari suatu kota ke kota lainnya.
- Perjalanan luar negeri: Perjalanan dinas luar negeri dilakukan jika karyawan bepergian menuju negara yang berbeda.
3. Perjalanan Dinas Berdasarkan Urusan
Perjalanan dinas juga berbeda-beda tergantung urusannya. Terdapat 9 pembagian perjalanan dinas berdasarkan urusan, yaitu:
- Mengikuti rapat umum.
- Melakukan kegiatan sosial.
- Mengikuti seminar.
- Menghadiri rapat kerja nasional.
- Melakukan pelatihan.
- Kunjungan ke daerah-daerah
- Mengikuti pelantikan.
- Menghadiri acara seremonial.
- Bekerja sama dengan perusahaan lain
Pentingnya Laporan Hasil Perjalanan Dinas Berdasarkan Perspektifnya
Perjalanan dinas bukanlah kegiatan pelesir karyawan. Oleh karena itu, laporan hasil perjalanan dinas sangat penting untuk dibuat. Dengan laporan ini perusahaan bisa tahu apakah maksud dan tujuan dari perjalanan dinas tercapai.
Inilah pentingnya laporan hasil perjalanan dinas berdasarkan perspektifnya:
1. Perspektif Organisasi
Bagi organisasi atau perusahaan, laporan hasil perjalanan dinas bisa menjadi bahan penilaian terhadap perjalanan dinas yang dilakukan.
Organisasi dapat menentukan apakah perjalanan dinas yang dilakukan membawa manfaat sehingga bisa dilakukan kembali di waktu mendatang.
2. Perspektif Pegawai
Bagi pegawai yang melakukan perjalanan dinas, penulisan laporan dapat mengembangkan soft skill dan hard skill, seperti skill berkomunikasi dalam tulisan.
Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas
Laporan dinas bisa Anda buat dengan mudah, bahkan jika Anda adalah pemula. Berikut cara yang bisa Anda terapkan dalam membuat laporan hasil perjalanan dinas:
1. Menulis Heading
Heading pada laporan ini berisi nama penulis, nama penerima laporan dinas, tanggal, dan topik laporan.
2. Menulis Pendahuluan
Setelah menulis heading, Anda bisa menulis pendahuluan. Pendahuluan pada laporan perjalanan dinas berisi destinasi perjalanan dinas, tujuan diadakannya perjalanan dinas, dan hasil yang diharapkan dari perjalanan dinas tersebut.
3. Menulis Isi
Isi laporan selanjutnya adalah detail kegiatan yang Anda lakukan semasa perjalanan dinas. Anda juga harus menjabarkan bagaimana kegiatan tersebut dapat membantu Anda memenuhi tujuan perjalanan dinas.
Sesekali, perjalanan dinas yang dilakukan tidak berhasil memenuhi tujuan awal. Jika itu terjadi, Anda tetap harus menuliskannya tanpa menutup-nutupi.
Adapun jika perjalanan dinas yang Anda lakukan membawa manfaat bagi perusahaan, Anda harus menulis manfaat tersebut. Lebih baik jika Anda menulis manfaat perjalanan dinas untuk perusahaan daripada manfaat perjalanan dinas untuk diri sendiri.
3. Menulis kesimpulan
Kesimpulan pada laporan hasil perjalanan dinas memuat hal-hal penting dalam kegiatan kedinasan, tercapai atau tidaknya tujuan dari dinas ini, total pengeluaran yang dikeluarkan, manfaat perjalanan dinas, dan rekomendasi yang bisa dilakukan oleh perusahaan berdasarkan temuan perjalanan dinas.
4. Melampirkan Pengeluaran
Hal yang tak kalah penting tentu saja melampirkan pengeluaran yang Anda keluarkan selama perjalanan dinas.
Anda tidak hanya harus mencantumkan total biaya selama perjalanan, tetapi juga semua detail biaya. Sebagai contoh:
- Tiket pesawat
- Konsumsi
- Penginapan
- Biaya parkir.
- Dll
Melampirkan laporan pengeluaran yang detail dalam laporan perjalanan dinas bermanfaat untuk penilaian perusahaan.
Perusahaan dapat mengetahui apakah perjalanan dinas yang dilakukan rugi atau tidak berdasarkan laporan yang memuat detail pengeluaran komprehensif atau tidak.
Contoh Laporan Perjalanan Dinas
Jika Anda masih bingung dengan cara membuat laporan yang telah disebutkan di atas, Anda mungkin akan lebih paham jika melihat contohnya.
Berikut adalah contoh laporannya:
Kesimpulan
Laporan hasil perjalanan dinas sangat penting dibuat karena sebagai bukti tertulis dari perjalanan dinas yang dilakukan, dari laporan tersebut perusahaan juga dapat menilai apakah perjalanan tersebut mencapai hasil positif atau tidak.
Keberhasilan perjalanan dinas sendiri dipengaruhi banyak aspek. Termasuk aspek manajemen perjalanan dinas yang meliputi rencana perjalanan dan pengawasan perjalanan karyawan, serta reimbursement pengeluaran perjalanan dinas juga harus diberi perhatian.
Rencana perjalanan dinas sendiri harus disusun dengan matang mulai dari menetapkan tanggal hingga berapa lama durasi dari perjalanan dinas. Untuk perencanaan sendiri biasanya perlu diajukan dari jauh-jauh hari karena berkaitan dengan persetujuan beberapa divisi di perusahaan.
Beruntungnya sekarang Anda bisa menggunakan Software HRIS dari LinovHR yang memiliki modul Time Management. Dalam modul Time Management terdapat fitur Calender yang dapat digunakan karyawan untuk menandai pelaksanaan perjalanan dinas. Dengan fitur ini, informasi terkait detail perjalanan dinas dapat dipantau oleh perusahaan.
Selain memudahkan dalam perencanaan perjalanan dinas, software HRIS LinovHR juga tersedia Modul Reimbursement. Dengan modul ini proses reimburse pengeluaran perjalanan dinas bisa dilakukan secara digital.
Keuntungan lainnya dari Software HRIS LInovHR adalah adanya modul Reimbursement. Melalui modul ini, Anda dapat mengatur reimburse perjalanan dinas kepada karyawan dengan praktis.
Tak lagi sulit, perjalanan dinas kini bisa diatur dengan mudah lewat Software HRIS LinovHR. Yuk, hubungi kami untuk dapatkan demo gratis!
