Staf administrasi memegang peran penting dalam menjaga kelancaran operasional suatu organisasi.
Untuk mengukur dan meningkatkan kinerja staf administrasi, KPI (Key Performance Indicators) menjadi instrumen vital.
KPI membantu menetapkan target yang jelas, memantau pencapaian, dan memotivasi staf untuk memberikan kontribusi maksimal.
Oleh karena itu, artikel LinovHR ini akan membahas lebih dalam mengenai contoh KPI untuk staff administrasi serta cara untuk menentukannya. Mari segera simak berikut ini!
Tugas dan Peran Staf Administrasi
Di perusahaan, staf administrasi umumnya memiliki tugas dan peran seperti yang terangkum sebagai berikut:
1. Mengelola Dokumen
Staf administrasi bertanggung jawab untuk mengurus segala dokumen perusahaan, termasuk laporan keuangan, notula rapat, serta dokumen-dokumen penting lainnya.
Dalam menjalankan tugas, staf memerlukan kemampuan organisasi, pengaturan dokumen, dan akurasi tinggi.
2. Menyusun Arsip Dokumen
Seluruh file kantor, seperti transaksi keuangan, bukti pembayaran, surat jalan, dan laporan keuangan memerlukan staf administrasi untuk menyusun dan mengelolanya dengan baik.
Ini juga berlaku untuk dokumen elektronik, seperti data transaksi perbankan yang dilakukan secara online, dan file lainnya yang perlu diarsipkan secara terstruktur.
3. Melakukan Entri Data
Menginput data penting, seperti transaksi, kas, informasi konsumen, dan data supplier juga merupakan tugas seorang staf administrasi.
Keakuratan dalam proses ini sangat penting agar terhindar dari kesalahan dalam pencatatan transaksi di laporan keuangan perusahaan.
4. Mengoordinasikan Kebutuhan Peralatan Kantor
Staf administrasi juga turut bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan departemen lain dalam menyediakan kebutuhan peralatan kantor.
Mereka harus memastikan bahwa kebutuhan operasional kantor terpenuhi dengan baik.
5. Menyediakan Akomodasi untuk Perjalanan Dinas
Mempersiapkan surat jalan, transportasi, tiket perjalanan, serta mengatur penginapan dalam perjalanan dinas juga merupakan tugas staf administrasi.
Saat ada pekerjaan dinas dari divisi lain, bagian administrasi bertanggung jawab untuk mengoordinasikan dan menyediakan kebutuhan akomodasi yang diperlukan.
6. Menyusun Agenda Kantor
Penyusunan agenda kantor yang mencakup penentuan jadwal rapat antar divisi, rapat pimpinan perusahaan, pengelolaan ruang rapat, penjadwalan pertemuan dengan klien, serta persiapan kebutuhan pertemuan juga termasuk tanggung jawab staf administrasi.
7. Melakukan Rekapitulasi Data
Staf administrasi juga bertugas untuk merapikan kembali data yang ada di kantor, terutama jika ditemukan data yang tidak teratur.
Ini bertujuan untuk memudahkan pencarian dan pengecekan data jika dibutuhkan suatu saat nanti.
Contoh KPI untuk Staff Administrasi
Supaya bisa lebih memahaminya, berikut adalah contoh KPI untuk staff administrasi yang dapat Anda jadikan acuan untuk membuatnya:
1. Tingkat Akurasi Data
KPI ini mengukur sejauh mana staf administrasi dapat memasukkan dan memelihara data dengan akurat.
Tingkat akurasi data yang tinggi membantu mencegah kesalahan dan memastikan keandalan informasi yang dikelola oleh staf administrasi.
2. Waktu Respon Terhadap Permintaan
KPI ini mencatat berapa lama staf administrasi memerlukan waktu untuk menanggapi pertanyaan, permintaan, atau kebutuhan lainnya dari internal maupun eksternal.
Respons yang cepat mencerminkan efisiensi dalam menangani tugas administratif.
3. Tingkat Kehadiran dan Keterlambatan
Menilai kedisiplinan staf administrasi dengan mengukur tingkat kehadiran dan keterlambatan.
Ini dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional.
4. Pengelolaan Arsip dan Dokumen
KPI ini fokus pada kemampuan staf administrasi untuk mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen dengan efisien.
Ini mencakup keakuratan dalam pelabelan, pengindeksan, dan penyimpanan dokumen.
5. Efisiensi Penggunaan Software dan Teknologi
Mengukur sejauh mana staf administrasi dapat memanfaatkan perangkat lunak dan teknologi yang tersedia untuk meningkatkan produktivitas.
Ini melibatkan training dan implementasi teknologi yang relevan dengan tugas administrasi.
Cara Menentukan KPI untuk Staff Administrasi
Setelah melihat contoh KPI untuk staff administrasi sebelumnya, berikut adalah cara menentukan KPI-nya:
1. Terapkan 5 Poin SMART dalam KPI
Dalam menentukan KPI, terdapat lima poin utama yang bisa dijadikan acuan, yaitu specific, measureable, achievable, realistic, dan time-phased. Berikut adalah penjelasan dari metode SMART:
- Specific: Pastikan KPI yang dibuat memiliki indikator jelas dan spesifik terkait dengan tugas dan tanggung jawab staff administrasi. Contoh: Menyelesaikan entri data sebelum pukul 17.00 WIB.
- Measurable: Tentukan cara untuk mengukur kinerja staff administrasi. Misalnya, berapa banyak entri data yang harus diselesaikan atau berapa banyak komplain yang harus dihitung.
- Achievable: Pastikan target yang ditetapkan realistis dan dapat dicapai oleh staff administrasi berdasarkan analisis beban kerja dan sumber daya yang tersedia.
- Realistic: Pastikan bahwa KPI yang Anda tetapkan sesuai dengan tujuan yang realistis dan relevan dengan peran staff administrasi.
- Time-phased: Tak kalah penting, tentukanlah jadwal atau frekuensi pengukuran KPI, misalnya, apakah setiap hari, minggu, bulan, atau tahun. Contoh: Mengumpulkan KPI setiap tanggal 3 per bulannya.
2. Menentukan Tujuan atau Target yang Harus Dicapai
Langkah berikutnya adalah menetapkan sasaran yang harus dicapai oleh setiap anggota tim, terutama staff administrasi.
Ini sangat diperlukan karena setiap anggota tim memiliki target berbeda yang harus dipenuhi.
Sebagai contoh, sasaran staff administrasi mungkin terkait dengan penghitungan keluhan yang diterima dari pelanggan atau konsumen.
Oleh karena itu, Anda dapat merancang key performance indicators (KPI) yang lebih terfokus pada aspek pekerjaan staff administrasi.
3. Membuat Pertanyaan atau Indikator yang Harus Dijawab
Setelah sasaran atau tujuan telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menciptakan indikator.
Indikator ini dapat disesuaikan dengan sasaran yang telah ditetapkan untuk menilai apakah sasaran tersebut telah tercapai atau belum.
4. Gunakan Metodologi Pengukuran yang Tepat
Umumnya, KPI dapat dibuat menggunakan platform, seperti Google Spreadsheet Microsoft Excel.
Ini karena keduanya menyediakan rumus dan metode pengukuran yang dapat digunakan sebagai dasar perhitungan.
Prosesnya pun cukup sederhana dan dapat diterapkan pada seluruh tim dalam perusahaan.
Untuk memulainya, Anda perlu menentukan bobot KPI yang harus dicapai. Biasanya, ini diukur dalam bentuk persentase.
Selain itu, Anda juga harus menentukan target dan pencapaian yang harus dipenuhi oleh staff administrasi.
Setelah bobot, target, dan pencapaian telah ditentukan, hasil akhir dari perhitungan akan diungkapkan dalam kolom penilaian akhir atau skor.
5. Pakai Format atau Tabel yang Mudah Dipahami
Terakhir, pastikan Anda menggunakan format atau tabel KPI yang mudah dimengerti dan diisi oleh staff administrasi.
Hal ini penting untuk menghindari kesalahan dalam pengisian.
Dengan demikian, staff dapat mengisi formulir sesuai dengan format yang telah disediakan dan mengirimkannya tepat waktu.
Ukur KPI Staff Administrasi dengan Software Performance Management LinovHR
KPI menjadi ukuran kesuksesan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Capaian indikator KPI menunjukkan sejauh mana karyawan berhasil melaksanakan tugas dan perannya.
Oleh karena itu, sangat penting untuk merancang KPI dan melakukan evaluasi terhadap pencapaian tersebut.
Hal ini berlaku juga untuk staff administrasi, yang erat kaitannya dengan proses bisnis suatu perusahaan.
Dengan menetapkan indikator yang sesuai dalam KPI untuk staff administrasi, perusahaan dapat mengevaluasi dan menilai tingkat efisiensi kegiatan operasional.
Sekarang, penilaian pencapaian KPI dapat dilakukan dengan mudah menggunakan Software Performance Management dari LinovHR. Ini adalah software khusus yang membantu dalam menilai kinerja karyawan, termasuk KPI.
Dengan ini, perusahaan dapat menetapkan KPI, memantau perkembangannya secara real-time, dan mengevaluasi pencapaiannya. Seluruh proses ini dapat dilakukan berkat berbagai fitur yang ditawarkannya.
Sebut saja fitur Performance Review yang memungkinkan perusahaan menilai kinerja karyawan di periode tertentu, baik harian, bulanan, atau tahunan.
Penilaian ini bisa dilakukan dengan berbagai metode, salah satunya fitur 360 degree feedback yang melibatkan berbagai stakeholder untuk mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh.
Selain itu, terdapat pula fitur Goals & KPI untuk memudahkan manajemen menetapkan KPI di tingkat perusahaan, unit kerja, dan individu.
Hasil performance review nantinya akan menjadi dasar bagi HR untuk menyusun strategi yang tepat ke depannya.
Ini membantu HR untuk mengambil keputusan, apakah karyawan berpotensi menjadi successor di posisi tertentu, atau apakah mereka membutuhkan program training komprehensif untuk mengembangkan suatu skill.
Evaluasi ini nantinya akan memberikan umpan balik yang bermanfaat kepada staff atau karyawan untuk meningkatkan performa mereka.
Dengan LinovHR, perusahaan dapat melacak kemajuan, mengumpulkan data, dan menganalisis kinerja staff administrasi dengan rinci sehingga pengukuran KPI bisa menjadi lebih terarah.
Segera nikmati keunggulan Software Performance Management LinovHR untuk mengukur KPI staff administrasi perusahaan Anda dengan ajukan demonya sekarang!
