Setiap perusahaan tentu ingin mencapai tujuan yang ditetapkan ketika awal perusahaan didirikan. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan bisa menggunakan KPI atau Key Performance Indicator.
Ketika membuat KPI karyawan, perusahaan perlu mempertimbangkan banyak hal. Pertimbangan ini sangat penting agar KPI dapat berjalan dengan efektif.
Apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam membuat KPI? Bagaimana caranya agar KPI dapat berjalan dengan efektif? Tak perlu menunggu terlalu lama, Anda bisa menemukan jawabannya di ulasan LinovHR berikut ini.
Apa Dasar Penetapan KPI Karyawan
Sebelum membuat Key Performance Indicator, Anda perlu menetapkan dasar tertentu. Hal ini penting agar KPI yang dibuat sesuai dengan tujuan perusahaan dan bisa dicapai oleh karyawan.
Dasar penetapan KPI yaitu tujuan perusahaan, kondisi perusahaan saat ini, dan pola pikir karyawan perusahaan. Dengan mengetahui dasar penetapannya, maka perusahaan bisa mendapatkan manfaat KPI. Berdasarkan ketiga hal tersebut, barulah KPI bisa dibuat.Â
Berikut ini adalah penjelasan mengenai ketiga dasar penetapan KPI karyawan.
Tujuan Perusahaan
Dasar penetapan KPI yang pertama adalah tujuan perusahaan. Perusahaan harus mengetahui apa yang ingin dicapai ketika pertama kali perusahaan dibentuk. Tujuan tersebut kemudian dipecah menjadi tugas-tugas kecil yang bisa dimasukkan ke dalam KPI karyawan.
Kondisi Perusahaan
Dasar penetapan yang kedua adalah kondisi perusahaan saat ini. Sebelum membuat KPI, manajemen perlu menilai apakah saat ini perusahaan sudah optimal dalam mencapai tujuannya apa belum. Jika belum, perusahaan kemudian harus mencari tahu tindakan yang bisa dilakukan untuk mengatasi hal tersebut.
Perusahaan harus membuat strategi agar seluruh lini perusahaan kembali on track dalam pencapaian tujuan. Jika strategi sudah dibuat, maka pecahan dari strategi yang berbentuk tugas-tugas kemudian dijadikan bahan KPI.
Pola Pikir Karyawan Perusahaan
Terakhir, tak lupa perusahaan juga harus mempertimbangkan pola pikir karyawan. Misalnya, apakah setelah KPI ditetapkan karyawan akan mengikutinya? Apakah karyawan akan merasa terbebani dengan adanya KPI? Apakah karyawan mengerti dengan KPI yang telah dibuat manajemen?
Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan melibatkan karyawan dalam pembuatan KPI. Hal ini sangat penting agar karyawan juga mengerti tujuan perusahaan yang ingin dicapai.
Baca juga: Pentingnya KPI Engineering dan Contohnya
Hal Penting yang Harus Diperhatikan dalam Menyusun KPI Karyawan
Perusahaan harus menyusun KPI sebaik mungkin agar dapat dicapai dengan baik oleh karyawan. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun KPI tersebut dituangkan dalam istilah SMART. Istilah ini merupakan akronim dari specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound.
Specific
KPI harus dibuat dengan spesifik dan jelas agar mudah dipahami karyawan dan tidak menyebabkan bias. Jika KPI dibuat dengan spesifik, maka karyawan akan lebih mudah untuk memenuhinya karena sudah tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai KPI.
Measurable
Selain spesifik, KPI juga harus bisa diukur (measurable), baik secara kuantitatif ataupun kualitatif. KPI yang mudah diukur akan memudahkan atasan dalam melakukan penilaian kinerja karyawan.
Achievable
Bisa dicapai atau achievable adalah hal penting lainnya yang harus diperhatikan saat menyusun KPI. Perusahaan harus membuat KPI yang realistis sehingga bisa dicapai oleh karyawan.
Relevant
Poin penting selanjutnya adalah relevansi. KPI karyawan yang perusahaan buat harus relevan dengan tujuan perusahaan. Hal ini tentu dilakukan agar perusahaan bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Time-Bound
Poin terakhir adalah time-bound alias batas waktu. KPI harus memiliki batas waktu pelaksanaan agar karyawan termotivasi untuk mencapainya sebelum batas waktu. Selain itu, batas waktu juga berguna untuk memudahkan pemantauan kemajuan dan penentuan strategi selanjutnya.
Baca Juga: Ini Caranya Menghitung KPI
Bagaimana Agar KPI Berjalan Efektif
Jika KPI diterapkan dengan sembarangan, KPI tidak akan membawa dampak positif bagi perusahaan. Oleh karena itu, KPI harus dilakukan secara efektif agar memberi hasil yang positif.
Bagaimana caranya agar KPI berjalan dengan efektif? Inilah yang harus diperhatikan.
1. Harus Ada Sistem yang Mendukung
Supaya KPI dapat diterima, diterapkan, dinilai, dan dilaporkan dengan baik oleh karyawan, sebuah sistem yang mumpuni untuk melakukan hal tersebut harus digunakan. Adanya sistem dapat membuat proses pencapaian KPI menjadi lebih mulus, terkontrol, dan konsisten.
2. Goal dan Objective Perusahaan Harus Jelas
Tak sedikit pimpinan yang menuntut karyawan untuk menghasilkan performa maksimal, padahal karyawan tidak diberi penjelasan mengenai apa yang sebenarnya harus dicapai. KPI hanya sekadar dibuat tanpa mempertimbangkan goal dan objective perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki goal dan objective yang jelas agar KPI berjalan efektif. Jika karyawan mengetahui apa yang ingin perusahaan capai, langkah-langkah pencapaian tersebut bisa dimasukkan ke dalam KPI yang akan disebarluaskan kepada seluruh karyawan. Semakin banyak karyawan yang memenuhi KPI, maka goal dan objective perusahaan pun akan semakin dekat.
3. KPI Harus Jelas
KPI harus dibuat dengan jelas, ringkas, dan relevan agar mudah dipahami karyawan. Anggap saja KPI adalah sebuah bentuk komunikasi yang akan disosialisasikan kepada karyawan dan dilibatkan setiap saat dalam seluruh aktivitas perusahaan.
4. Jadikan KPI Sebagai Alat Komunikasi
Satu hal yang sering dilupakan oleh perusahaan, KPI karyawan adalah bentuk komunikasi. Maka perlakukanlah ia sebagaimana komunikasi menjadi aspek penting dalam kegiatan perusahaan.
Layaknya komunikasi, KPI juga perlu mematuhi praktik komunikasi seperti informasi yang ringkas, jelas, dan relevan.
Terapkan KPI dengan Aplikasi Penilaian Kinerja
Penggunaan KPI karyawan haruslah bersifat objektif. Apa lagi KPI juga memengaruhi pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan. Dengan KPI yang objektif, pemimpin perusahaan mendapatkan gambaran yang jelas tentang kinerja bisnis dalam jangka pendek atau jangka panjang.
Tapi, membuat KPI yang objektif menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Kebanyakan dari mereka hanya mengadopsi KPI tanpa melihat apakah KPI tersebut mencerminkan bisnis mereka atau tidak.
Oleh sebab itu, Anda butuh sebuah teknologi yang bisa membantu Anda dalam menyusun KPI yang sesuai dengan bisnis Anda. Salah satunya dapat menggunakan Aplikasi Penilaian Kinerja untuk pengelolaan KPI yang lebih efektif dan objektif.
Aplikasi yang bisa perusahaan gunakan adalah Modul Penilaian Kinerja LinovHR. Aplikasi ini memiliki fitur yang bisa membantu manajemen dalam melakukan penilaian kinerja dan performa karyawan.
Salah satu fitur aplikasi ini adalah fitur Goals & KPI. Perusahaan bisa memanfaatkan fitur ini untuk menentukan tujuan perusahaan dan sejauh mana kemajuan perusahaan dalam mencapai tujuan tersebut.
Selain itu, perusahaan juga bisa mengetahui apa yang telah karyawan lakukan dalam mencapai tujuan perusahaan melalui fitur ini.
Tak hanya itu, fitur lain yang dimiliki aplikasi ini misalnya fitur Performance Review untuk melakukan penilaian kinerja karyawan dan fitur Result untuk melihat hasil penilaian kinerja karyawan tersebut.
Lengkap sekali bukan fitur-fiturnya? Karena itulah, jangan sampai Anda kelewatan memperoleh keuntungan dari aplikasi ini.
Segera gunakan Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan untuk kemudahan pengelolaan KPI di perusahaan Anda!
