Penerapan KPI IT dalam menilai dan memantau kinerja seseorang, merupakan langkah penting untuk memastikan hasil kerja yang optimal dan layanan yang diberikan perusahaan berkualitas.
Biasanya seseorang akan terlibat dalam menerapkan sistem kerja berdasarkan prosedur operasional standar (SOP) yang jelas, salah satunya yaitu KPI.
Dalam menghadapi berbagai tantangan yang datang, memerlukan solusi yang sesuai dengan perkembangan zaman.
Terutama di industri IT yang selalu berada di garis terdepan dalam perihal inovasi pengembangan.
Adanya matrik KPI IT support dapat membantu para CIO dalam mengoptimalkan kinerja dan membangun kepercayaan terhadap kinerja IT sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Dengan begitu, untuk mencapai kesuksesan perusahaan secara keseluruhan, penerapan KPI IT department secara rutin wajib dilakukan. Nah, untuk lebih jelasnya mari simak penjelasan dari LinovHR berikut ini!
Apa Itu KPI IT?
KPI IT merupakan indikator terukur yang digunakan oleh Tim TI untuk menilai dan mengevaluasi kemajuan mereka dalam mencapai tujuan bisnis tertentu. KPI ini berperan penting dalam menentukan sejauh mana kinerja Tim TI tersebut.
Tak dapat dipungkiri, baik itu tim TI internal maupun eksternal, tim ini menghadapi tekanan yang semakin meningkat karena perusahaan sangat mengandalkan KPI IT department.
Tidak jarang kita melihat bisnis keseluruhan menghentikan operasinya akibat pelanggaran keamanan, serangan virus atau cyber security, atau bahkan penutupan sistem inti.
Tim TI juga menciptakan nilai yang sangat penting. Dimana tanpa kehadiran mereka bisnis modern tidak akan berkembang, meskipun terkadang hal ini diperoleh dengan biaya yang tinggi.
Baca Juga: KPI Software: Pengertian dan Keuntungannya untuk Perusahaan
Mengapa KPI IT Itu Penting?
KPI IT Manager yang baik memberikan suatu fakta yang sangat penting untuk mengukur kemajuan dalam mencapai tujuan bisnis. Data digunakan sebagai alat untuk menyampaikan hasil kinerja yang dicapai.
Meski pencatatan pengeluaran TI tahunan bisa dilakukan dengan mudah, membandingkan data tersebut dengan pengeluaran TI dari tahun ke tahun memberikan pemahaman yang lebih mendalam.
Pengukuran pertama hanya sekedar data, sedangkan pengukuran kedua adalah metrik yang menyampaikan cerita.
Ketika KPI TI sudah relevan, hal tersebut akan membantu dalam pengambilan keputusan yang mendukung perusahaan mencapai tujuan strategis, dengan memfokuskan tim TI pada faktor yang benar untuk mendorong kemajuan kinerja bisnis.
Hal ini semakin penting karena tim TI harus menjaga keseimbangan antara permintaan bisnis yang terus meningkat dengan anggaran yang tetap atau bahkan menurun.
Dengan begitu, KPI IT manager sangat mendukung pada disiplin dan objektivitas dalam mengukur dampak teknologi terhadap keduanya.
KPI IT yang relevan akan memiliki dampak pada perusahaan, di antaranya:
- Mengarahkan fokus karyawan pada prioritas perusahaan
- Mengkomunikasikan data dalam istilah bisnis yang dimengerti
- Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
- Mendorong peningkatan kinerja
- Mengembangkan diri seiring dengan pertumbuhan perusahan
Cara Membuat KPI IT
Dalam membuat KPI IT sangat penting untuk keberhasilan dan penilaian perusahaan. Ada beberapa langkah yang bisa diterapkan diantaranya:
1. Berapa Durasi yang dibutuhkan untuk Menyelesaikan Proyek
Durasi proyek memiliki peranan yang sangat penting. Keakuratan dalam menjalankan rencana dan pelaksanaan sangatlah krusial.
Pastikan untuk mengestimasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek.
Setiap proyek biasanya dikerjakan oleh individu yang memiliki kompetensi. Penting juga untuk membandingkan berbagai jenis proyek yang sudah selesai, sehingga dapat dilakukan pengukuran.
Durasi dalam hal ini bisa diukur dalam satuan hari atau bulan.
2.Memerhatikan Inisiatif dan Kreativitas Tim
Kreativitas berlaku dalam berbagai bidang, termasuk dalam penyusunan KPI IT. Tim yang memiliki inisiatif, kreativitas, dan terlibat aktif cenderung menghasilkan performa yang lebih baik.
Mereka dapat memunculkan inovasi baru untuk menerima dan menyelesaikan tantangan dengan tangkas. Jika Anda berada di perusahaan IT, faktor ini dapat menjadi salah satu indikator keberhasilan.
Baca Juga: Pentingnya Inisiatif dalam Bekerja Agar Karir Melejit
3. Jumlah Pengunjung di Website
Semua perusahaan yang berhubungan dengan layanan biasanya memiliki website untuk memberikan informasi dan edukasi kepada pengguna.
Semakin tinggi jumlah kunjungan rata-rata di website, maka KPI IT menjadi lebih baik.
Tim IT juga dapat merancang website agar lebih menarik dan dikenal oleh masyarakat dengan branding yang baik. Aspek ini juga memiliki potensi untuk secara bertahap meningkatkan pendapatan perusahaan.
4.Tingkat Ketersediaan Server
Ketersediaan server mengacu pada keadaan ketika jaringan server komputer mengalami gangguan yang menyebabkannya tidak berfungsi. Jika tingkat ketersediaan server semakin tinggi, performanya bisa terganggu.
Apalagi jika pengguna juga menggunakan server tersebut.
Oleh karena itu, perusahaan IT akan melakukan proses pemeliharaan dan memberikan alternatif agar server tetap online dan tidak mengalami gangguan yang menyebabkan kinerjanya melambat atau bahkan mati.
Dalam menyusun KPI perusahaan IT, tingkat ketersediaan server dapat diukur dalam satuan menit, jam, atau hari.
5. Kepuasan Pengguna Juga Berpengaruh terhadap KPI Perusahaan
Perusahaan IT juga secara langsung terkait dengan layanan yang diberikan kepada pengguna atau pengguna layanan.
Oleh karena itu, keberhasilan kinerjanya dinilai berdasarkan tingkat kepuasan pengguna.
Pengguna bisa memberikan skor kepuasan terhadap layanan yang diberikan, misalnya aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan.
Semakin tinggi skor kepuasannya, semakin baik juga KPI IT. Tingkat kepuasan pengguna bisa diukur dalam persentase.
6.Kecepatan Perbaikan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Ini mencakup proses perbaikan perangkat lunak dan perangkat keras. Perangkat lunak mencakup aplikasi yang digunakan oleh perusahaan, sedangkan perangkat keras mencakup komputer dan perangkat keras lainnya.
Untuk perbaikan perangkat lunak dan perangkat keras, terdapat batas waktu yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Semakin cepat masalah diselesaikan, semakin baik juga KPI-nya.
10 Contoh KPI IT yang Perlu Diterapkan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penggunaan KPI IT sangat berdampak pada perusahaan. Untuk itu, ada contoh KPI IT yang sangat direkomendasikan, seperti:
System Restoration
Pada contoh KPI IT ini mengukur waktu yang dibutuhkan oleh departemen IT untuk memulihkan sistem dan melakukan reboot setelah mengalami kegagalan.
Tujuan dari indikatornya adalah untuk menilai keberhasilan divisi IT dalam memulihkan data yang hilang akibat kegagalan tersebut.
Selain itu, indikator ini juga digunakan untuk mengetahui seberapa cepat sistem bisa digunakan kembali oleh perusahaan.
Sebagai contoh, jika ada pemadaman listrik yang menyebabkan gangguan pada sistem jaringan komputer perusahaan, departemen IT akan berupaya memperbaikinya secepat mungkin.
Dengan demikian, perusahaan bisa melanjutkan operasionalnya dan memberikan layanan kepada pengguna, yang pada akhirnya akan meningkatkan kepuasan mereka.
Average Time to Detect
KPI ini digunakan untuk mengukur berapa waktu yang dibutuhkan oleh departemen IT dalam mendeteksi masalah dalam sistem komputer.
Indikator ini memotivasi karyawan, khususnya spesialis IT, untuk melaksanakan prosedur pemeliharaan dengan efektif.
Selain itu, indikator ini juga menunjukkan efektivitas departemen IT dalam melakukan pemecahan masalah secara rutin untuk mencegah terjadinya masalah di masa mendatang.
Average Time Between Failures
KPI ini umumnya digunakan oleh KPI IT department untuk mengukur periode waktu antara kegagalan pada jaringan yang digunakan oleh perusahaan.
Jika hasil indikator ini 2 bulan, hal tersebut menunjukkan bahwa sistem memiliki kecenderungan untuk berfungsi dengan baik sebelum mengalami kegagalan.
Indikator ini membantu perusahaan melacak seberapa sering teknologi yang mereka gunakan mengalami kegagalan.
Dengan begitu, departemen IT dan perusahaan bisa merencanakan strategi untuk meningkatkan fungsionalitas jaringan.
Return on Investment
Indikator selanjutnya adalah tingkat ROI. KPI ini mengindikasikan pendapatan yang diperoleh oleh departemen IT sebagai hasil dari proyek teknologi yang mereka kerjakan untuk perusahaan.
KPI ini berkaitan erat dengan tujuan perusahaan. Hal ini juga umum digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi apakah alokasi dana telah tepat sasaran. Jika, perusahaan mengalokasikan anggaran untuk pengembangan teknologi baru.
Dalam hal ini, perusahaan dapat mengharapkan ROI yang tinggi untuk menentukan apakah teknologi baru tersebut memberikan keuntungan bagi mereka.
Budget Maintenance
KPI IT department biasanya membuat anggaran yang menunjukkan bagaimana sumber daya keuangan mereka digunakan untuk proyek-proyek yang mereka kerjakan.
Karena itu, KPI anggaran pemeliharaan digunakan oleh perusahaan untuk departemen IT. Indikator ini digunakan untuk mengevaluasi bagaimana departemen IT melakukan pengembangan, pembelian, dan instalasi teknologi baru.
User Satisfaction
KPI ini juga digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan di departemen IT. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, indikator ini memiliki keterkaitan yang erat dengan layanan pelanggan.
KPI ini mengukur rata-rata waktu tunggu pengguna saat mereka menunggu petunjuk atau solusi untuk masalah yang mereka hadapi dari departemen IT.
Dalam hal ini, semakin singkat waktu tunggu pengguna, semakin baik performa KPI IT department.
Average Waiting Period
Indikator kepuasan pengguna menggambarkan seberapa cepat departemen IT dapat dihubungi dan memberikan bantuan yang berharga kepada pengguna.
Mendapatkan skor tinggi dalam indikator ini menunjukkan kepercayaan pengguna terhadap departemen IT dalam menyelesaikan masalah atau memberikan informasi yang mereka butuhkan.
Tentunya, hal ini akan menciptakan citra positif bagi departemen IT dan perusahaan secara keseluruhan.
Help Desk Availability
KPI selanjutnya yang umum digunakan adalah ketersediaan help desk. Indikator ini sangat terkait dengan layanan pelanggan.
Hal ini karena departemen IT harus dapat dihubungi dan memberikan klarifikasi melalui telepon, email, atau pesan teks ketika ada pelanggan atau klien yang membutuhkannya.
Tentunya, kepuasan pelanggan atau klien akan meningkat jika departemen IT dapat dihubungi dengan cepat oleh mereka ketika menghadapi masalah.
Account Creation
Setiap karyawan perusahaan biasanya diberikan akun pribadi yang bisa digunakan untuk mengakses server perusahaan.
Oleh karena itu, KPI ini digunakan untuk mengukur keberhasilan jaringan dan server perusahaan dalam menyediakan akses bagi setiap karyawan.
Selain itu, hal tersebut juga menjadi indikator bahwa departemen IT harus membuat akun yang mudah digunakan bagi setiap karyawan perusahaan.
Average Time to Repair
Metrik ini mengukur waktu yang diperlukan oleh departemen IT untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah dalam sistem komputer.
Ahli teknologi menggunakan KPI ini untuk mengevaluasi efektivitas standar pemeliharaan dan respon protokol terhadap situasi darurat.
Baca Juga: IT Support Adalah Teknisi: Ini Tugas, Skill, dan Gajinya
Lakukan Penilaian KPI IT dengan Performance Appraisal LinovHR
KPI yang dirumuskan pada departemen IT akan membantu perusahaan untuk melakukan monitoring performa karyawan dalam melakukan setiap tugasnya.
Dari standar pencapaian yang telah ditetapkan, perusahaan bisa melihat mana karyawan yang bisa memenuhi ekspektasi serta mana karyawan yang perlu dilakukan pembinaan. Atau juga apa yang menjadi hambatan karyawan dalam menyelesaikan tugasnya.
Sekarang, membuat KPI sendiri semakin mudah karena sudah ada teknologi yang memfasilitasinya seperti menggunakan aplikasi pembuat KPI. Teknologi ini membuat penyusunan dan pemantauan KPI bisa dilakukan secara digital, tidak lagi manual.
Salah satu teknologi yang paling direkomendasikan adalah Performance Appraisal LinovHR.
Performance Appraisal LinovHR menyediakan fitur Goals & KPI yang dapat digunakan HR untuk merumuskan KPI baik dari tingkat departemen, sampai dengan tingkat individu. Nantinya, HR bisa memantau KPI ini secara real-time.
HR juga dapat mengunduh laporan perkembangan KPI yang telah dicapai oleh karyawan sesuai kebutuhan. Dari laporan ini, HR bisa melihat secara rinci sejauh apa pencapaian yang telah dilakukan karyawan.
Selain itu, terdapat juga fitur Result yang akan menampilkan hasil dari performance review yang telah dilakukan.
Dengan Performance Appraisal LinovHR, menyusun serta monitoring KPI IT menjadi pekerjaan yang mudah, efektif, dan efisien.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang, dan dapatkan penawaran spesial!
