Seperti fungsi peran perusahaan lainnya, general affair memiliki peran yang tak kalah penting untuk berkontribusi pada perusahaan.
Oleh karena itu, kinerja seorang GA tentunya juga dipantau dan diukur. Pengukuran kinerja mereka ini dinamakan sebagai KPI general affair.
Bagaimana cara mengukurnya serta apa saja contoh dari KPI general affair tersebut? Mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Pentingnya Mengukur KPI General Affair
Mengukur kinerja divisi general affair merupakan hal yang sangat penting. Untuk itulah perlu ada key performance indicator khusus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab mereka.
Mengapa demikian? Hal ini karena mereka memiliki peran dalam menjaga kelancaran kegiatan atau operasional perusahaan secara keseluruhan.
Misalnya, tugas mereka yaitu seperti memastikan perawatan hingga menjaga fasilitas yang dibeli perusahaan. Seorang GA harus mampu untuk memastikan hal tersebut terjaga dengan baik.
Oleh karena itu, dengan adanya KPI ini akan mengukur apakah seorang GA mampu dan berhasil untuk mempertahankan kinerjanya dalam memastikan aspek tersebut.
Cara Mengukur Kinerja Divisi General Affair
Anda perlu memperhatikan beberapa indikator untuk mengukur kinerja divisi general affair dengan tepat.
Dalam hal ini, perusahaan perlu menetapkan indikator yang relevan dengan visi atau misi perusahaan.
Pengukuran KPI pun alangkah baiknya menggunakan ukuran-ukuran yang dapat dengan mudah dicari datanya.
Kemudian, dalam menetapkan sebuah indikator kinerja general affair, indikator tersebut harus memenuhi kriteria SMART-C sebagai berikut:
- Specific: indikator KPI general affair harus bersifat spesifik
- Measurable: indikator harus dapat diukur.
- Achievable: tujuan atau sasaran yang ditetapkan oleh indikator KPI harus masuk akal dan bisa dicapai.
- Relevant: indikator yang dipilih sesuai dengan lingkup bisnis dan proses bisnis organisasi atau departemen terkait.
- Time-Bound: indikator KPI harus memiliki batasan waktu yang jelas.
- Challenging: Sasaran atau target KPI yang ditetapkan menjadi tantangan, misalnya harus ada peningkatan dari pencapaian periode sebelumnya untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Setelah itu, Anda dapat melakukan pembobotan dan penilaian sasaran KPI dengan kriteria:
| Level Prioritas | Kriteria | Alokasi Bobot |
| Penting | Indikator penting namun bukan main value driver untuk operasional perusahaan proses pendukung. | 5-10% |
| Sangat Penting | Indikator sangat penting dan menjadi main value driver untuk operasional perusahaan dan proses pendukung. | 10-15% |
| Kritikal | Indikator sangat penting dan kritikal untuk pencapaian tujuan perusahaan. | >15% |
Setelah KPI ditentukan, maka selanjutnya adalah menetapkan sasaran atau target untuk masing-masing KPI.
KPI general affair yang indikator dan targetnya yang telah ditetapkan akan dituangkan dalam kontrak manajemen.
Dokumen tersebut berisi janji antara pimpinan GA dan atasannya untuk memenuhi target KPI yang ditetapkan.
Contoh KPI General Affair
Setelah mengetahui cara mengukur sebelumnya, Anda dapat melihat beberapa contoh yang dapat Anda gunakan sebagai referensi. Berikut adalah contohnya:
1. Penyelesaian Perbaikan Bagunan atau Fasilitas
Contoh penilaian kinerja divisi general affair yang pertama adalah dalam aspek pengelolaan bangunan atau fasilitas.
Sebagai contohnya, GA memiliki tugas untuk menyelesaikan kerusakan fasilitas yang ada di kantor atau pabrik.
Mereka diberikan target KPI dengan menyelesaikannya maksimal 10 hari. Jika lewat, maka skor KPI tidak akan mampu untuk tercapai. KPI ini penting karena fasilitas yang baik berfungsi untuk menunjang kerja dengan lebih baik.
2. Kebersihan Area Lingkungan Kantor dan Pabrik
Seorang GA memiliki tugas untuk memastikan kebersihan di area kantor.
Dalam hal ini, mereka perlu menunjuk karyawan atau staf yang bertugas untuk membersihkan area kantor sebelum jam kerja.
Oleh karena itu, kebersihan ini merupakan salah satu bagian dari indikator KPI general affair.Â
KPI ini dapat diukur dengan menggunakan satuan skala likert (skor 1-5). Semakin skornya, maka semakin bagus.
3. Efisiensi Utilitas Air
GA akan menganalisa dampak penggunaan inefisiensi air. Apabila terjadi kebocoran dan masalah lainnya, mereka dapat melakukan langkah efisiensi.
Cara mengukurnya biasa dilakukan dalam ukuran persen.
4. Penurunan Angka Kecelakaan
Seorang GA harus mampu untuk menekan angka kecelakaan kerja, terutama pada industri yang berkaitan dengan manufaktur atau pabrik.
GA dapat berkoordinasi dengan HRD atau divisi terkait. Misalnya, mengadakan program pelatihan manufaktur seperti penggunaan mesin, alat berat, dan pekerjaan teknik lainnya.
KPI mereka akan tinggi apabila angka kecelakaannya kecil.
5. Pest Control
Pest control sangat diperlukan terutama untuk industri manufaktur dan jasa.
GA harus memastikan bahwa produk tak terkontaminasi dengan hama karena hal ini akan mempengaruhi testimonial pelanggan.
Pengukurannya dapat dilihat dengan satuan berapa banyaknya kasus dalam periode tertentu. Untuk mencapai KPI yang sukses, mereka perlu menurunkan kasus tersebut dari periode sebelumnya.
6. Nilai Kepuasan Departemen terhadap Divisi Umum (GA)
Departemen GA memiliki keterkaitan dengan urusan personalia. Misalnya, seperti kebutuhan kantor dan kebersihan area kantor.
Oleh karena itu, kinerja mereka dapat dinilai oleh departemen lain di perusahaan yang berhubungan dengan GA.
Apabila nilai kepuasannya tinggi, maka KPI general affair tersebut akan bagus, begitu juga sebaliknya.
7. Waktu untuk Menyelesaikan Perizinan Legal
Pekerjaan lainnya yang berhubungan dengan GA adalah yang berkaitan dengan perizinan legal.
Apabila GA mampu menyelesaikan perizinan legal dengan cepat, maka KPI mereka akan semakin bagus.
Indikator ini bisa diberikan dalam satuan hari. Contohnya GA diberikan waktu untuk menyelesaikan perizinan legal maksimal 14 hari. Maka 14 hari adalah target KPI mereka.
8. Jumlah Protes Masyarakat terhadap Kegiatan Pabrik
Aspek ini biasa terjadi pada industri manufaktur atau pabrik yang suka menghasilkan limbah.
Hal ini bisa memicu protes dan mengganggu masyarakat sekitar.
Oleh karena itu, GA harus mampu untuk menekan jumlah protes masyarakat. KPI genral affair ini dihitung dari frekuensi jumlah protes masyarakat. Apabila frekuensinya semakin kecil, maka semakin bagus KPI-nya.
Baca Juga: Contoh KPI HRD, Indikator, dan Perhitungannya
Ukur Pencapaian KPI Fungsi General Affair dengan Performance Appraisal LinovHR
Proses penilaian karyawan seringkali terlihat rumit dan berpotensi untuk menghasilkan nilai yang kurang akurat atau bahkan tidak objektif apabila tidak dilakukan dengan tepat.
Namun, tak perlu khawatir, Anda dapat mengukur pencapaian KPI general affair dengan maksimal dengan menggunakan Performance Appraisal LinovHR.
Performance Appraisal LinovHR adalah modul yang dirancang untuk melakukan pemantauan dan penilaian kinerja karyawan.
Dalam modul ini terdapat fitur khusus untuk menetapkan KPI dan memantau progresnya, yaitu Goals dan KPI.
Melalui fitur Goals & KPI ini perusahaan bisa menyusun indikator-indikator yang akan digunakan dalam penilaian lalu menentukan jangka waktu yang harus dicapai.
Proses ini tak memakan banyak waktu dan prosesnya sendiri praktis serta akurat. Anda secara otomatis akan menyelesaikan penilaian kinerja karyawan general affair dengan cepat dan terhindar dari adanya potensi human error.
Ayo, segera ajukan demonya sekarang juga dan dapatkan kesempatan untuk mengukur KPI karyawan Anda dengan efektif!
