Kop surat adalah salah satu elemen yang paling penting ketika Anda ingin membuat surat formal untuk keperluan tertentu. Dalam penggunaannya sendiri memiliki tujuan tertentu, yaitu untuk menunjukkan identitas dari pengirim surat resmi.
Kop di dalam surat biasanya akan mencantumkan beberapa hal, seperti nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website dan email, hingga logo atau lambang dari instansi.
Mampu membuat kop surat dengan benar menandakan bahwa perusahaan Anda profesional. Pada artikel LinovHR kali ini, kami akan membantu Anda untuk mengetahui bagaimana cara membuat kop surat secara tepat.
Pengertian Kop Surat
Kop surat adalah salah satu bagian dari surat resmi yang terletak pada bagian paling atas surat. Penggunaan kop di dalam surat resmi sendiri dinilai penting, karena hal tersebut menunjukkan profesionalitas dan citra perusahaan.
Selain itu, kop surat juga berfungsi sebagai identitas sebuah perusahaan atau instansi yang mengirimkan surat kepada penerima surat, hal ini dilakukan agar penerima surat dapat langsung mengetahui darimana surat tersebut berasal.
Secara teknis, sebenarnya kop surat digunakan untuk surat yang yang berbentuk cetak, tetapi kop surat juga dapat digunakan dalam pesan digital untuk mempertahankan kesan merek perusahaan.
Fungsi Kop Surat Perusahaan
Tak hanya berfungsi sebagai identitas perusahaan, penggunaan kop surat juga memiliki beberapa fungsi lainnya, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Membuat Penampilan Surat Menjadi Lebih Menarik
Selain berfungsi sebagai identitas perusahaan, penggunaan kop surat juga akan terlihat lebih menarik di hadapan penerima surat.
Dengan menggunakan kop surat, maka penerima surat dapat langsung mengetahui bahwa surat tersebut memang ditujukan untuk atas nama pengirim yang sudah ditulis.
2. Sebagai Sarana Promosi Perusahaan Tanpa Mengeluarkan Modal
Ternyata, penggunaan kop surat juga dapat berfungsi sebagai sarana promosi perusahaan tanpa mengeluarkan modal yang besar.
Kop surat perusahaan yang tempatnya berada di paling atas surat dapat langsung menjadi pusat perhatian pembaca, yang secara tidak langsung mengetahui keberadaan perusahaan Anda.
Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Struktur Kop Surat
Seperti bagian surat lainnya, dalam pembuatan kop surat juga terdapat beberapa struktur yang harus Anda perhatikan.
Mengetahui struktur kop surat adalah hal yang wajib untuk Anda ketahui, karena kop surat akan berfungsi sebagai tanda pengenal dari perusahaan atau instansi yang Anda miliki.
Jika kop surat perusahaan Anda tidak sesuai, maka hal tersebut dapat menimbulkan keraguan terhadap penerima surat.
Adapun beberapa struktur kop surat yang harus Anda perhatikan, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Kop surat harus ditulis secara lengkap pada bagian paling atas surat dan mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, website resmi, dan logo perusahaan
- Nama perusahaan harus ditulis menggunakan huruf kapital
- Setiap huruf pada awal penulisan kata email, website, dan nomor telepon harus memakai huruf kapital
- Jangan menyingkat ketika menulis nama instansi, jalan, dan nomor telepon
- Jika Anda menulis surat niaga, maka Anda bisa menambahkan macam-macam usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha yang Anda miliki
Contoh Kop Surat Berdasarkan Keperluannya
Agar dapat memberikan Anda gambaran yang lebih jelas lagi mengenai bentuk dan struktur kop surat, maka berikut adalah beberapa contoh kop surat yang dapat Anda ketahui.
1. Contoh Kop Surat Perusahaan
2. Contoh Kop Surat Kampus
3. Contoh Kop Surat Lamaran Kerja
4. Contoh Kop Surat Lembaga Kursus
5. Contoh Kop Surat Organisasi BEM
6. Contoh Kop Surat Instansi Pemerintah
7. Contoh Kop Surat Rukun Tetangga
8. Contoh Kop Surat Yayasan
9. Contoh Kop Surat Sekolah
10. Contoh Kop Surat Karang Taruna
11. Contoh Kop Surat Koperasi
12. Contoh Kop Surat Kantor Hukum
13. Contoh Kop Surat Advokat
Cara Membuat Kop Surat di Word secara Tepat
Sebenarnya, dalam cara membuat kop surat seperti contoh yang sudah dipaparkan pada penjelasan di atas dapat Anda lakukan secara mudah hanya melalui aplikasi Microsoft Word.
Sebelum memulai untuk membuat kop surat di Word, maka Anda harus mempersiapkan informasi dan data yang akan dicantumkan pada kop surat yang akan Anda buat nantinya.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti dalam cara membuat kop surat di word:
- Membuka aplikasi Microsoft Word.
- Sebelum mulai untuk membuat kop surat, maka pastikan terlebih dahulu bahwa page view Microsoft Word Anda sudah dalam pengaturan Print Layout, caranya adalah dengan memilih menu View dan mengklik bagian Print Layout.
- Setelah tampilan mode Print Layout pada Ms Word Anda sudah aktif, maka langkah berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah dengan double click di bagian paling ujung lembar Word untuk memunculkan fitur Header.
- Jika sudah muncul, maka Anda bisa mengatur Header di bagian menu Design dan mencentang pilihan Different First Page, hal ini dilakukan agar halaman kedua dan seterusnya tidak menggunakan Header yang sama, seperti di halaman pertama.
- Selanjutnya adalah melakukan penyesuaian terhadap lebar margin sesuai dengan keinginan Anda yang sekiranya cukup untuk ukuran logo yang akan ditambahkan.
- Jika sudah, Anda bisa mulai untuk mengetik nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website dan email perusahaan.
- Selanjutnya masukkan logo perusahaan Anda dengan memilih menu Insert kemudian klik pilihan Picture dan memilih logo yang berada di dalam folder, kemudian masukkan.
- Lalu, klik logo tersebut jika sudah muncul di lembar Word Anda, lalu mengatur dan memposisikan logo tersebut menggunakan In Front of Text melalui menu Format. Hal ini dilakukan agar logo tersebut bisa di geser secara bebas
- Langkah selanjutnya adalah membuat garis kop surat yang membatasi kop surat dengan isi surat dengan cara menempatkan kursor Anda di bagian paling bawah text, lalu masuk ke menu Home, memilih toolbar Border dan mengklik pilihan Bottom Border. Jika Anda ingin melakukan modifikasi terhadap garis pembatasnya, maka Anda bisa menggunakan Borders and Shading, jika sudah tekan OK.
- Selain menggunakan Border, Anda juga bisa menggunakan Shape yang berada di menu Insert untuk membuat garis pembatas kop surat.
- Jika semua dirasa sudah rapi, maka Anda bisa mengklik dua kali pada tulisan Header untuk menyelesaikannya.
Itulah informasi mengenai apa itu kop surat hingga bagaimana cara membuatnya. Semoga informasi di atas dapat berguna untuk Anda ya!
