Koordinasi adalah tindakan dalam organisasi yang perlu diterapkan di perusahaan. Mengapa? Sebab, jika seluruh karyawan menerapkan koordinasi, tujuan perusahaan akan lebih mudah untuk dicapai.
Salah satu cara untuk memudahkan penerapan koordinasi di kantor adalah dengan menggunakan aplikasi absen online. Bagaimana caranya? Anda dapat menemukan jawabannya di artikel LinovHR ini.
Apa Itu Koordinasi?
Mengutip Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian koordinasi adalah tindakan mengatur organisasi atau kegiatan sehingga peraturan atau tindakan bisa berjalan sesuai apa yang diharapkan dan tidak terjadi pertentangan atau simpang siur.
Istilah koordinasi sering digunakan dalam dunia kerja. Di perusahaan, koordinasi bermakna pengaturan dan penertiban berbagai hal secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
Koordinasi berfungsi untuk menertibkan karyawan dalam perusahaan agar bersatu dalam mencapai tujuan perusahaan. Penyatuan ini tak hanya dilakukan dalam satu divisi, melainkan juga antar divisi serta antara atasan dan bawahan.
Tujuan Koordinasi dalam Perusahaan
Koordinasi diterapkan dalam perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan berikut ini.
1. Mengoptimalkan Kegiatan Perusahaan
Koordinasi bisa mengoptimalkan kegiatan perusahaan karena koordinasi menyatukan karyawan dan menyelaraskan seluruh aktivitas dalam perusahaan.
Koordinasi juga membentuk ketergantungan dan kesinambungan antarpihak dalam perusahaan. Hal ini menyebabkan kerja sama akan lebih sering terjalin. Dengan demikian, perusahaan akan lebih cepat dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Mempererat Pihak-pihak dalam Perusahaan
Koordinasi juga bisa mempererat pihak-pihak dalam perusahaan, terutama antar karyawan.
Hal ini dapat terjadi karena koordinasi bisa mencegah adanya konflik serta meningkatkan kerja sama dan sense of belonging.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan
Tujuan koordinasi yang terakhir adalah untuk mendukung pengambilan keputusan perusahaan. Koordinasi melibatkan banyak pihak sehingga akan ada banyak pertimbangan suara ketika memutuskan sesuatu.
Ciri-ciri Koordinasi
Ciri-ciri koordinasi ada 3, yaitu bersifat kontinu, pasti, dan integratif. Inilah penjelasan mengenai ketiga ciri koordinasi tersebut.
1. Bersifat Kontinu
Koordinasi memiliki sifat kontinu alias berkelanjutan pada setiap periode atau langkah tertentu. Koordinasi bukanlah kegiatan satu arah dan satu waktu karena harus menyesuaikan diri dengan perubahan organisasi.
2. Bersifat Pasti
Ciri koordinasi selanjutnya adalah bersifat pasti dalam mewujudkan kesatuan tindakan. Hal ini bisa terjadi karena koordinasi melibatkan diskusi antarpihak, sehingga aktivitas perusahaan pun akan berjalan dengan pasti.
3. Bersifat Integratif
Ciri koordinasi yang terakhir adalah bersifat integratif. Ini karena berbagai individu menjadi satu dalam koordinasi untuk mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi bukan hanya usaha individu, melainkan usaha kelompok.
Jenis-Jenis Koordinasi
Terdapat dua jenis koordinasi, yaitu koordinasi berdasarkan aliran dan koordinasi berdasarkan ruang lingkup.
1. Koordinasi Berdasarkan Aliran
Koordinasi berdasarkan aliran dibedakan lagi menjadi dua, yaitu:
- Koordinasi vertikal, yaitu koordinasi antara atasan dan bawahan. Misalnya koordinasi antara manajer marketing dengan unit yang ia bawahi.
- Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi antardepartemen pada tingkat hirarki yang sama. Misalnya koordinasi antara divisi marketing dan divisi product.
2. Koordinasi Berdasarkan Ruang Lingkup
Sama seperti koordinasi aliran, koordinasi berdasarkan ruang lingkup juga terbagi atas dua bagian. Kedua koordinasi tersebut yaitu:
- Koordinasi internal, yaitu koordinasi antarkaryawan dalam suatu organisasi untuk menyelaraskan tujuan dan kegiatan organisasi tersebut. Koordinasi ini berlangsung di antara staf dengan staf atau bisa saja berlangsung di antara staf dengan atasan, asal berada dalam organisasi yang sama.
- Koordinasi eksternal, yaitu koordinasi yang dilakukan oleh suatu organisasi dan karyawan dengan pihak luar seperti konsumen, supplier, atau masyarakat.
Ruang Lingkup Koordinasi
Terdapat empat ruang lingkup koordinasi yang perlu Anda tahu.
1. Koordinasi Individu
Koordinasi individu tidak memiliki hubungan langsung dengan manajemen organisasi. Namun meski tak ada hubungan langsung, koordinasi individu berkaitan erat dengan cara seseorang menunaikan tugas dan tanggung jawab dari organisasi.
2. Koordinasi Antarindividu dalam Suatu Kelompok
Koordinasi antarindividu dalam suatu kelompok ditandai dengan alokasi tugas yang adil, komunikasi yang terjalin dengan baik, dan kerja sama yang baik dalam mencapai tujuan kelompok. Contoh koordinasi antarindividu dalam kelompok adalah tim olahraga dan divisi dalam perusahaan.
3. Koordinasi Antarkelompok dalam Suatu Perusahaan
Koordinasi antarkelompok dalam suatu perusahaan berarti kerja sama antara divisi-divisi yang ada di suatu perusahaan. Koordinasi ini sangat penting agar kegiatan operasional perusahaan bisa terlaksana dan tujuan perusahaan bisa tercapai.
4. Koordinasi Antarperusahaan
Naik ke tingkat yang lebih tinggi, ruang lingkup terakhir adalah koordinasi antara perusahaan-perusahaan. Koordinasi ini dilakukan dengan pihak luar demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Baca Juga: Strategi Komunikasi yang Efektif dengan Rekan Kerja
Permudah Koordinasi dengan Libatkan Karyawan Bersama Aplikasi Absen Online
Koordinasi dalam perusahaan memainkan peranan penting. Dengan koordinasi yang baik tujuan perusahaan bisa tercapai.
Dengan koordinasi yang baik pula, aliran informasi dan tugas juga bisa terdistribusi dengan baik sehingga produktivitas dan kinerja karyawan bisa maksimal. Karyawan bisa mengetahui apa yang mereka perlu lakukan untuk bisa terlibat dan memberikan kontribusi demi mencapai tujuan yang diharapkan perusahaan.
Tidak hanya itu, koordinasi juga menandakan bagaimana hubungan yang terbangun baik secara vertikal antrakaryawan maupun horizontal antarkaryawan ke atasan.
Jika sering terjadi miskomunikasi baik antarkaryawan atau atasan, tentu itu menandakan buruknya koordinasi yang terjadi di perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan Anda harus segera menerapkan koordinasi dalam setiap lini aktivitas di kantor.
Bentuk miskomunikasi karena kurangnya koordinasi yang sering dialami di perusahaan adalah masalah absen dan cuti. Sebelumnya, telah dijelaskan bahwa koordinasi sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.
Misalnya, seorang karyawan mengganti shift kerja atau mengambil cuti tanpa pemberitahuan dan tidak diketahui oleh manajemen. Hal ini bisa menyebabkan rekan kerja di kantor akan kesulitan menjalankan pekerjaannya.
Karena itulah, Anda dapat menggunakan Aplikasi Absensi LinovHR untuk mengelola absensi. Aplikasi absensi online ini memiliki beragam fitur yang memudahkan koordinasi karyawan.
Sebut saja fitur Request untuk mengajukan izin, cuti, lembur, dan pertukaran shift kerja. Pengajuan yang dilakukan karyawan lewat fitur ini dapat diketahui dan disetujui oleh manajemen, sehingga karyawan tidak bisa tidak hadir ke kantor tanpa pemberitahuan.
Selain itu, pada aplikasi ini juga terdapat fitur Team yang berisi nama-nama rekan kerja karyawan dalam satu tim yang sama. Fitur ini memudahkan karyawan untuk mengetahui kepada siapa saja ia harus berkoordinasi.
LinovHR siap membantu Anda dalam mencapai koordinasi karyawan.
Jika Anda tertarik, segera hubungi kami dan dapatkan jadwal demo gratis!
Itulah tadi pembahasan mengenai apa itu koordinasi. Informasi bisa menjadi acuan tim Anda agar bisa berkolaborasi lebih maksimal lagi. Hal ini tentunya dapat menunjang performa karyawan, tim, dan juga perusahaan.
Semoga bermanfaat!
