Komunikasi Organisasi: Pengertian, Fungsi, dan Tahapan Membangunnya

Komunikasi organisasi menjadi nafas dari keberlangsungan sebuah organisasi. Di mana komunikasi dalam organisasi sendiri adalah jaringan komunikasi antar manusia yang saling bergantung satu dengan lainnya dalam konteks organisasi.

Dalam penerapannya, komunikasi ini tidak bergantung pada jumlah orang yang terlibat, tapi lebih kepada pengaturan serta proses komunikasinya. Agar Anda dapat lebih mengerti mengenai komunikasi yang ada di organisasi, mari simak artikel LinovHR berikut ini!

.

Mengenal Apa itu Komunikasi Organisasi

Menurut Goldhaber, komunikasi organisasi adalah suatu proses terciptanya pertukaran informasi dalam satu jaringan hubungan tertentu yang bergantung oleh satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang berubah-ubah atau tidak pasti. 

Sedangkan, menurut Andre Hardjana di dalam bukunya Komunikasi Organisasi Strategi dan Kompetensi (2016) mengatakan bahwa komunikasi dalam organisasi merupakan komunikasi yang berlangsung sebagai cara menggerakan berbagai kegiatan karyawan secara terkoordinasi dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi.

Jadi, dapat kita simpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah proses pertukaran informasi untuk menggerakan orang-orang dalam organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh organisasi.

Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Ada beberapa fungsi komunikasi di dalam organisasi. Tentu ini berkaitan dengan bagaimana pesan tersebut disampaikan, berikut ini beberapa fungsi tersebut.

1. Informatif

Organisasi akan bertindak sebagai suatu sistem yang memproses informasi, proses yang muncul tersebut diharapkan dapat memberikan dan menerima informasi dengan baik demi tercapainya kelancaran di dalam organisasi.

2. Regulatif

Fungsi ini diharapkan mampu untuk mempermudah peraturan hingga memberikan pedoman yang sudah ditetapkan oleh anggota dan pimpinan organisasi tersebut.

Apabila ada yang tidak menaatinya, maka akan ada hukuman bagi anggota organisasi tersebut.

3. Integratif

Fungsi ini berkaitan dengan penyediaan saluran atau hal yang memudahkan anggota organisasi untuk melakukan atau melaksanakan tugas tertentu dengan baik.

Baca Juga: Apa Saja Etika Komunikasi yang Perlu Diperhatikan?

Jenis-jenis Komunikasi Organisasi

Pada umumnya, ada dua jenis komunikasi di dalam organisasi, yang dikenal dengan komunikasi internal dan eksternal.

1. Komunikasi internal 

Jenis ini, merupakan komunikasi yang berfokus kepada interaksi dan juga upaya untuk membangun relasi dengan sesama anggota organisasi.

Contoh seperti mengubah visi yang sudah ada sebelumnya. Pengubahan visi dilakukan dengan menyatukan pendapat setiap anggota organisasi, diskusi, dan kesepakatan setiap anggota organisasi.

2. Komunikasi Organisasi Eksternal

Jenis yang kedua adalah komunikasi organisasi eksternal. Jenis ini akan berfokus pada pembangunan relasi dengan organisasi luar atau kelompok lain dari organisasi tersebut.

Jenis komunikasi eksternal juga biasanya digunakan jika organisasi ingin mencari sponsor ataupun iklan sehingga membutuhkan pihak luar sebagai pihak yang membantu.

Melakukan Pendekatan Komunikasi Organisasi

Pendekatan komunikasi dalam organisasi dapat dibagi kedalam tiga pendekatan yaitu pendekatan makro, mikro, dan individual.

1. Pendekatan makro

Pendekatan makro dalam organisasi biasanya dilihat sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi akan melakukan aktivitas tertentu contohnya seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi, melakukan integrasi dan menentukan tujuan organisasi.

2. Pendekatan mikro

Dalam pendekatan ini akan memfokuskan kepada komunikasi di dalam unit atau sub unit organisasi. Proses komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok, komunikasi dalam pemberian orientasi dan pelatihan.

3. Pendekatan individual

Pendekatan jenis ini akan berusaha berfokus kepada tingkah laku komunikasi antara individu dalam organisasi. Semua yang telah dijelaskan pada pendekatan sebelumnya akan diselesaikan oleh komunikasi individu satu sama lain.

Tips Membangun Komunikasi Organisasi yang Efektif

Membangun komunikasi organisasi bukanlah perkara mudah. Ini terbukti dari banyaknya organisasi yang mengalami konflik karena gagal menerapkan komunikasi yang efektif. Berikut ini tips membangun komunikasi efektif dalam organisasi.

1. Jangan fokus terhadap diri sendiri

Komunikasi harus dilakukan secara dua arah. Oleh sebab itu, Anda dapat  melakukan komunikasi dengan baik dan benar yaitu dengan cara tidak mendominasi pembicaraan dan jangan fokus terhadap diri Anda sendiri.

Cobalah berikan juga perhatian dan kesempatan yang sama pada lawan bicara Anda.

2. Menjadi pendengar yang baik

Dengan menjadi pendengar yang baik, Anda sudah termasuk melakukan komunikasi dengan baik dan benar. Perhatikan dengan seksama apa yang dikatakan orang lain, dari nada bicara hingga bahasa tubuhnya.

Bila Anda bersikap demikian maka lawan bicara Anda akan mempercayai Anda sehingga dapat menjalin hubungan komunikasi yang baik.

3. Memperhatikan nada dan bahasa tubuh

Pemilihan kata memang penting namun memperhatikan nada bahasa tubuh kita juga tidak kalah penting. Walaupun Anda setuju dengan pendapat lawan bicara, bukan berarti Anda dapat mengabaikan hal-hal non verbal seperti nada dan bahasa tubuh.

Jika Anda dapat mengatur nada dan bahasa tubuh Anda dengan konsisten sesuai dengan kata-kata yang Anda ucapkan, maka orang lain akan lebih mudah percaya dengan Anda.

4. Jujur dan terbuka

Kemudian cara berkomunikasi yang baik selanjutnya adalah bersikap terbuka dan jujur dengan apa adanya, sehingga lawan bicara Anda tidak salah paham dengan Anda.

Bahkan jika Anda merasa keberatan dengan arah pembicaraan, Anda dapat mengungkapkan dan mengganti topik pembicaraan yang lain.

5. Mendukung dalam bersikap

Dengan menunjukan dukungan adalah salah satu cara berkomunikasi yang baik. Walaupun Anda tidak setuju dengan opini orang lain bukan berarti Anda harus selalu menjatuhkan dan menyerangnya.

Anda dapat memberikan kritik membangun yang dapat membantu mereka. Anda juga dapat menunjukan empati dan alasan yang jelas saat berkomunikasi tanpa bersikap agresif.

6. Tidak usah memberi nasihat tanpa diminta

Tidak semua nasihat dapat diterima orang lain karena pada dasarnya kita tidak mengerti keadaan dan perasaan yang sedang mereka alami. Ada kondisi dimana orang tersebut hanya butuh didengar, disaat itu Anda hanya perlu mendengar dan memberi jawaban ketika diminta berpendapat.

Itulah penjelasan komunikasi organisasi yang perlu Anda ketahui. Dengan penerapan komunikasi dalam organisasi yang efektif Anda dapat meminimalisir terjadinya konflik dan bisa mencapai tujuan organisasi.