Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Cara Membangunnya

Komunikasi merupakan hal yang tak terpisahkan dari kegiatan manusia. Dengan komunikasi yang lancar, manusia dapat memahami satu sama lain dengan mudah dan menguntungkan kedua belah pihak.

Umumnya manusia akan berselisih jika komunikasi di antara mereka tak berjalan lancar. Komunikasi memerlukan beberapa elemen, yaitu; Clear (Jelas), Concise (Ringkas), Concrete (Konkret), Correct (Benar), Coherent (Koheren/Masuk akal), Complete (Lengkap). 

Komunikasi pun juga tak dapat dipisahkan dari perusahaan. Komunikasi yang digunakan dalam perusahaan sering disebut juga komunikasi bisnis. 

 

Apa itu Komunikasi Bisnis?

Komunikasi bisnis adalah suatu proses pertukaran informasi suatu perusahaan dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.

Sama halnya dengan kehidupan manusia, komunikasi membantu para pihak terkait perusahaan baik internal maupun eksternal saling memahami dan mencapai tujuan bersama.

Tiap perusahaan membangun pola komunikasi mereka sebaik mungkin agar menghindari kekeliruan dan meningkatkan efisiensi. 

 

Baca juga : Etika Komunikasi Saat Bekerja

 

Jenis Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

Tiap perusahaan memiliki individu yang berbeda dan unik. Tentunya jenis komunikasi bisnis yang digunakan berbeda tergantung individu yang diajak untuk berkomunikasi. 

 

1. Komunikasi Internal Ke Bawah

Jenis komunikasi ini merupakan jenis komunikasi yang terjadi dari seseorang yang berada di level lebih rendah pada level yang lebih tinggi seperti manajer atau pimpinan berdasarkan hirarki perusahaan.

Pemimpin atau manajer memerlukan informasi dari bawahan mereka mengenai informasi operasional perusahaan berdasarkan formulir yang bersifat sistematis, laporan, survei, dan informasi penting lainnya dari berbagai sumber yang diperlukan  dalam suatu perusahaan. 

 

2. Komunikasi Internal Ke Atas

Jika tipe komunikasi di atas adalah komunikasi dari bawahan ke atasan, Komunikasi jenis ini adalah komunikasi atasan ke bawahan.

Komunikasi bisa melalui memo, suat, komunikasi verbal ke bawah. Seorang pemimpin harus mengajak dalam profesionalitas komunikasi dengan prosedur yang aman dan jelas sehingga tidak ada misinterpretasi. 

 

3. Komunikasi Internal Sesama

Komunikasi Sesama adalah komunikasi yang dilakukan rekan kerja dengan sesama rekan kerjanya melalui bicara secara langsung, mengirim email, bahan melalui telepon.

Sesama rekan harus saling memahami dan mendukung serta menghargai satu sama lain ketika saling berkomunikasi. 

 

4. Komunikasi Eksternal

Sesuai namanya, komunikasi eksternal melibatkan pihak-pihak yang berada di luar perusahaan antara lain; konsumen, vendor, distributor, reseller, dll.

Komunikasi eksternal berkaitan juga dengan membangun citra positif perusahaan terhadap pihak luar perusahaan. Semakin bagus komunikasi bisnis yang terjalin dengan pihak eksternal, semakin bagus pula citra perusahaan. 

Baca juga: Proses Komunikasi: Pengertian, Contoh, dan Manfaatnya di Dunia Kerja

 

Manfaat Komunikasi Bisnis yang Baik dalam Perusahaan

Manfaat dari komunikasi bisnis yang baik dalam suatu perusahaan sangat berpengaruh besar bagi perkembangan perusahaan. Berikut beberapa manfaat komunikasi yang baik dalam perusahaan, antara lain : 

 

1. Mengurangi kesalahpahaman

Komunikasi yang baik akan memperlancar arus informasi antara karyawan dan divisi-divisi yang terkait. Dengan demikian, satu tim keseluruhan dapat cepat mengerti point yang ingin disampaikan dan kesalahpahaman dapat dihindari. 

 

2. Meningkatkan produktivitas karyawan

Karena arus informasi berjalan dengan lancar, karyawan dan atasan pun lebih cepat untuk menerima laporan dan instruksi mengenai pekerjaan.

Informasi yang lebih cepat dan cermat diterima membuat produktivitas menjadi meningkat antara atasan maupun bawahan dalam perusahaan. 

 

3. Menguatkan sinergi antar divisi

Proses alur informasi tidak selalu melulu antar karyawan satu divisi dengan atasan. Komunikasi bisnis perusahaan juga melibatkan antar divisi yang harus memberikan informasi satu sama lain jika memang dibutuhkan.

Informasi dalam komunikasi yang baik akan meningkatkan sinergi antar divisi dan memicu perusahaan semakin kuat menghadapi tantangan. 

 

4. Mempercepat pembentukan knowledge perusahaan

Kumpulan informasi dan data yang penting dapat menjadi knowledge yang berguna dalam perkembangan dan penentuan keputusan perusahaan.

Semakin cermat dan tepat informasi yang diterima, semakin terbentuk knowledge perusahaan.  Untuk mengantisipasi hal ini diperlukan juga pengelolaan knowledge oleh perusahaan. 

 

Baca juga : 4 Cara Meningkatkan Kemampuan Berpikir Kreatif

 

5. Proses kegiatan perusahaan semakin efektif dan efisien

Karena semakin kuat dan produktif, proses kegiatan perusahaan secara keseluruhan menjadi lebih efektif dan efisien dan mempermudah perusahaan untuk mencapai tujuan. 

 

Cara Membangun Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan

Karena tingkat kepentingannya yang cukup tinggi dan manfaat yang besar, maka membangun komunikasi dalam suatu perusahaan tidak boleh dilakukan secara sembarangan.

Berikut tata cara untuk membangun komunikasi bisnis yang baik dalam perusahaan :

 

1. Kenali siapa komunikan yang diajak berkomunikasi

Ketika perusahaan mengenali bagaimana karakteristik individu dalam suatu komunikasi, perusahaan dan individu akan terkoneksi lebih baik satu sama lain.

 

2. Menetapkan tujuan jelas atas komunikasi

Saat tujuan komunikasi telah ditentukan, maka perusahaan akan  berusaha untuk mencapai tujuan ini secara bersamaan atau menyatukan ide dan pikiran sehingga kerja sama yang dapat disejajarkan.

 

3. Libatkan semua karyawan secara aktif

Ketika komunikasi melibatkan semua karyawan, rasa dan tingkat kepercayaan akan terbentuk dengan sendirinya. Loyalitas akan berjalan beriringan dengan rasa kepercayaan yang meningkat. 

 

Baca Juga : Tips Meningkatkan Skill Komunikasi di Tempat Kerja

 

4. Saling mengerti dan tidak memihak

Saling mengerti menjadikan tiap individu yang terlibat dalam komunikasi bisnis perusahaan merasa nyaman dalam bekerja. Tidak memihak harus pula dijaga demi tidak ada kecenderungan keberpihakan dalam perusahaan. 

 

5. Jaga profesionalitas

Profesionalitas selalu dibutuhkan dalam perusahaan. Komunikasi dengan mengutamakan profesionalisme  tinggi akan mengesampingkan kepentingan pribadi di antara kepentingan perusahan. 

 

Dapat disimpulkan bahwa komunikasi bisnis dalam perusahaan bukanlah hal yang sepele.

Dengan menata komunikasi bisnis yang baik, perusahaan akan berjalan secara harmonis dengan berbagai pihak internal dan eksternal untuk pencapaian tujuan perusahaan,

Sudahkah Anda membina dan memelihara komunikasi bisnis dalam perusahaan Anda?