6 Komponen HRIS yang Penting Harus Ada dan Jadi Pertimbangan

Saat ini, sudah banyak perusahaan yang sadar bahwa penggunaan HRIS untuk menunjang pekerjaan HR adalah sebuah keharusan.

Dengan semakin tingginya kebutuhan software HRIS, semakin banyak vendor yang menyediakan software ini dengan berbagai fitur dan keunggulannya.

Namun, tahukah Anda ada beberapa komponen HRIS yang menjadi hal wajib ada di dalam setiap software HRIS. Komponen ini menjadi core dari fungsi HRIS itu sendiri.

Apa sajakah komponen tersebut? Mari bersama LinovHR sama-sama menguaknya!

 

 6 Komponen HRIS yang Penting

Setiap software HRIS menawarkan modul yang berbeda-beda, tapi secara umum, terdapat core HR software yang menjadi komponen HRIS yang wajib, seperti berikut ini:

 

• Database

Komponen ini dapat digunakan oleh HR untuk mensentralisasi seluruh data karyawan. Database di sini bukan hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan tapi mulai dari membuat, mengelola, sampai mengarsipkan data karyawan.

Di dalam komponen ini berisi data karyawan, termasuk nama, alamat, nomor telepon, posisi, dan informasi lainnya yang diperlukan oleh perusahaan.

Dengan menggunakan komponen ini, nantinya HR bisa dapat dengan mudah melakukan pembaharuan data. Selain itu, karena disimpan secara digital, data pun bisa diakses dengan mudah dan keamanan lebih terjamin.

 

• Time & Labour Management

Ini adalah komponen yang membantu HR untuk mengelola dan memantau jam kerja dan kinerja karyawan.

Di dalam komponen ini HR dapat mengatur shift kerja, melakukan approval cuti, mengakumulasi jam kerja, serta melihat rekap kehadiran karyawan.

Dari sini, HR pun bisa melihat seperti apa kinerja karyawan selama bekerja secara real time.

 

• Payroll

Penggajian adalah pekerjaan HR yang cukup rumit dan memakan waktu. Maka dari itu, komponen HRIS yang dilengkapi payroll menjadi hal wajib.

Komponen ini bertanggung jawab untuk mengelola proses penggajian karyawan, termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan administrasi penggajian lainnya. Fungsi ini memudahkan perusahaan untuk memproses gaji karyawan secara efisien dan akurat.

 

• Benefits Management

Komponen ini mencakup manajemen benefit karyawan, seperti asuransi kesehatan, pensiun, dan cuti tahunan. HR dapat mengelola dan memantau benefit karyawan dengan lebih mudah dan efisien.

 

• Employee Interface

Software HRIS memungkinkan karyawan terlibat aktif untuk memperbarui data profile, melakukan absen dan mengajukan cuti atau izin secara mandiri, serta beberapa kegiatan human resource lainnya.

Karena hal itulah, komponen HRIS ini menjadi wajib. Di sini, karyawan bisa secara mandiri mengelola berbagai informasi terkait human resource mereka hanya dari smartphone atau halaman website saja.

Komponen ini sangat bermanfaat untuk membuat tugas HR lebih ringan serta meningkatkan keterlibatan karyawan di tempat kerja.

 

• Recruitment & Retention

Komponen ini mencakup proses perekrutan dan retensi karyawan, termasuk posting lowongan pekerjaan, seleksi kandidat, dan evaluasi kinerja.

HRIS dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola proses perekrutan dan retensi karyawan secara efektif dan efisien.

 

Baca Juga: Fitur yang Wajib Ada dalam Employee Performance Tools

 

Software HRIS LinovHR Punya Komponen Lengkap

Komponen yang ada di dalam software HRIS akan membantu HR untuk bekerja lebih efektif dan efisien. Maka dari itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menggunakan software HRIS yang memiliki komponen lengkap, terutama core HR.

LinovHR adalah sebuah software HRIS yang memiliki komponen lengkap, beberapa modul, dan fitur-fitur yang beragam. Modul-modul tersebut antara lain:

 

• Organization Management

Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola data-data berkaitan dengan perusahaan. Mulai dari hierarki, job description tiap divisi, serta workflow approval.

 

• Personnel Administration

Modul ini menjadi database karyawan. Di sini HR bisa mengelola secara rinci data-data karyawan selama ia bekerja di perusahaan. Mulai dari data diri, divisi, competency, informasi gaji, dan informasi lainnya. 

 

• Time & Attendance

Modul ini dapat mempermudah manajemen HRD dalam mengelola jadwal kerja karyawan yang memiliki dinamika yang tinggi serta pola kerja yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Modul ini juga masuk ke dalam kategori komponen Time & Labour Management.

 

• Payroll

Modul ini membantu pengguna dalam melakukan pengelolaan gaji karyawan dari awal hingga akhir, mulai dari perhitungan hingga pembuatan laporan payroll.

Dengan menggunakan modul ini, HR bisa menyelesaikan perhitungan gaji untuk 2000 karyawan hanya dalam hitungan menit.

 

• Reimbursement

Modul ini memudahkan perusahaan dalam mengelola sistem reimburse yang ada pada setiap karyawan, baik itu berupa asuransi kesehatan, BPJS Kesehatan/ketenagakerjaan, dana pensiun, uang lembur maupun tunjangan lainnya. 

Seperti penjelasan komponen sebelumnya, modul yang satu ini bisa dikelompokkan pada komponen benefits management.

 

• Loan

Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola fasilitas pinjaman karyawan bagi karyawan. Nantinya perusahaan bisa menentukan siapa saja yang bisa menerima pinjaman, bagaimana proses pembayarannya, sampai memastikan bahwa pinjaman sudah dibayarkan atau belum.

 

• Employee Self Service

ESS memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengelola data human resource mereka sendiri di dalam perusahaan tersebut.

Mulai dari absen, pengajuan cuti, sampai data diri. Modul ini berkaitan pada komponen employee interface.

 

• Recruitment

Dengan modul ini, manajemen HRD bisa melakukan Manpower Planning, Recruitment Request, Career Announcement melalui website dan proses rekrutmen lainnya.

 

• Competency Management

Modul ini digunakan untuk memudahkan pengguna untuk mengelola setiap kompetensi yang ada di dalam unit kerja. Dari sini, HR pun dapat mengetahui skill gap yang terjadi di unit kerja.

 

• Performance Management

Komponen ini memungkinkan HR memantau dan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan dengan lebih objektif.

 

• Career Path

Di modul ini, HR dapat mengelola manajemen karier maupun posisi karyawan lebih mudah serta tepat sasaran sesuai kebutuhan perusahaan.

 

• Succession Management

Modul ini memiliki fungsi untuk mengelola hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan suksesi di sebuah perusahaan.

 

• Learning Management System

Modul ini berfungsi untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan kegiatan pembelajaran atau pengembangan skill maupun kompetensi karyawan.

 

Selain memiliki komponen lengkap, LinovHR juga memiliki keunggulan lain yaitu sudah berbasis cloud dan terintegrasi.

Integrasi ini membuat LinovHR memiliki kemampuan untuk memproses data secara real-time. Dengan kata lain, setiap perubahan atau pembaruan data yang dilakukan oleh pengguna akan langsung tercatat dan tersimpan pada database yang terpusat. 

Hal ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki cabang atau kantor di beberapa wilayah yang berbeda, sehingga informasi dan data HR dapat diakses secara real-time oleh seluruh pihak terkait.

 

Dengan keunggulan-keunggulan yang dimilikinya, LinovHR dapat menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan yang ingin mengelola data dan informasi HR secara terpusat, efisien, dan efektif.