Knowledge Sharing: Pengertian, Dimensi, Manfaat, Aktivitasnya

Saat ini, knowledge sharing atau berbagi pengetahuan memegang peran penting dalam upaya menciptakan lingkungan kerja yang unggul.

Melalui kegiatan ini, Anda dapat memperoleh wawasan yang bermanfaat. Pengetahuan ini bisa menjadi panduan untuk memunculkan inovasi terbaru di masa mendatang.

Artikel LinovHR ini akan membahas lebih dalam mengenai apa itu knowledge sharing, lalu apa saja manfaatnya, serta aktivitas apa saja yang dapat dilakukan untuk mendukungnya!

Apa Itu Knowledge Sharing?

Knowledge sharing adalah sebuah metode untuk menyebarkan pengetahuan sebagai dasar kebutuhan untuk melakukan kerja sama.

Tak hanya pengetahuan, contoh knowledge sharing lainnya dapat juga berupa ide, pengalaman, atau skill seseorang, departemen, organisasi, instansi, atau perusahaan.

Melalui kumpulan pengetahuan yang dihasilkan, metode ini akan menghasilkan inovasi atau ide yang bermanfaat untuk kesuksesan suatu organisasi.

Dimensi Knowledge Sharing 

Berdasarkan Hoof dan Ridder (2004), ada dua dimensi knowledge sharing, yaitu knowledge donating dan knowledge collection.

Knowledge donating adalah konsep di mana seseorang mentransfer pengetahuan dan keterampilan mereka kepada orang lain tanpa mengharapkan imbalan langsung. 

Sementara itu, knowledge collection adalah ketika individu aktif mengumpulkan pengetahuan dengan cara berkonsultasi dengan rekan kerja untuk mendorong mereka berbagi pengetahuan yang dimiliki.

Manfaat Knowledge Sharing bagi Organisasi 

Berikut adalah beberapa manfaat penting dari knowledge sharing bagi organisasi:

1. Menyimpan Informasi Penting

Manfaat utama dari knowledge sharing bagi organisasi adalah kemampuannya untuk menyimpan informasi penting dengan lebih efisien. 

Sebagai contoh, karyawan dapat dengan mudah mengakses kode etik atau buku panduan tugas yang dibagikan kepada mereka.

Hal ini tentunya membantu mengurangi ketergantungan pada manajer atau supervisor untuk menyampaikan informasi. Selain itu, juga memastikan bahwa informasi tersebut dapat diakses dengan cepat.

2. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif

Knowledge sharing dapat menjadi alat strategis dalam mempertahankan keunggulan kompetitif suatu organisasi. 

Dengan berbagi informasi di antara karyawan, organisasi dapat memiliki akses pada keahlian atau pelatihan unik yang dimiliki oleh anggota tim. 

Hal ini menciptakan keunggulan kompetitif dengan memberikan akses ke tingkat pengetahuan yang sama dengan para ahli di bidang tersebut, memastikan bahwa organisasi selalu unggul dalam industri yang bersaing.

3. Mendorong Kolaborasi dan Umpan Balik

Selain itu, knowledge sharing menciptakan budaya pembinaan di dalam organisasi.

Hal ini tentunya mendorong kolaborasi lintas tim, di mana karyawan tidak hanya menggunakan keahlian mereka untuk membangun diri sendiri tetapi juga untuk saling membangun. 

Dengan adanya pertukaran pengetahuan, karyawan dapat belajar satu sama lain dan mengembangkan kompetensi bersama, menciptakan budaya kerja yang lebih kolaboratif.

4. Karyawan yang Lebih Terhubung dan Budaya Kerja yang Mendukung

Manfaat lainnya, yaitu knowledge sharing memberikan nilai kepada karyawan dan menciptakan budaya kerja yang lebih inklusif.

Dengan mendorong pertukaran pengetahuan, organisasi dapat memastikan bahwa karyawan merasa dihargai atas kontribusi mereka. 

Hal ini dapat diwujudkan melalui praktik seperti flash mentoring, di mana karyawan dapat memperoleh pengetahuan dari mentor tanpa komitmen jangka panjang.

5. Mengurangi Waktu Orientasi dan Biaya Pelatihan

Knowledge sharing tidak hanya memberikan manfaat kepada karyawan yang sudah berpengalaman.

Akan tetapi, juga dapat mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk orientasi dan pelatihan.

Dengan memotivasi karyawan untuk membimbing rekan-rekan baru, organisasi dapat mengurangi kebutuhan akan kursus formal. 

Hal ini tentunya dapat mengurangi biaya pelatihan karena Karyawan yang berbagi pengalaman mereka.

Baca Juga: Knowledge Management: Pengertian&Manfaat untuk Perusahaan

Pengelolaan Knowledge Sharing

Pengelolaan knowledge sharing diperlukan untuk menyebarkan pengetahuan secara menyeluruh. Beberapa pengelolaannya yaitu:

• Knowledge map: Menyusun peta yang menunjukkan lokasi pengetahuan di perusahaan, dengan rincian tentang siapa yang memiliki pengetahuan apa dan di mana pengetahuan tersebut berada.
• Talk space: Menyediakan tempat yang dirancang untuk memberikan peluang kepada karyawan untuk berbicara satu sama lain secara informal.
• Smart office layout: Mendesain ruang kerja agar memberikan kontribusi positif terhadap lingkungan yang efektif untuk kegiatan pembelajaran.
• Dedicated knowledge-sharing event: Mengorganisir kegiatan pameran pengetahuan atau forum untuk saling berbagi informasi. 
• Common language: Memiliki bahasa umum dalam berkomunikasi dengan seluruh pegawai. Dimulai dengan membentuk daftar kata perbendaharaannya, kemudian diterjemahkan dalam bahasa yang dimengerti bersama. 
• Knowledge leader: Menentukan pihak yang dapat menggunakan sumber daya, menguasai logika dari knowledge sharing, memonitor partisipasi pegawai.
• A change in culture: Menciptakan budaya dimana pegawai sangat ingin membagi pengetahuan yang mereka miliki. Caranya dilakukan dengan menghilangkan segala hambatan penyebaran pengetahuan.
• Room for tension: Menyatukan pegawai dari bagian yang berbeda untuk bersama-sama menyelesaikan suatu permasalahan.

Indikator Knowledge Sharing 

Menurut Matzler dkk (2008), ada empat jenis indikator knowledge sharing yang digunakan untuk mengukur keberhasilannya. Berikut adalah penjelasannya:

1. Embrained Knowledge

Indikator ini mencakup keterampilan konseptual dan kemampuan kognitif yang dapat diperoleh melalui pendidikan formal. 

Contoh dari embrained knowledge dapat melibatkan penguasaan konseptual dan kognitif yang dapat diperoleh melalui pembelajaran formal.

2. Embodied Knowledge

Pengetahuan ini memungkinkan individu melakukan aktivitas tanpa perlu menggunakan verbal yang menggambarkan pemikiran. Dengan kata lain, pengetahuan itu berasal dari pengalaman sebelumnya.

Contohnya adalah pengetahuan yang berdasarkan pengalaman langsung atau learning by doing.

3. Encultured Knowledge

Indikator ini mencakup struktur afektif dan kognitif yang digunakan oleh anggota organisasi untuk mempersepsikan, menjelaskan, mengevaluasi, dan mengkonstruksi realitas.

Pengetahuan ini juga melibatkan asumsi dan kepercayaan yang digunakan untuk membentuk nilai dan informasi baru dalam konteks budaya organisasi.

4. Embedded Knowledge

Indikator knowledge sharing ini adalah bentuk kolektif dari pengetahuan yang tertanam dalam rutinitas organisasi, praktik, nilai, norma, dan kepercayaan bersama. Contohnya yaitu melibatkan rutinitas spesifik perusahaan.

5. Encoded Knowledge

Indikator knowledge sharing yang terakhir adalah encoded knowledge. Indikator ini adalah pengetahuan yang telah dikodifikasi dan berbentuk eksplisit.

Contohnya dapat termasuk buku, pedoman kerja, deskripsi pekerjaan, dan lain-lain.

Cara Melakukan Knowledge Sharing di Organisasi

Beberapa aktivitas knowledge sharing di organisasi adalah seperti:

1. Membentuk Kelompok Pembelajaran

Anda perlu membangun lingkungan yang terbuka dan saling percaya, serta  menghargai pembelajaran sebagai sebuah kelompok.

Cara ini dapat dimulai dengan mendorong karyawan untuk membentuk kelompok belajar, saling berbagi, dan belajar bersama.

2.Membuat Wiki untuk Berbagai pengetahuan

Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dengan memudahkan akses karyawan ke pengetahuan.

Wiki ini menjadi tempat di mana pengetahuan dapat dengan mudah dibagikan dan didokumentasikan untuk meningkatkan efisiensi tim.

3. Membentuk Hubungan Mentoring antara Pimpinan dan Pegawai Junior

Mentoring antara atasan dengan karyawan junior menjadi strategi yang tak kalah penting dalam berbagi pengetahuan.

Dengan memfasilitasi program mentoring, para pemimpin dapat mentransfer pengetahuan dan pengalaman kepada karyawan junior.

Melalui interaksi ini, pengetahuan yang dimiliki oleh pemimpin dapat diwariskan, memberikan nilai tambah pada perkembangan profesional karyawan yang lebih muda.

4. Program Pertemanan Orientasi

Setelah itu, bimbing karyawan baru melalui program pertemanan orientasi.

Kegiatan yang satu ini dapat meningkatkan efektivitas pengetahuan yang dibagikan.

Dengan menghubungkan karyawan baru dengan yang lebih berpengalaman, program ini membantu karyawan baru untuk mendapatkan informasi baru dengan cepat.

LMS LinovHR Bantu Aktivitas Penyebaran Pengetahuan di Perusahaan 

Kegiatan knowledge sharing di perusahaan menjadi sedemikian penting lantaran dapat meningkatkan pengetahuan antara sesama karyawan. 

Hal ini juga dapat membantu mereka menyamakan persepsi sehingga proses komunikasi dan kerja sama tim berjalan dengan efisien.

Untuk membantu perusahaan mengakomodir kegiatan knowledge sharing secara efektif dan terstruktur, Learning Management System LinovHR hadir sebagai solusi unggul untuk memfasilitasi dan meningkatkan aktivitas penyebaran pengetahuan di lingkungan perusahaan.

Dengan berbagai fitur canggihnya, LMS LinovHR memberikan sarana efektif bagi organisasi untuk mengelola, mendistribusikan, dan melacak konten pembelajaran untuk pelatihan karyawan. 

Hal ini tentunya membantu perusahaan dapat menyelenggarakan pelatihan dan pengembangan karyawan secara terstruktur dan mudah diakses. 

Platform ini juga membantu penyampaian materi pelatihan yang interaktif dan disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga memastikan pembelajaran yang lebih efisien.

Dengan LMS LinovHR LMS, perusahaan dapat menciptakan budaya berbagi pengetahuan, serta mendorong kolaborasi lintas departemen di lingkungan perusahaan.

Dapatkan pengalaman pengelolaan pembelajaran karyawan Anda dengan lebih baik bersama LMS LinovHR. Segera ajukan demonya sekarang dan rasakan keunggulannya!