Kelola Data SDM menggunakan Personnel Administration

Karyawan adalah aset yang sangat penting bagi perusahaan. Begitu pula dengan data dan informasi pribadi karyawan. Itulah sebabnya tiap perusahaan dan tim HR harus mampu menjaga kelola data SDM, yaitu karyawan.

Contoh dari jenis data SDM pribadi milik karyawan adalah tempat tinggal, gaji, data jumlah anggota keluarga, dan lain-lain. Seluruh data dan informasi tersebut bila jatuh ke tangan yang salah, maka akan mempertaruhkan reputasi karyawan dan perusahaan itu sendiri. 

Menggunakan metode manual dalam tata kelola data SDM sangat merepotkan dan memakan banyak tempat. Bayangkan ada banyak kertas dan arsip yang harus disimpan dalam lemari ruangan HRD. Oleh karena itu, penggunaan Aplikasi HR untuk HRD menjadi pertimbangan penting.

Baca Juga: Efektifkah Digitalisasi Arsip Kepegawaian

Banyaknya dan beragam jenis data SDM yang bersifat rahasia menjadi tanggung jawab bagi HR dan perusahaan untuk menjaganya dengan baik.

Tim HR diwajibkan untuk mengelola daya SDM dengan aman dan terintegrasi agar mempermudah kegiatan administratif yang menyangkut soal karyawan. Untungnya, berkat kemajuan teknologi dan digitalisasi, HR disuguhkan sebuah solusi atas problem mengenai pengolahan data yang terjamin keamanannya. 

Melalui modul Personnel Administration Aplikasi HR dari LinovHR, staff HR bisa mengelola secara detail dan menyeluruh informasi dan data karyawan yang dimiliki perusahaan. Perusahaan dan HR semakin optimal dalam mengelola dan menjaga data dan informasi miliki semua karyawan. 

Fitur Personnel Administration

Digitalisasi proses dalam perusahaan mampu menghasilkan efisiensi dan efektifitas.  Kondisi ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh HR dan perusahaan untuk fokus kepada pengembangan kualitas bisnis dan SDM. 

Dalam melakukan kelola data, Personnel Administration memiliki sistem yang terintegrasi satu sama lain. Sehingga bila ada update mengenai data salah satu karyawan, update tersebut akan langsung terlihat pada staff HR lain. Fitur-fitur yang dimaksud antara lain: 

Personal Details

Informasi umum karyawan terbagi dalam beberapa kategori, yaitu informasi dasar karyawan, alamat lengkap, keterampilan bahasa yang dikuasai, informasi anggota keluarga karyawan, serta dokumen pelengkap lain yang menunjang informasi pribadi.

Seluruh data personal ini dapat diinput melalui Aplikasi HR berbasis cloud dari LinovHR, yang memungkinkan staff HR menginputnya dari perangkat manapun dengan internet. 

Pihak manajemen perusahaan dapat melengkapi pendataan riwayat pendidikan dan pengalaman bekerja yang dimiliki oleh karyawan sebelum bergabung dalam perusahaan. Latar pendidikan dan riwayat pekerjaan menjadi krusial untuk menilai seberapa jauh kemampuan karyawan dalam kinerja dan pengetahuan yang dimilikinya. 

Assignment

Fitur ini dapat menampilkan informasi yang terkait dengan posisi atau jabatan karyawan yang sedang dijalankan berikut dengan status kepegawaiannya. Selain itu, reward atau penghargaan bila karyawan memperoleh prestasi dan punishment atau hukuman yang didapatkan atas kinerja yang kurang baik juga ditampilkan terperinci. 

Baca Juga: Mengenal Assessment Karyawan untuk Naik Jabatan

Aset 

Perusahaan biasanya meminjamkan sejumlah aset berupa laptop maupun smartphone untuk membantu kinerja karyawan. Aset yang dipinjamkan tersebut adalah milik perusahaan dan harus dikembalikan kepada perusahaan jika karyawan telah menyelesaikan masa kinerja.

Fitur Aset memudahkan perusahaan untuk melakukan pencatatan semua aset yang dipinjamkan oleh karyawan. Sehingga keberadaan aset perusahaan dapat dilacak dan dikelola dengan efektif.  

Time 

Kehadiran karyawan sangat berpengaruh terhadap produktivitas dan kinerjanya selama bekerja di perusahaan. Data kehadiran, izin, cuti dan lembur turut menjadi salah satu komponen dalam perhitungan gaji karyawan. Dengan demikian perusahaan harus mencatat dengan detail data kehadiran karyawan dengan detail termasuk data cuti, izin dan lembur.

Dalam fitur Time, perusahaan dipermudah dengan pencatatan data kehadiran, cuti, dan lembur dengan lengkap. Seluruh data karyawan yang aktual dan telah diproses kemudian ditampilkan pada tabel processed timesheet. 

Baca Juga: Peranan Absensi Online dalam Perusahaan di Era Digital

Reimbursement 

Selain gaji, reimbursement merupakan hak dari karyawan selama bekerja dalam suatu perusahaan. Fitur tersebut berguna untuk menampilkan seluruh reimbursement yang berhak diterima karyawan seperti perjalanan dinas, kesehatan, dan lain-lain.  Data reimbursement yang pernah diklaim karyawan juga tercatat dan ditampilkan secara runut.

Payroll

Penggajian atau yang lebih familiar disebut payroll adalah kewajiban bagi perusahaan untuk memberikannya kepada karyawan secara tepat waktu.

Fitur Payroll pada Personnel Management berfungsi untuk menampilkan seluruh komponen yang berkaitan dengan penggajian karyawan seperti gaji pokok, akun bank, PPh 21, data kehadiran, hingga lembur dari karyawan tersebut. 

LinovHR merupakan Aplikasi HR berbasis cloud yang menjadi solusi terbaik untuk mengatasi berbagai masalah yang dihadapi HR dalam tata kelola data SDM.

User  Interface dan fitur yang lengkap pada modul Personnel Administration menjadi keunggulan tersendiri bagi

Aplikasi HR dari LinovHR dari aspek kelola data. Sebagai administrator, staff HR dapat menemukan dan memasukkan berbagai informasi dan dengan mudah dan cepat. Kinerja dan proses perusahaan dalam mengelola karyawan pun menjadi lebih mengagumkan.