Digital payroll merupakan sebuah inovasi terkini dalam pengelolaan sistem penggajian di perusahaan. Dengan menggunakan teknologi satu ini, proses penggajian di perusahaan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat.
Kehadirannya menjadi masa depan proses penggajian yang efektif dan efisien. Maka tidak heran bila saat ini banyak perusahaan yang meninggalkan cara-cara manual.
Kelebihan penggunaanya dalam perusahaan pun tidak dapat dipungkiri. Kinerja perusahaan akan semakin pesat dan modern.
Nah, pada artikel LinovHR ini akan kami kupas tuntas mengenai digital payroll dan keuntungannya bagi perusahaan Anda. Mari simak ulasannya berikut ini!
Masa Depan Penggajian dengan Digital Payroll
Penelitian menunjukan bahwa satu dari 10 perusahaan masih mengandalkan spreadsheet untuk menghitung gaji karyawan dan 11% mengandalkan timesheet untuk menghitung penggajian.
Bila perusahaan Anda masih menggunakan slip gaji kertas dan mengandalkan spreadsheet untuk melakukan perhitungan, maka proses penggajian Anda tidak hanya sangat rentan dengan human error, serta prosesnya juga sangat rentan rusak dan berantakan.
Perhitungan gaji secara manual juga sudah tidak relevan lagi dengan keadaan bisnis saat ini yang menuntut semua hal dilakukan secara cepat dan tepat. Maka dari itu, berinvestasi pada digital payroll menjadi sebuah keharusan.
Penggunaan teknologi ini mendorong karyawan untuk memegang kendali penuh atas data human resource mereka sekaligus memberikan visibilitas dan pemahaman yang lebih jelas tentang bagaimana perusahaan menghitung dan membayarkan gaji karyawan.
Proses penghitungan juga bisa dilakukan lebih akurat dengan mengurangi kesalahan manusia, membuat karyawan pun bisa mendapatkan gaji mereka tepat pada waktunya.
Selain itu, penggunaan digital payroll pun mendukung kolaboratif karena semua divisi terkait bisa mengakses data yang sama dari satu pusat yang sama.
Otomatisasi penggajian ini telah membebaskan HR payroll dari pekerjaan repetitif yang membosankan dan membantu menyederhanakan proses, dan menaati peraturan terkait penggajian.
Selain itu, sistem penggajian berbasis cloud juga memungkinkan tim penggajian untuk mengakses data dari jarak jauh dan mendapatkan data terbaru secara real time, yang artinya penggajian bisa menjadi lebih lancar dan praktis.
Kemajuan teknologi penggajian ini dapat meningkatkan laba sekaligus meningkatkan employee satisfaction yang lebih baik.
Baca Juga: Apa Saja yang akan Didapatkan dari Integrated Payroll System
Apa yang Bisa Dilakukan Digital Payroll
Digital payroll system memiliki beragam manfaat bagi perusahaan terutama dalam proses penggajian karyawan. Berikut ada beberapa yang bisa dilakukan digital payroll, di antaranya:
1. Menyimpan Data
Ada banyak data yang perlu disimpan terkait dengan penggajian. Misalnya data karyawan, data rekening, data absen, data cuti, data reimburse, dan lainnya.
Dengan menggunakan digital payroll, perusahaan dapat dengan mudah menyimpan data-data tersebut dalam satu tempat.
Selain itu, digital payroll juga menyediakan fleksibilitas dengan menggunakan sistem berbasis cloud. Dengan demikian, perusahaan dapat dengan mudah mengakses data dari mana saja dan kapan saja.
Jika data sudah tidak diperlukan lagi, penghapusan data juga dapat dilakukan dengan mudah.
2. Menghitung Gaji Karyawan
Penghitungan gaji secara mengharuskan HR payroll menghitung secara manual satu per satu setiap gaji karyawan. Proses ini jelas sangat menyita waktu dan rawan sekali salah.
Tapi ini tidak akan lagi Anda alami saat menggunakan digital payroll. Sistem akan secara otomatis menghitung gaji dengan berbagai komponen gaji di dalamnya seperti pajak, asuransi, dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan.
Semua komponen ini akan langsung ditambahkan ke jumlah gaji sebelum gaji bersih otomatis dibayarkan kepada karyawan.
Bahkan, digital payroll system juga dapat memproses penggantian biaya di luar jaminan BPJS, dan berbagai hal lainnya.
3. Membuat Formulir Pajak
Beberapa digital payroll memiliki kemampuan untuk membuat formulir pajak yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak ini dapat dicetak atau langsung dikirim ke pihak yang berwenang.
Dalam era digital, digital payroll system dapat membantu transformasi HR dengan cepat, karena sistem ini mampu menangani berbagai tugas dan membantu dalam proses digitalisasi secara efektif.
Kelebihan Menggunakan Digital Payroll
Digital payroll telah membawa perubahan positif dalam pengelolaan gaji karyawan di perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menikmati berbagai kemudahan yang meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Berikut ada beberapa kelebihan menggunakan digital payroll:
1. Fleksibel dan Tidak Memakan Waktu
Salah satu kelebihan utama menggunakan digital payroll adalah fleksibilitas dan kecepatan dalam proses penggajian.
Dengan adopsi sistem digital payroll, perusahaan dapat menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk menghitung gaji secara manual.
Sistem ini dapat melakukan perhitungan otomatis berdasarkan parameter yang telah ditentukan, seperti jam kerja, tunjangan, dan potongan.
Selain itu, penggunaannya juga memungkinkan perusahaan untuk mengubah dan menyesuaikan perhitungan gaji dengan cepat.
2. Memiliki Cloud Database
Sistem digital payroll yang berbasis cloud memberikan kemampuan untuk menyimpan database penggajian karyawan dalam jumlah yang besar.
Dengan adanya penyimpanan data berbasis cloud, perusahaan tidak perlu lagi menyediakan infrastruktur fisik untuk menyimpan data gaji.
Data gaji karyawan dapat disimpan secara aman di server cloud, yang dapat diakses dengan mudah dari berbagai lokasi dan perangkat.
Selain itu, penyimpanan data dalam cloud juga meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan data, karena data akan tetap aman meskipun terjadi kegagalan pada perangkat keras.
3. Sistem Payroll Disesuaikan dengan Peraturan Perpajakan Indonesia
Beberapa digital payroll system dapat diatur dan disesuaikan dengan peraturan perpajakan yang berlaku di Indonesia. Sistem akan diperbarui secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan perpajakan yang terbaru.
Dengan menggunakan sistem digital payroll yang telah disesuaikan dengan peraturan perpajakan, perusahaan dapat memastikan pemrosesan pajak yang akurat dan tepat waktu.
Hal ini mengurangi risiko terjadinya kesalahan dan memastikan perusahaan tetap mematuhi kewajiban perpajakan.
4. Menyediakan Laporan Khusus Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Digital payroll system menyediakan kemampuan untuk menghasilkan laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Perusahaan dapat memilih dan memilih jenis laporan yang diperlukan, seperti laporan pengeluaran gaji, laporan kehadiran karyawan, atau laporan perbandingan gaji antar departemen.
Laporan ini dapat membantu manajemen dalam memantau dan menganalisis pengeluaran gaji, serta mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat dan terperinci.
5. Keamanan Data Terjamin
Keamanan data menjadi prioritas utama dalam digital payroll system. Sistem ini dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang canggih, termasuk enkripsi data dan pengaturan izin akses.
Dengan demikian, data gaji karyawan terlindungi dengan baik dari akses yang tidak sesuai.
Penggunaan sistem digital payroll juga mengurangi risiko kehilangan data karena penyimpanan data yang terpusat dan dilindungi dengan baik.
Perusahaan dapat memiliki keyakinan bahwa informasi sensitif seperti gaji karyawan tetap aman dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Software Payroll LinovHR Solusi Digital Payroll yang Efisien
Digital payroll adalah teknologi terkini dalam penggajian yang akan menyederhanakan proses penggajian karyawan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi. Penggunaannya juga menjawab tantangan dari hal-hal yang tidak bisa dilakukan dalam payroll manual.
Maka dari itu, menggunakan digital payroll adalah sebuah keharusan di era bisnis saat ini sehingga pemberdayaan SDM bisa lebih dioptimalkan.
Saat ini, vendor digital payroll pun sudah banyak sekali bisa ditemukan. Di sinilah perusahaan harus lebih cerdik dalam memilihnya, pastikan Anda hanya menggunakan software payroll yang memang mampu menjawab kebutuhan perusahaan.
Salah satu vendor yang mampu menjawab kebutuhan ini adalah Software Payroll LinovHR yang sudah berbasis cloud dan didukung fitur-fitur terkini untuk memproses penggajian.
Dengan Software Payroll LinovHR, Anda dapat menyimpan data payroll, menghitung gaji karyawan secara otomatis, membuat formulir pajak, sampai dengan membuat laporan yang komprehensif mengenai pengeluaran gaji karyawan setiap bulannya.
Jadi ayo gunakan Sofware Payroll LinovHR, software ini terbukti efektif dan efisien dalam menyediakan fitur lengkap dan terintegrasi, sehingga memudahkan perusahaan dalam menjalankan proses penggajian dengan akurat bahkan tepat waktu.
