Catatan kehadiran menjadi salah satu elemen penting dalam suatu perusahaan. Kinerja dari seorang karyawan dapat juga dilihat dari kedisiplinannya melalui presensi atau catatan kehadiran.
Di masa sekarang ini, aplikasi presensi online dengan sistem yang mudah sangat memudahkan perusahaan dalam hal pencatatatan kehadiran karyawannya.
Aplikasi presensi online adalah salah satu sistem presensi atau pencatatan kehadiran yang bisa diakses dan dilakukan secara online.
Artinya, Anda dapat melakukan presensi dimana saja dan kapan saja secara online baik melalui smartphone atau laptop Anda. Tentunya aplikasi presensi ini sangat digemari karena kemudahannya untuk digunakan oleh karyawan.
Mengapa perusahaan Anda perlu menggunakan sistem aplikasi presensi online ini? Yuk kita simak artikel di bawah ini!
Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi Presensi Online?
Tentunya bukan tanpa alasan penggunaan aplikasi presensi online saat ini sangat digemari. Selain adanya pengaruh pandemi Covid-19, presensi online memang memiliki keuntungan yang sangat bisa dipertimbangkan oleh perusahaan Anda. Berikut beberapa diantaranya:
1. Data Akurat
Data kehadiran merupakan data penting yang masuk setiap harinya. Jumlah karyawan yang tidak sedikit dalam suatu perusahaan terkadang membuat admin salah dalam input data, misalnya data waktu, apakah WFH atau WFO dll.
Sedangkan jika menggunakan aplikasi presensi online, data yang masuk adalah data real time yang terintegrasi dengan sistem dan tentunya akurat.
Baca Juga : Nikmati WFH Praktis Berkat Aplikasi Absen Karyawan!
2. Lebih AmanÂ
Selain akurat, data yang masuk dalam absensi mobile akan lebih aman. Tidak akan ada yang bisa memanipulasi saat data itu sudah masuk dalam sistem aplikasi presensi online.
3. Rekapitulasi Lebih Mudah
Pada akhir bulan masa penggajian biasanya rekapitulasi data kehadiran akan dilakukan. Selain itu, rekapitulasi juga dilakukan untuk mereview kinerja karyawan perusahaan Anda.
Penggunaan aplikasi presensi online memungkinkan rekapitulasi akan lebih mudah dilakukan karena lebih sistematis dan datanya sudah terintegrasi.Â
4. Transparansi PelaporanÂ
Rekapitulasi absen yang lebih mudah ini juga dibarengi dengan transparansi pelaporan catatan kehadiran. Karyawan dapat melihat data presensi mereka, lembur kerja karyawan, shift kerja yang berganti dan lain-lain lebih transparan. Hal ini akan membantu evaluasi untuk meningkatkan kebijakan kinerja karyawan.Â
Baca Juga : Contoh Aplikasi Presensi Pegawai Online
5. Fleksibel
Berbasis online dan dapat diakses dari smartphone maupun laptop atau PC tentunya akan membuat penggunaan aplikasi presensi online lebih fleksibel.
Bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja asalkan ada internet dan gadget Anda. Karyawan akan mudah melakukan presensi dan mudah menggunakan aplikasi presensi online yang biasanya lebih user friendly.Â
6. Meminimalisir Kecurangan
Keakuratan dan keamanan data dalam menggunakan sistem aplikasi presensi online ini akan meminimalisir kecurangan dalam pendataan kehadiran karyawan. Data yang didapat akan sesuai dengan data yang dimasukan oleh karyawan perusahaan Anda.
7. Lebih EfisienÂ
Penggunaan aplikasi online untuk presensi tentunya akan lebih efisien dibandingkan pencatatan kehadiran secara manual. Ini akan menghemat waktu karyawan untuk melakukan presensi setiap harinya.
8. Hemat Biaya
Tahukah Anda? Studi dari sebuah perusahaan di Amerika menyebutkan penerapan sistem presensi secara online dapat menghemat biaya hingga 1600 dolar.
Baca Juga : Membahas Absensi Online Solusi Terbaik Manajemen Kehadiran
Kegunaan Aplikasi Presensi untuk Pengelolaan SDM
Apa saja kegunaan dari aplikasi presensi tersebut? Untuk lebih jelasnya, simaklah penjelasan di bawah ini.
1. Mengatur Jadwal Kerja yang Efektif
Aplikasi presensi yang digunakan dalam perusahaan akan memudahkan dalam membuat jadwal kerja yang efektif. Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing serta beban tugas yang berbeda-beda.
Sehingga, pihak HRD harus membuat jadwal kerja yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. Karena jadwal kerja yang terlalu cepat maupun terlalu lama tidak akan membuat karyawan produktif dalam bekerja.
2. Memudahkan Saat Pengajuan Cuti
Jika memakai sistem absensi yang manual, pengajuan cuti karyawan memerlukan proses yang sangat lama. Sehingga jika karyawan tiba-tiba harus mengajukan izin di hari tertentu tidak bisa diproses secara cepat.
Namun jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi presensi seperti pada Software HR LinovHR, karyawan tidak perlu membuat permohonan pengajuan cuti atau izin yang dituliskan di selembar kertas.
Cukup membuka aplikasi presensi, pengajuan izin bisa dilakukan dengan cepat tanpa perlu datang ke kantor. Lalu, admin yang bertugas akan segera menerima pengajuan tersebut.
Selain itu, karyawan juga bisa melihat sisa jatah cuti sehingga mereka bisa mempergunakan cuti dengan sebaik-baiknya.
3. Mengelola Kehadiran Karyawan dengan Cepat
Perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang banyak tentunya divisi HRD akan sulit untuk mengelola catatan kehadiran karyawan jika melakukannya dengan cara manual. Namun, hal tersebut bisa dilakukan dengan cepat jika Anda menggunakan aplikasi presensi pada perusahaan.
Di dalam aplikasi presensi LinovHR, admin bisa memasukkan data kehadiran karyawan untuk selanjutnya akan dianalisis dan dibandingkan dengan jadwal kerja karyawan untuk menghasilkan status kehadiran karyawan secara akurat.
Admin atau pihak HRD tidak perlu repot untuk menginput data kehadiran karyawan.
Baca juga:Â 8 Cara Kecerdasan Buatan Mempengaruhi Pengelolaan SDM
4. Menampilkan Agenda Penting Perusahaan atau Libur
Selain mengolah data kehadiran karyawan, kegunaan aplikasi presensi adalah dapat menampilkan agenda penting perusahaan serta jadwal libur.
Melalui fitur ini, pihak HRD bisa memilih karyawan yang berhak untuk libur atau mengikuti event penting perusahaan seperti program pelatihan dan pengembangan, rapat kerja, atau hal lainnya.
Nantinya, agenda tersebut akan muncul di dashboard para karyawan yang telah terpilih.
5. Mengubah Jadwal Kerja Karyawan
Jika dalam sehari karyawan memiliki beban tugas yang banyak atau tidak bisa hadir ke kantor pada hari tertentu, mereka bisa mengaturnya dengan mengganti jadwal ke hari lain atau menukar jadwal kerja dengan karyawan lain.
Aplikasi presensi ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan yang menerapkan jam kerja shift bagi para karyawannya.
6. Mengajukan Izin Kerja
Jika karyawan memiliki agenda yang bersifat urgent dapat mengajukan izin datang terlambat, pulang lebih awal, atau bahkan tidak masuk kerja melalui aplikasi presensi.
Dengan begitu, pihak HRD bisa segera menerima pengajuan izin karyawan serta mengetahui penyebab jika terjadi ketidakselarasan dalam catatan kehadiran setiap karyawan.
7. Mengatur Jadwal Lembur Karyawan
Karyawan yang memiliki beban tugas yang banyak bisa melakukan pengajuan lembur dengan cepat dan mudah. Setelah karyawan mengajukan lembur, divisi HR yang bertugas bisa segera menerima pengajuan dan mengatur kembali jadwal kerja karyawan agar tidak terjadi kelebihan jam kerja selama satu periode.
8. Menghitung Jumlah Waktu Kerja Karyawan Secara Otomatis
Saat mendekati akhir bulan atau periode kerja, divisi HR akan menghitung jumlah jam kerja, lembur, cuti, serta izin karyawan selama 1 periode penuh. Kenapa hal tersebut harus dilakukan?
Karena komponen-komponen yang telah disebutkan tadi akan dimasukkan pada perhitungan gaji karyawan.Â
Jadi saat waktu penggajian tiba, setiap karyawan akan mendapatkan jumlah gaji yang sesuai dengan jumlah waktu kerja mereka selama 1 periode kerja.
LinovHR: Manajemen Kehadiran Mudah dan Praktis Berkat Time Management System
Penggunaan aplikasi presensi online oleh perusahaan telah terbukti memiliki banyak manfaat dan keuntungan. Penggunaan aplikasi ini memungkinkan manajemen kehadiran yang lebih mudah.
Salah satu aplikasi yang akan memudahkan manajemen kehadiran karyawan Anda adalah Aplikasi Absensi dari LinovHR!
Melalui modul Aplikasi ini, pencatatan kehadiran dan data karyawan seperti jadwal shift kerja, lembur, dan lain sebagainya dapat dilakukan lebih sistematis dan mudah karena berbasis online.
Karyawan bisa secara langsung input data kehadiran yang akan diproses oleh aplikasi ini ini. Aplikasi Absensi memiliki fitur-fitur yang akan membantu HR memudahkan bukan hanya presensi.
Permintaan lembur, cuti, izin serta penggantian jadwal kerja bisa dilakukan langsung oleh karyawan tanpa ribet dan langsung terintegrasi dengan admin perusahaan.Â
Pengelolaan manajemen kehadiran seperti pencatatan presensi tidak akan terasa rumit lagi. Data yang masuk akan dikelola dengan baik oleh sistem presensi dari LinovHR!
Tunggu apalagi? Schedule a demo sekarang!
