Absensi karyawan merupakan hal penting dalam perusahaan yang harus diatur dalam sebuah kebijakan efektif. Kebijakan yang mengatur absensi tersebut dinamakan kebijakan absensi karyawan.
Kebijakan ini dibuat dalam rangka membuat karyawan disiplin dan lebih menghargai waktu sehingga dapat bekerja lebih produktif.
Tapi apakah Anda sudah tahu bagaimana bentuk kebijakan dan cara membuatnya? Anda bisa menemukan jawabannya di artikel LinovHR ini!
Mengapa Membuat Kebijakan Absensi Karyawan Penting
Memiliki karyawan yang disiplin adalah keinginan semua perusahaan. Kedisiplinan itu tentu saja berawal dari kebijakan absensi karyawan yang efektif.
Ketika menerapkan kebijakan absensi, karyawan akan memahami hak dan kewajibannya terkait kehadiran di perusahaan. Misalnya, karyawan tahu bahwa ia berhak menerima cuti dan mengajukan izin. Di sisi lain, karyawan juga memahami kewajiban yang harus ia lakukan sebelum memperoleh haknya.
Sebagai contoh, sebelum karyawan cuti, ia harus mengajukan cuti beberapa hari sebelum hari H. Cuti itu pun harus disetujui terlebih dahulu.
Dalam kebijakan juga memaparkan sanksi yang diterima karyawan jika tidak mematuhi kebijakan. Dengan begitu, kedisiplinan karyawan akan meningkat karena ia menghindari konsekuensi.
Adanya kebijakan yang mengatur absensi juga memberi transparansi pada karyawan terkait peraturan absensi (ketidakhadiran). Sehingga, semua karyawan merasa dibawahi oleh peraturan yang sama tanpa dibeda-bedakan.
Secara keseluruhan, kebijakan absensi karyawan bisa meningkatkan produktivitas dan mempercepat pertumbuhan bisnis.
Baca Juga: Beberapa Alasan Karyawan Lupa Absen
Cara Membuat Kebijakan Absensi Karyawan yang Efektif
Membuat kebijakan absensi perlu dilakukan dengan banyak pertimbangan. Hal ini demi tidak ada peraturan yang terasa berat sebelah.
Bagaimana cara membuat kebijakan absensi karyawan yang efektif? Berikut merupakan kiat-kiatnya.
1. Ciptakan Budaya Kerja yang Baik
Cara membuat kebijakan absensi karyawan efektif yang pertama adalah menciptakan budaya kerja yang baik. Budaya kerja akan mempengaruhi perilaku dan kebiasaan karyawan, terutama dalam kehadiran.
Ketika menciptakan budaya kerja, jangan lupa untuk menyesuaikannya dengan nilai-nilai perusahaan dan preferensi karyawan. Diskusikan bersama karyawan, apa yang mereka inginkan dan mereka butuhkan terkait kehadiran.
Salah satu contoh budaya kerja terkait kehadiran adalah fleksibilitas jam masuk kerja. Perusahaan yang menerapkan budaya kerja ini memberi kebebasan jam masuk kerja kepada karyawan, asalkan karyawan memenuhi ketentuan jam kerja dalam sehari.
Contoh budaya kerja yang lain adalah work from home dan work from office. Budaya kerja ini bisa diterapkan pada divisi yang tidak mengharuskan kegiatan operasional dari kantor. Biasanya, perusahaan yang diisi oleh generasi milenial dan generasi Z menyukai budaya kerja hybrid seperti ini.
2. Buat Peraturan Kehadiran yang Jelas
Selanjutnya, Anda juga perlu membuat peraturan kehadiran yang jelas. Peraturan ini harus sesuai dengan Undang-undang Ketenagakerjaan yang berlaku.
Aturan tersebut harus dikomunikasikan dengan jelas kepada karyawan, hingga mereka benar-benar memahaminya. Dengan demikian, karyawan tidak akan salah paham dan tidak melakukan tindakan indisipliner.
Contoh peraturan kehadiran adalah cuti. Misalnya, karyawan yang ingin cuti bisa mengajukannya minimal satu minggu atau tiga hari sebelum hari H.
karyawan bisa mengajukan cuti lewat aplikasi atau secara langsung melalui HR. Jika tidak mengajukan terlebih dahulu, cuti tidak akan diproses.
Peraturan itu harus diutarakan dengan jelas, untuk menghindari adanya karyawan yang mengambil cuti tidak mendesak secara mendadak.
3. Beri Apresiasi dan Sanksi Kehadiran Karyawan
Setelah aturan dibuat, tak lupa Anda harus membuat sistem apresiasi dan sanksi kehadiran karyawan.
Ketika ada karyawan yang melanggar aturan absensi, sanksi bisa dijatuhkan. Ini penting karena karyawan harus tahu bahwa ada konsekuensi bagi karyawan yang tidak patuh.
Misalnya ketika ada karyawan yang datang terlambat tanpa kejelasan, HR bisa menerapkan sanksi berupa potongan gaji.
Selain sanksi, penting juga bagi perusahaan untuk memberi apresiasi pada karyawan yang mematuhi kehadiran. Contohnya karyawan yang selalu tepat waktu bisa diberi bonus.
Satu hal lagi, jangan lupa untuk menerapkan apresiasi dan sanksi secara adil. Jangan sampai ada karyawan yang kebal sanksi atau tidak menerima apresiasi meski sudah memenuhi kriteria.
4. Gunakan Metode Aplikasi Absen Online
Terkadang, hal yang begitu sulit untuk menerapkan kebijakan absensi karyawan adalah karena perusahaan sendiri belum sepenuhnya menggabungkan teknologi untuk menjalankan kebijakan tersebut. Padahal seperti yang sama-sama kita tahu, kebijakan haruslah juga mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi.
Yang mana ini tidak bisa sepenuhnya terjawab bila masih menggunakan proses absen manual. Di mana tingkat human error dan kecurangan disana sini yang masih tinggi. Oleh karena itulah, saat Anda memutuskan untuk menerapkan kebijakan untuk kehadiran karyawan. Cobalah untuk menggunakan absensi online.
Tapi pastikan perusahaan Anda tidak asal dalam memilih aplikasi absen. Pastikan aplikasi absen memang menjawab kebutuhan perusahaan dalam hal pencatatan kehadiran dan hal lainnya yang berkaitan dengan kehadiran karyawan.
Salah satu yang bisa Anda percayakan adalah aplikasi absensi LinovHR. Aplikasi absensi LinovHR memiliki fitur-fitur yang mendukung pengelolaan absensi di perusahaan menjadi lebih efektif, efisien, dan akurat.
Dengan aplikasi ini, para karyawan bisa melakukan proses absen menggunakan smartphone mereka dan sistem akan mencatat secara akurat waktu absen dan lokasi absen mereka.
Contoh fitur yang dimiliki aplikasi ini yaitu Time Management. Fitur ini memungkinkan karyawan bisa melihat catatan kehadirannya serta mengajukan cuti, izin, dan lembur secara mandiri. Dengan fitur ini, pengajuan cuti pun tidak lagi memakan waktu yang lama.
Selanjutnya, aplikasi absensi ini juga bisa mendata kehadiran karyawan lewat ESS. Karyawan dapat melakukan clock in yang menandakan jam masuk dan clock out yang menandakan jam pulang.
Dengan demikian, perusahaan tak perlu lagi khawatir dengan jam kerja karyawan yang bekerja dari luar kantor.
Intinya, aplikasi absensi online LinovHR akan membantu penerapan kebijakan absensi karyawan lebih efektif.
Anda bisa menghubungi kami dan menjadwalkan demo untuk mengenal lebih lanjut tentang aplikasi ini. Dapatkan promo menarik bagi pengguna baru!
Nah, itu dia tadi cara bagaimana Anda bisa menerapkan kebijakan absensi karyawan dengan baik.
Semoga dengan begini kedisiplinan karyawan di perusahaan Anda dapat ditingkatkan.
