Istilah ini tentunya sudah tidak asing di dalam industri atau di berbagai macam perusahaan. Untuk mengetahui pengertian kanban secara lengkap, langsung saja simak artikel LinovHR berikut ini!
Kanban adalah sebuah metode yang digunakan untuk merancang, mengelola, dan meningkatkan sistem produksi agar sesuai dengan permintaan pelanggan. Metode ini memungkinkan organisasi dapat memulai dengan menggunakan alur kerja yang sudah tersedia dan mendorong perubahan secara evolusioner.
Istilah ini diambil dari Bahasa Jepang yang jika diartikan adalah ‘Papan Penanda’ atau signboard. Adapun tujuan adalah untuk mengidentifikasi potensi kemacetan atau tidak lancarnya proses produksi.
Dengan begitu, para pekerja bisa segera memperbaikinya dengan menggunakan biaya yang efektif serta kecepatan pengerjaan yang optimal agar bisa selesai secara tepat waktu dan memberikan hasil yang sesuai dengan permintaan.
Terdapat beberapa fungsi dari metode kanban. Apa saja itu? ini Pembahasannya:
1. Intruksi atau Perintah
Metode atau sistem kanban memiliki fungsi untuk memberikan instruksi atau perintah saat melakukan pembuatan atau pengiriman barang produksi. Sehingga sistem ini dapat digunakan untuk memberikan informasi saat proses sebelum dan sesudah produksi.
Jika semua elemen produksi akan diambil atau telah ada perintah untuk diangkut, maka kanban menginformasikan lokasi tempat disimpannya elemen yang akan diolah serta lokasi tempat elemen akan dibutuhkan.
2. Mengefektifkan Kegiatan Produksi
Kegiatan produksi tentunya harus dilakukan pengendalian otonom agar memastikan pembuatan produk, jumlah yang dihasilkan, serta waktu penyelesaian sesuai dengan yang sudah direncanakan. Dengan adanya pengendalian otonom ini akan membuat proses kegiatan produksi berjalan secara efektif.
3. Pengendalian Visual
Kanban system memiliki fungsi untuk melakukan pemantauan ketepatan, tempat, serta arus dari setiap barang. Karena informasi yang ditampilkan bukan hanya data numerik, tetapi juga data fisik dalam bentuk kartu kanban.
4. Perbaikan (Maintenance)
Saat melaksanakan proses produksi pastinya setiap komponen yang digunakan harus dilakukan perbaikan secara rutin. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas sehingga dapat menghemat pengeluaran biaya dan serta meningkatkan persediaan barang.
5. Penyesuaian Perubahan
Fungsi kanban selanjutnya adalah menyesuaikan perubahan-perubahan yang terjadi saat proses produksi seperti adanya hambatan yang menyebabkan industri harus menunda produksi barang, melakukan perbaikan pada mesin, hingga membuat kembali jadwal produksi.
6. Menghemat Biaya Pengeluaran
Terakhir adalah untuk menghemat biaya pengeluaran. Sistem tarik kanban yang dibuat dengan aliran informasi penjualan berfungsi sebagai arahan waktu penyelesaian serta jumlah bahan yang dibutuhkan.
Terdapat jenis-jenis kanban yang telah banyak digunakan perusahaan, yaitu pengambilan produksi dan perintah produksi.
Pengambilan Produksi
Untuk jenis pengambilan produksi adalah penjelasan mengenai jenis dan jumlah produk yang harus diambil dari proses sebelumnya untuk digunakan pada proses selanjutnya.
Perintah Produksi
yang dimaksud perintah produksi adalah jenis yang berfungsi untuk menjelaskan jenis bahan dan berapa jumlah produk yang harus dihasilkan agar seluruh proses berjalan secara efektif dan efisien.
Cara Membuat Kanban (Kanban Board)
Agar proses produksi yang Anda lakukan bisa berjalan secara efektif dan memberikan hasil yang tepat, berikut ini adalah langkah untuk membuat kanban board. Simak alurnya di bawah ini!
Petakan Alur Kerja yang Akan Dikerjakan
Langkah pertama adalah identifikasi langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat kanban board. Buatlah alur kerja yang benar-benar mencerminkan seluruh tim harus melakukan pekerjaan yang sudah dibuat.
Agar alur kerja ini dibuat secara tepat, jangan lupa untuk menyertakan seluruh tim produksi atau perwakilan tiap bidang yang akan terlibat. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan banyak sudut pandang dari pihak-pihak yang terkait. Jadi hasil alur kerja yang dibuat sesuai dengan kesepakatan bersama.
Pilihlah Antara Kanban Fisik atau Digital
Setelah Anda menetapkan alur kerja, selanjutnya adalah memilih sistem apa yang akan digunakan, bisa secara fisik atau digital.
Papan (Board) Fisik
Papan fisik (Canban Board) akan bekerja dengan baik untuk tim yang ditempatkan secara bersama. Sehingga seluruh tim bisa berkolaborasi secara bersama dan membahas alur kerja di sekitar papan kanban fisik. Dengan begitu, masing-masing pihak baik manajer atau sesama pegawai bisa saling berdiskusi dan memberikan motivasi secara langsung.
Papan (Board) Digital
Untuk papan kanban (Canban Board) digital adalah papan yang bisa diakses secara online. Papan ini akan cocok bagi industri yang mendistribusikan atau menyebarkan timnya ke beberapa lokasi proyek, namun tidak menutup kemungkinan dapat digunakan oleh tim ditempatkan bersama.
Papan digital ini sangat mudah dibuat dan dapat diperbarui sesuai dengan kondisi yang terjadi. Pembuatannya juga tidak memerlukan waktu yang lama dan dapat menyesuaikan kebutuhan. Anda bisa membuatnya melalui komputer yang telah terhubung dengan jaringan internet yang stabil sehingga seluruh tim bisa mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Terdapat beberapa alat atau tools yang bisa Anda gunakan untuk membuat kanban board digital, antara lain Jiro, Trello, Asana, dan yang lainnya.
Pengaplikasian Papan Kanban (Canban Board)
Setelah semuanya telah diatur dengan tepat, saatnya Anda mengaplikasikan canban board untuk melakukan proses produksi. Melalui papan ini, Anda bisa meninjau apakah pekerjaan telah berjalan sesuai dengan alur yang dibuat.
Agar meningkatkan kolaborasi antar sesama tim, gunakan papan ini selama melakukan diskusi atau rapat. Jadi seluruh anggota dalam tim bisa lebih mengenal proses yang telah terlaksana.
Contoh Kanban
Terdapat beberapa contoh kanban yang bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, antara lain:
Papan Sederhana
Contoh dari papan sederhana ini menjelaskan seluruh proses kerja mulai dari tahap perencanaan, progres, dan penyelesaian.
Setelah membuat urutan pengerjaan tugas, papan untuk pelacakan proses ini digunakan untuk membuat penjelasan mengenai tiap tugasnya. Jadi, Anda bisa memilih tugas-tugas mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.
Pada papan tingkat lanjut ini setiap kolom tugas akan memiliki alur kerja sekundernya sendiri. Sehingga, Anda bisa melihat secara jelas kemajuan pada tiap tugas.
Penjelasan mengenai kanban di atas menginformasikan bahwa dengan menggunakan metode tersebut akan melancarkan proses produksi dan menghasilkan jumlah yang tepat. Maka dari itu, berikut ini manfaat kanban yang diaplikasikan dalam sebuah proyek.
Meningkatkan Visibilitas
Setiap proyek memiliki beberapa tugas yang harus diselesaikan secara baik. Maka dari itu, manfaat dari mengaplikasikan metode kanban adalah seluruh anggota dapat melihat secara langsung kemajuan dari setiap tugas. Dengan visualisasi yang ditampilkan dapat mengetahui secara cepat jika terjadi hambatan dalam proses produksi.
Meningkatkan Efisiensi
Dengan mengimplementasikan metode tersebut dalam proses produksi akan meningkatkan efisiensi alur kerja yang terjadi. Karena dengan mengetahui hambatan secara cepat Anda bisa segera mencari solusi yang tepat untuk menghilangkan hambatan tersebut. Sehingga proses produksi akan jauh lebih efisien dan menghemat anggaran pengeluaran.
Meningkatkan Produktivitas
Selain efisiensi, produktivitas setiap anggota juga lebih meningkatkan. Hal ini disebabkan karena mereka mengetahui hal apa yang harus dikerjakan dengan melihat alur kerja yang telah dibuat. Jadi, mereka bisa segera melakukan tugas-tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing.
Mencegah Beban Tim yang Berlebihan
Tanpa Adanya canban board, seluruh anggota tim tidak mengetahui secara pasti tugas apa yang harus mereka kerjakan. Sehingga membuat seluruh anggota akan melakukan tugas apapun demi mendapatkan hasil yang diinginkan.
Namun cara tersebut tentunya akan sangat memerlukan banyak waktu dan setiap tim akan memikul tugas atau beban kerja yang cukup banyak.
Maka dari itu, papan kanban difungsikan agar setiap tim bisa bekerja secara efektif sesuai dengan bidang kerjanya.
Meningkatkan Kolaborasi Antar Tim
Dalam membuat alur kerja tentunya seluruh tim yang terlibat harus diikut sertakan.
Sehingga cara ini akan meningkatkan kolaborasi antara sesama tim dalam merumuskan alur kerja yang tepat. Mereka akan bersama-sama menyusun alur yang sangat efektif dan sama-sama memberikan saran yang tepat
Kesimpulan
Demikianlah pembahasan mengenai penggunaan metode kanban untuk membuat pekerjaan lebih teratur. Metode kanban ini tentunya tidak hanya digunakan dalam sebuah industri atau pabrik, namun perusahaan yang bergerak di berbagai bidang kerja pun juga dapat menggunakan metode ini agar mengefektifkan proses kerja.
