Melakukan pendesainan ulang pekerjaan atau job redesign adalah sebuah hal yang lumrah terjadi, karena proses ini dipercaya dapat menciptakan kemajuan di perusahaan dan memperkaya kompetensi karyawan.
Terdapat beberapa proses untuk melakukan job redesign di perusahaan sebelum bisa mencapai hasil yang diharapkan.
Lantas, apa saja prosesnya? Temukan penjelasan lengkapnya melalui artikel LinovHR di bawah ini.
Pengertian Job Redesign
Job redesign adalah proses yang digunakan perusahaan untuk memodifikasi pekerjaan saat ini sebagai langkah adaptasi terhadap lingkungan bisnis yang berubah.
Proses ini kerap melibatkan penambahan tugas baru untuk posisi tertentu yang bertujuan untuk memaksimalkan produktivitas, atau menyelaraskan fungsi bisnis dalam pekerjaan yang ada.
Penerapan job redesign dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis melalui pengoptimalan karyawan dan fungsi pekerjaan.
Tidak hanya bagi perusahaan, proses ini juga umumnya harus bisa bermanfaat bagi karyawan itu sendiri, seperti untuk meningkatkan motivasi, menjadi proses yang menarik, dan memiliki nilai serta makna bagi karyawan.
Dengan begitu proses ini bisa mengarah pada kepuasan kerja yang lebih baik dan efisiensi yang lebih tinggi.
Kenapa Perlu Melakukan Job Redesign?
Pada dasarnya, proses job redesign dapat membuat perusahaan bisa mendapatkan banyak manfaat yang mendorong kemajuan bisnis.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu melakukan pendesainan ulang pekerjaan.
1. Menyelaraskan Bisnis dengan Karyawan
Job redesign yang efektif dapat membantu perusahaan untuk menyelaraskan perusahaan dengan nilai-nilai bisnis dan karyawannya.
Hal ini akan menghasilkan turnover yang lebih rendah serta mendorong produktivitas dan efisiensi di tempat kerja yang lebih baik.
2. Membangun Keunggulan yang Menambah Nilai Kompetitif
Job redesign menjadi sangat penting untuk membangun keunggulan dan menambah keunggulan kompetitif.
Hal ini dapat menjadi solusi untuk mengatasi ekspektasi dan tren di tempat kerja yang sering kali berubah, sehingga merancang ulang ruang lingkup pekerjaan karyawan secara teratur dapat membantu perusahaan untuk tetap mengikuti perubahan dalam industri sekaligus menarik lebih banyak talenta.
Selain penting dari segi perusahaan, job redesign juga memberi karyawan kesempatan untuk meningkatkan kompetensinya secara keseluruhan.
Hal ini karena pendesainan ulang pekerjaan dapat memberikan kesempatan pada karyawan untuk belajar skill baru.
3. Meningkatkan Motivasi Karyawan
Ketika seorang manajer dalam sebuah perusahaan melakukan job redesign terhadap peran dan tanggung jawab dalam timnya dengan baik, hal ini akan berdampak pada peningkatan moral dan motivasi karyawan dalam bekerja.
Baca Juga: Cara Membuat Job Grading dengan Baik di Perusahaan
Keuntungan Job Redesign
Melakukan job redesign pada beberapa posisi di perusahaan akan mendatangkan beberapa keuntungan, seperti berikut ini.
1. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Kerja Karyawan
Job redesign dapat memotivasi karyawan dan meningkatkan kualitas kehidupan kerja mereka. Proses ini juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan, sehingga mereka dapat terdorong untuk bekerja lebih baik.
2. Meningkatkan Produktivitas Perusahaan dan Karyawan
Mengubah fungsi dan tugas pekerjaan karyawan dapat membuat mereka lebih nyaman dan menambah tingkat kepuasan dalam bekerja.
Tanggung jawab pekerjaan dan tugas yang jelas dapat memotivasi mereka untuk bekerja lebih keras, tetap produktif, dan memberikan hasil terbaik mereka dalam bekerja.
3. Menumbuhkan Rasa Memiliki pada Karyawan
Melakukan job design dan membiarkan karyawan Anda melakukan apa yang mereka kuasai dalam bekerja dapat menciptakan rasa memiliki dalam diri mereka terhadap perusahaan.
Hal ini dapat menjadi strategi yang efektif untuk mempertahankan karyawan terbaik dalam perusahaan dan mendorong mereka untuk melaksanakan tanggung jawab masing-masing dengan cara yang lebih baik.
4. Menciptakan Kecocokan Karyawan dengan Pekerjaannya
Job redesign adalah proses yang dapat menciptakan kecocokan seorang karyawan dengan posisi yang seharusnya.
Dengan begitu, karyawan bisa bekerja dengan menggunakan potensi yang dimiliki secara penuh untuk membantu perusahaan mencapai target dan tujuan utamanya dalam berbisnis.
Komponen dalam Job Redesign
Dalam melakukan job redesign, setidaknya ada lima komponen yang membuat proses tersebut menjadi lebih efektif, diantaranya adalah:
- Variasi keterampilan: Hal ini mengacu pada jumlah keterampilan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi atau pekerjaan tertentu. Peran yang membutuhkan variasi keterampilan yang lebih beragam dapat membuat karyawan merasa tertantang untuk mengembangkan pengetahuan dan kompetensi mereka.
- Feedback: Umpan balik mengacu pada informasi yang diterima oleh karyawan terkait bagaimana kualitas kerja mereka. Feedback dapat mencakup masukan, kritik, dan pengakuan internal. Sedangkan dari faktor eksternal, umpan balik bisa berupa data loyalitas dan survei pelanggan.
- Identifikasi tugas: Hal ini merujuk pada seberapa besar karyawan berkontribusi pada sebagian atau seluruh tugas dan pekerjaan di perusahaan. Umumnya, karyawan akan merasa lebih dihargai ketika mereka bisa diberi kesempatan untuk menyelesaikan seluruh tugas dalam menjalankan perannya.
- Otonomi: Otonomi mengacu pada jumlah kemandirian dan kebebasan yang diberikan kepada seorang karyawan dalam pekerjaannya. Ketika seorang karyawan memiliki otonomi yang lebih banyak dalam pekerjaannya, mereka akan merasa lebih termotivasi karena memiliki lebih banyak tanggung jawab atas apa yang dapat mereka kerjakan.
- Signifikansi tugas: Signifikansi tugas mengacu pada bagaimana dampak suatu pekerjaan terhadap orang lain di dalam maupun luar perusahaan. Saat karyawan pekerjaan mereka berdampak pada orang lain, mereka cenderung dapat merasakan kepuasan kerja yang lebih besar, dan lebih termotivasi untuk bekerja lebih keras dalam pekerjaan mereka.
Proses Job Redesign
Ketika perusahaan hendak melakukan job redesign, terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan. Berikut adalah prosesnya.
1. Merevisi Konten Pekerjaan
Proses job redesign membutuhkan pengumpulan dan merevisi kembali informasi terkait pekerjaan untuk menentukan ketidakkonsistenan antara karyawan dengan pekerjaannya.
2. Menganalisis Informasi Terkait Pekerjaan
Setelah merevisi konten pekerjaan, proses selanjutnya adalah menganalisis perbedaan informasi pekerjaan.
Proses ini dilakukan untuk menentukan hambatan dan tantangan dalam melakukan tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan pekerjaan, serta melakukan pemeriksaan pada posisi tertentu.
3. Mengubah Elemen Pekerjaan
Langkah selanjutnya adalah mengubah elemen pekerjaan. Proses ini mencakup pengurangan tanggung jawab lebih atau penambahan lebih banyak fungsi dan tingkat akuntabilitas yang lebih tinggi.
Tujuan mengubah elemen pekerjaan ini adalah untuk merancang pekerjaan yang dapat memotivasi karyawan untuk dapat terus produktif dan berkinerja maksimal.
4. Memperbaiki Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Setelah mengubah elemen pekerjaan, seorang analis pekerjaan di perusahaan perlu memperbaiki deskripsi dan spesifikasi pekerjaan untuk memastikan bahwa karyawan yang ditempatkan di tempat tertentu mampu memberikan apa yang diharapkan oleh perusahaan.
5. Merelokasi Ulang Tugas dan Tanggung Jawab dalam Suatu Pekerjaan
Tahap terakhir adalah realokasi tugas dan fungsi baru karyawan yang telah diubah. Proses ini dapat dilakukan dengan merotasi, memperkaya, memperbesar, dan merekayasa pekerjaan.
Tujuannya adalah untuk memotivasi karyawan dan meningkatkan tingkat kepuasan mereka.
Baca Juga: Manfaat Mengimplementasikan Job Fit
Competency Management Tools LinovHR Bantu Perusahaan Lakukan Job Redesign
Dalam melakukan job redesign, perusahaan tentu akan memakan banyak waktu dan biaya untuk mempekerjakan seorang analis agar bisa melakukan pendesainan ulang pekerjaan di perusahaan.
Hal ini akan menjadi proses yang panjang dan alot bila dilakukan dengan cara manual. Maka dari itu, idealnya perusahaan harus bisa mencari strategi lain seperti pemanfaatan teknologi untuk pengelolaan karyawan dan manajemen perusahaan yang lebih efektif.
Salah satu produk dari teknologi yang bisa dimanfaatkan untuk job redesign adalah Competency Management LinovHR yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan pendesainan ulang pekerjaan di perusahaan dengan hasil dan proses yang lebih efektif.
Competency Management LinovHR adalah sebuah sistem yang dapat membantu job redesign di perusahaan melalui beberapa fitur penting di dalamnya, seperti competency detail, gap analyst, competency model, competency category, dan fitur lainnya.
Selain itu Competency Management Tools LinovHR juga dapat membantu perusahaan dan manajemen untuk mengukur kompetensi karyawan secara komprehensif terkait kompetensi apa saja yang dibutuhkan dan relevan dengan perusahaan.
Dapatkan informasi lebih lanjut tentang Competency Management Tools LinovHR dengan cara mengunjungi website LinovHR atau menghubungi team sales LinovHR secara langsung.
