Setiap perusahaan perlu melakukan identifikasi setiap role pekerjaan yang ada. Identifikasi setiap role ini sangat berpengaruh kepada skala gaji, tanggung jawab, serta beban kerja yang mesti diemban oleh setiap karyawan.
Dalam dunia kerja, hal ini disebut dengan job grading.
Implementasi job grading pun tidak boleh dilakukan secara sembarangan karena akan mempengaruhi jenjang karir karyawan yang bersangkutan. Untuk itulah perusahaan perlu tahu bagaimana cara membuat job grading.
Agar Anda tidak lagi salah ketika hendak melakukan implementasi job grading, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Job Grading?
Job grading adalah teknik untuk pengklasifikasian yang menentukan perbedaan di antara jenis-jenis pekerjaan yang ada untuk kemudian disesuaikan dengan tingkat gaji yang sudah ada.
Ini dilakukan untuk mengukur sebuah pekerjaan berdasarkan hal-hal yang dilakukan di dalam pekerjaan tersebut. Tujuannya untuk melakukan perbandingan antara satu pekerjaan dengan satu pekerjaan lainnya.
Seperti yang kita ketahui, tiap tingkat pekerjaan ada tingkat kompleksitas tugas, kompetensi khusus, dan pengambilan keputusan yang berbeda-beda. Di mana setiap kualifikasi tersebut harus dimiliki oleh pekerja yang ada di level tersebut.
Sementara itu, mengutip dari Cambridge Dictionary job grading adalah proses membandingkan pekerjaan dalam suatu organisasi untuk mengukur tanggung jawab, proses ini digunakan untuk memutuskan tingkat gaji.
Penerapan job grading memang umum digunakan untuk menentukan skala upah dan juga penentu jenjang karir karyawan. Namun, sebelum mengimplementasikan job grading, human capital practitioner perlu memperhatikan job analysis dan job evaluation.
Tanpa kedua hal ini, maka kita tidak bisa memutuskan dan memetakan kategori dari pekerjaan yang sudah ada.
Manfaat Job Grading bagi Perusahaan
Ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan dengan mengimplementasikan job grading.
1. Memberikan Jenjang Karir yang Jelas
Adanya job grading membuat para karyawan merasa bahwa ia memiliki jenjang karir yang jelas. Hal ini tentu sangat baik karena dapat menghilangkan perasaan “terjebak di satu pekerjaan” yang seringkali dialami oleh karyawan yang telah bekerja lama.
2. Membantu Perusahaan Melakukan Kontrol Gaji dan Tunjangan
Job grading memberikan kemudahan tim keuangan dalam mengelola gaji karyawan. Tidak cuma itu saja, job grading juga memudahkan perencanaan anggaran keuangan dan memberikan gambaran yang lebih akurat terhadap kebutuhan keuangan tahunan yang akan digunakan oleh human capital nantinya.
Selain itu, kegunaan utama dari job grading adalah untuk memastikan karyawan merasa bahwa mereka mendapatkan remunerasi yang adil sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka. Dengan begini, mereka akan merasa lebih dihargai.
3. Sebagai Pertimbangan dalam Menetapkan Man Power Planning
Job grading membantu human capital dalam menentukan berapa jumlah karyawan yang sesuai untuk menempati level jabatan tertentu. Tentu hal ini dengan merujuk dari hasil analisa beban kerja dan evaluasi kerja.
4. Faktor Petunjuk Senioritas
Maksudnya di sini adalah job grading dapat dipergunakan sebagai salah satu petunjuk mengenai senioritas karyawan. Terlepas itu dapat juga untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman dalam kewenangan saat pengambilan keputusan dan berbagai tanggung jawab lainnya.
5. Data Tambahan
Implementasi job grading juga bermanfaat sebagai data tambahan perusahaan dan divisi HR untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang.
Baca juga: Ketahui Seperti Apa Jenjang Karir Anda Lewat Enneagram Test
Bagaimana Cara Membuat Job Grading dengan 4 Metode Dasar
Di dalam proses implementasinya, cara membuat job grading dapat dilakukan dengan empat metode.
Tentu perusahaan harus memilih metode yang tepat dengan mempeertimbangkan kondisi dan budaya perusahaan. Ini penting untuk menghindari adanya tumpang tindih pekerjaan apalagi tanggung jawab. Berikut ini 4 metode dalam job grading.
1. Rank Order
Metode pertama adalah rank order. Ini merupakan metode sederhana dan akan cocok diterapkan untuk organisasi atau perusahaan yang masih kecil. Seperti namanya, metode ini mengatur pekerjaan dimulai dari yang memiliki ranking terendah sampai tertinggi.
Pekerjaan tersebut diurutkan berdasarkan dengan nilai dan tingkat kompleksitas pekerjaan tersebut.
Prosedur yang umumnya digunakan dalam metode ranking, antara lain:
- Memilih faktor pekerjaan yang akan diukur
- Melakukan penyusunan skala faktor
- Membuat level untuk setiap faktor, definisi, dan ranking
2. Point
Pekerjaan akan dikategorikan berdasarkan total point yang dimiliki oleh jenis pekerjaan tersebut. Metode point ini memiliki pendekatan yang lebih analitis, di mana dia melihat hubungan antar komponen atau faktor pekerjaan.
Poin ini diukur berdasarkan berbagai aspek yang berbeda-beda. Seperti faktor keahlian, faktor usaha, faktor pendidikan yang dibutuhkan, faktor kepercayaan, faktor usaha yang harus dikerahkan oleh karyawan dan faktor-faktor lainnya.
Masing-masing perusahaan tentu memiliki poin yang berbeda-beda. Total poin dari masing-masing pekerja akan menjadi penentu urutan ranking pekerjaan itu sendiri.
Karyawan-karyawan yang memiliki poin yang sama biasanya akan memiliki besaran gaji yang sama.
3. Classification
Di metode ini akan membagi jenis-jenis pekerjaan yang telah ada menjadi beberapa kategori berdasarkan kesamaan yang dimiliki dalam kualitas dan nilai pekerjaan tersebut.
Sebagai contoh hasil metode klasifikasi adalah penggolongan jenis pekerjaan dalam perusahaan menjadi golongan manajer, spesialis, pekerjaan kontrak, dan lain sebagainya.
Metode ini biasanya digunakan di perusahaan besar, karena penerapannya yang mudah. Selain itu, metode ini juga mudah diterima dan dipahami oleh karyawan. Mereka yang berada pada golongan yang sama umumnya akan mendapatkan besaran gaji yang relatif sama.
Baca Juga: Tipe-tipe Klasifikasi Karyawan yang Perlu HR Ketahui
4. Factor Comparison
Metode ini bisa dikatakan menjadi metode yang paling kompleks di antara metode lainnya. Metode perbandingan ini menggabungkan beberapa jenis metode job grading sehingga bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan perusahaan itu sendiri.
Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam penggunaan metode ini, yaitu:
- Memilih faktor pekerjaan
- Menentukan pekerjaan penting
- Menentukan nilai yang benar untuk berbagai pekerjaan yang penting
- Memberikan peringkat pekerjaan
Perlu diperhatikan di sini, perusahaan perlu memperhatikan faktor-faktor tertentu yang bisa menjadi bias. Misalnya saja faktor jenis kelamin, suku, agama, atau faktor minoritas yang sering kali secara tidak langsung dapat mempengaruhi penggolongan jenis pekerjaan.
Baca juga: Memahami Apa Itu Analisis Pekerjaan Beserta Manfaat Melakukannya Dalam Perusahaan
Penentuan Job Grading Lebih Efisien dengan Software HRIS LinovHR
Job grading menjadi suatu sistem yang membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan karyawan berdasarkan posisi dan tanggung jawabnya.
Apabila Anda mengetahui cara membuat job grading yang tepat untuk perusahaan Anda, maka akan memudahkan dalam menyusun hirarki, melakukan koordinasi, jenjang karir, pemberian gaji dan tunjangan, dan hal lainnya terkait dengan administrasi perusahaan.
Namun, agar berjalan dengan lancar, perusahaan harus melakukan implementasi job grading dengan tepat. Penentuan ini harus berdasarkan data dan keadaan yang relevan sesuai dengan keadaan karyawan. Jika tidak, maka kemungkinan bias akan terjadi.
Bila sampai bias terjadi, maka dapat menyebabkan tumpang tindih dalam penentuan job grading. Maka yang paling dirugikan atas ini adalah perusahaan karena tidak mampu memaksimalkan SDM yang ada. Selain itu, tentu kerugian finansial tidak bisa dihindari karena tidak dapat menentukan skala upah dengan tepat.
Untuk menghindari hal ini, tidak ada salahnya perusahaan juga mengandalkan software HRIS dari LinovHR dalam implementasi job grading.
Software HRIS LinovHR memiliki modul-modul lengkap yang dapat dipergunakan perusahaan dalam melakukan pengelolaan organisasi dan juga SDM perusahaan. Mulai dari Modul Organization Management, yang dapat dipergunakan untuk mengatur dan mengelola hirarki dan jalur koordinasi di perusahaan.
Lalu, ada juga Personal Administrasi yang dapat dipergunakan sebagai database lengkap karyawan. Mulai dari data pribadi, sampai juga data karier karyawan selama bekerja di perusahaan.
Selain itu, perusahaan pun dapat mendata kompetensi setiap karyawan dengan menggunakan Modul Competency Management. Di modul ini, perusahaan juga dapat menganalisis gap kompetensi yang ada di perusahaan. Sehingga bisa menjadi bahan pertimbangan perusahaan ketika ingin mengadakan pelatihan karyawan.
Masih ada beberapa modul software HRIS LinovHR lainnya yang akan memudahkan perusahaan ketika implementasi job grading.
Sudah saatnya, Anda manfaatkan teknologi software HRIS LinovHR untuk membantu pengelolaan karyawan dan perusahaan yang lebih efektif dan efisien.
Segera jadwalkan demo untuk informasi lebih lengkap mengenai LinovHR!
