Pahami Apa Itu Job Design, Komponen, Manfaat, dan Strategi

 

Job design dikenal dengan suatu proses perancangan pekerjaan yang bertujuan untuk memungkinkan perusahaan mencapai sasaran yang diinginkan, sambil juga memberikan motivasi dan penghargaan kepada para karyawan. 

Praktik ini amat sangat memerlukan peran HR untuk bisa memiliki tugas dan tanggung jawab yang tepat.

Pasalnya, tingkat kesulitan tugas yang diberikan oleh seorang karyawan akan bergantung pada posisi jabatan yang dipegang. 

Semakin tinggi level jabatannya, semakin besar pula tanggung jawab dan beban kerjanya.

Tujuan dari praktik ini adalah untuk bisa meningkatkan produktivitas, kualitas kerja karyawan serta dapat mengurangi tingkat ketidakhadiran. 

Untuk lebih memahami secara detail, mari simak ulasannya pada artikel LinovHR dibawah ini, ya!

 

Apa Itu Job Design?

Job design adalah proses yang digunakan oleh perusahaan untuk menciptakan pekerjaan baru atau menambah tugas pada pekerjaan yang sudah ada.

Hal ini memungkikan perusahaan untuk dapat menyusun manpower planning untuk mengerjakan tugas yang lebih banyak.

Job design juga melihat bagaimana pekerjaan yang berada dalam perusahaan bekerja sama. HRD manager akan memastikan bahwa setiap pekerjaan diatur agar dapat dilakukan dengan baik dan mudah serta sesuai dengan kapasitas orang yang melakukannya.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menambah tugas pada posisi desain grafis yang sedikit lebih luas dari pekerjaannya saat ini. melebihi pekerjaan desain yang sudah ada.

Intinya, job design melibatkan integrasi tugas dan kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu agar meningkatkan nilai dan kinerja yang maksimal.

 

Job design dapat membantu para HR menentukan hal-hal berikut:

• Bagaimana karyawan menyelesaikan tugasnya
• Tugas apa yang harus dapat dilakukan oleh karyawan
• Urutan tugas yang harus diselesaikan oleh karyawan tersebut

 

Pentingnya Job Design

 

Ada beberapa alasan mengapa job design adalah hal yang penting di dalam organisasi perusahaan, seperti:

 

1. Menyelaraskan Bisnis dengan Karyawan

Dengan job design yang efektif, perusahaan dapat menyelaraskan nilai-nilai bisnis dengan kebutuhan karyawan.

Hal ini berdampak positif dalam menurunkan tingkat turnover karyawan dan meningkatkan produktivitas.

 

2. Mendapatkan Keunggulan Kompetitif

Dalam menghadapi perkembangan ekspektasi dan lingkungan kerja yang terus berubah, melakukan job design secara berkala memungkinkan perusahaan untuk tetap relevan dan menarik bakat terbaik. 

Selain itu,  job design yang baik memberikan kesempatan bagi karyawan untuk sukses dalam posisi mereka dan meningkatkan kompetensi secara keseluruhan.

 

3. Meningkatkan Motivasi Karyawan

Ketika peran dan tanggung jawab dirancang dengan baik, motivasi karyawan akan terdorong dan mengurangi kebingungan dalam menjalankan tugas-tugas pekerjaan.

Selain itu, job design juga berpengaruh pada faktor administratif, seperti:

• Penetapan tugas yang jelas: Dengan menetapkan tugas secara terstruktur, karyawan dapat tetap fokus dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
• Perluasan pekerjaan: Menambahkan tugas baru pada suatu pekerjaan dapat membantu mengembangkan peran tersebut menjadi posisi yang lebih luas dengan tanggung jawab yang lebih beragam.
• Menghindari pengulangan: Memastikan tugas tidak berulang membantu menjaga motivasi dan semangat karyawan.
• Proses kerja yang terdefinisi dengan jelas: Memastikan karyawan memahami detail proses kerja mereka dapat mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi kerja.

 

Baca Juga: Apa Itu Job Fit di Dalam Organisasi Perusahaan

 

Strategi Melakukan Job Design

Terdapat beberapa penerapan strategi job design yang dapat diterapkan di perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, seperti:

 

1. Rotasi Pekerjaan

Rotasi pekerjaan merupakan praktik mengalihkan karyawan ke berbagai tugas di dalam organisasi.

Ini meningkatkan variasi keterampilan, membantu adaptasi karyawan terhadap peran baru, serta memungkinkan mereka belajar dari pengalaman yang berbeda. 

Strategi rotasi ini bermanfaat untuk meningkatkan motivasi dan memberikan fleksibilitas dalam penempatan, sehingga memudahkan penggantian jika ada ketidakhadiran.

 

2. Job Enlargement

Job enlargement melibatkan penambahan tugas tambahan pada tingkat hierarki yang sama dalam peran yang sudah ada.

Contohnya, seorang desainer khusus dalam desain kamar hotel, juga akan terlibat dalam desain restoran. Pekerjaan ini membutuhkan keterampilan serupa, tetapi kontennya berbeda.

Job enlargement dapat meningkatkan variasi keterampilan dan identitas tugas, memungkinkan karyawan untuk melakukan lebih banyak tugas serupa, mengurangi kebosanan, mengajarkan keterampilan yang berbeda, serta memberikan tanggung jawab, akuntabilitas, dan otonomi yang lebih luas.

 

3. Job Enrichment

Jika job enlargement menambahkan tugas, job enrichment fokus pada aspek motivasi. Ini berarti, selain memperluas tugas, pekerjaan juga ditambahkan elemen motivasi.

Job enrichment juga menekankan pada penambahan motivator dalam peran yang sudah ada, sehingga meningkatkan kepuasan kerja.

Contohnya, menambahkan kesempatan untuk menerima umpan balik, membangun hubungan dengan klien untuk meningkatkan makna tugas, dan menciptakan unit kerja yang terorganisasi secara alami untuk mengelompokkan tugas yang terkait guna meningkatkan identitas tugas.

 

4. Job Simplification

Dikenal dengan penyederhanaan pekerjaan adalah kebalikan dari job enlargement dan job enrichment. Ini melibatkan mengurangi tugas dari peran yang ada untuk membuatnya lebih fokus.

Penyederhanaan pekerjaan ini umum dilakukan saat suatu pekerjaan telah berkembang dari waktu ke waktu dan menjadi tidak terkelola.

 

5. Duty Allocation

Alokasi tugas terjadi ketika perusahaan membentuk tim atau kelompok departemen, dan masing-masing memiliki tugas tertentu.

Misalnya, perusahaan ingin melakukan ekspansi secara internasional dan membutuhkan beberapa departemen untuk melakukan hal ini. Manajer pun membagi tugas-tugas ini kepada masing-masing departemen yang memiliki keterampilan khusus.

 

6. Job Crafting

Job crafting terjadi ketika karyawan mendapatkan tanggung jawab tambahan dalam peran mereka dari waktu ke waktu.

Hal ini mencakup jenis tugas yang menjadi tanggung jawab mereka, cakupan lingkup tugas, atau juga tugas baru yang melibatkan interaksi dengan karyawan atau departemen lain.

 

Komponen dalam Job Design

 

Beberapa HR mengandalkan komponen job design yang menekankan lima karakteristik utama ketika menciptakan atau mengubah kembali suatu posisi.

Penggunaan komponen ini dapat membantu HR meningkatkan kepuasan dan motivasi karyawan dalam menerima tanggung jawab tambahan.

 

1. Keanekaragaman Keterampilan

Hal ini mengacu pada seberapa banyak keterampilan yang diperlukan dalam pekerjaan tertentu.

Posisi yang memiliki keanekaragaman keterampilan yang lebih besar cenderung memberikan tantangan positif bagi karyawan dan mendorong mereka untuk meningkatkan kompetensi dalam bidang tertentu.

 

2. Feedback 

Ini adalah suatu informasi yang diterima karyawan terkait efektivitas mereka dalam suatu peran. Feedback berasal dari pekerjaan itu sendiri dan faktor eksternal, seperti kepuasan pelanggan.

 

3. Identitas Tugas

Identitas tugas mengacu pada apakah seseorang menyelesaikan seluruh pekerjaan atau hanya berkontribusi pada sebagian pekerjaan tersebut. 

Pekerjaan yang memungkinkan karyawan menyelesaikan seluruh tugas cenderung lebih memuaskan bagi mereka daripada hanya berpartisipasi dalam sebagian pekerjaan saja.

 

4. Otonomi

Otonomi adalah seberapa besar kebebasan dan kemandirian yang dimiliki karyawan dalam posisi mereka. Otonomi yang meningkat dapat membuat karyawan merasa lebih bertanggung jawab atas tugas-tugas mereka.

 

5. Signifikansi Tugas

Mengacu pada bagaimana pekerjaan dapat memengaruhi orang lain di dalam atau di luar perusahaan.

Ketika seorang karyawan merasa pekerjaannya mempengaruhi orang lain, mereka mungkin merasa lebih termotivasi dan puas dalam peran mereka.

 

Software HRIS LinovHR Bantu Proses Job Design dengan Mudah

Job design memungkinkan HR dan manajerial perusahaan untuk dapat memaksimalkan talenta dan strategi perekrutan yang akan dijalankan.

Penerapannya di dalam perusahaan juga mendorong produktif dan memotivasi karyawan untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi.

Namun, di dalam penerapannya HR harus benar-benar mengenali lingkup dari pekerjaan tiap karyawan. Di sinilah penggunaan data sangat diperlukan, mulai dari data job description, lingkup pekerjaan, kompetensi, serta performa karyawan amat sangat dibutuhkan.

Semua data itu akan membantu HR menyusun job design dengan tepat, sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan perusahaan. Bagi perusahaan yang masih menggunakan manajemen HR secara manual mungkin akan kesulitan mendapatkannya.

 

Oleh karena itu, penggunaan Software HRIS LinovHR sangat diperlukan di sini. Dengan modul dan fitur yang ada, Software HRIS LinovHR dapat memperkaya data human resource perusahaan.

Dimulai dari modul Organization Management yang dapat membantu Anda dalam mengetahui secara rinci unit pekerjaan dan job family suatu posisi.

Lalu ada juga modul Competency Management yang membantu Anda untuk tahu variasi keterampilan apa saja yang diperlukan untuk mengerjakan tugas baru yang akan diberikan.

Sebelum menunjuk karyawan yang akan ditambahkan atau didesain ulang pekerjaannya, Anda juga bisa melihat performa mereka dengan modul Performance Management.

Dengan bantuan Software HRIS LinovHR, Anda dapat menyusun dan membuat pekerjaan baru dengan lebih tepat guna.

 

Jadi, tunggu apa lagi? Segera ajukan demo gratis sekarang juga dan nikmati manfaatnya dalam membantu pekerjaan Anda tanpa ribet!