Istilah job architecture barangkali sudah sering Anda dengar di dunia kerja atau organisasi. Sistem ini memiliki manfaat yang sangat besar karena membantu untuk mengatur dan membagi tugas kepada para anggotanya sesuai job desc yang berlaku, sehingga meningkatkan keteraturan.
Sebenarnya, apa itu job architecture dan mengapa hal ini sangat penting untuk diterapkan dalam pekerjaan? Berikut penjelasan lengkapnya.
Apa Itu Job Architecture
Job architecture adalah sistem yang digunakan untuk mengkatalogkan peran dalam suatu organisasi berdasarkan hirarki dan hubungan antar peran. Sistem ini sering kali mencakup klasifikasi pekerjaan berdasarkan pada fungsi, kelompok, jabatan, kode, serta levelnya guna memberi kejelasan ke seluruh tim.
Biasanya, perusahaan menggunakan katalog yang sudah ada sebelumnya, atau melakukan diskusi internal antar tim untuk mendefinisikan struktur pekerjaan mereka.
Meski begitu, kerangka kerja ini bisa memakan waktu untuk dikelola dan sulit untuk dijaga akurasinya. Hal ini karena keterampilan karyawan dan kebutuhan peran dalam organisasi senantiasa berkembang seiring berjalannya waktu.
Oleh karena itu, perusahaan terkemuka sudah mulai menggunakan teknologi berbasis AI (Artificial Intelligence) generasi terbaru untuk mempermudah dan mempercepat prosesnya.
Dalam job architecture, terdapat beberapa elemen penting yang patut diperhatikan. Apa saja?
a. Deskripsi Pekerjaan, berisi rincian tugas dan tanggung jawab untuk setiap posisi. Poin ini mencakup kualifikasi yang diperlukan, keterampilan, serta pengalaman yang diperlukan.
b. Tingkat Jabatan. Poin ini berisi klasifikasi posisi dalam tingkatan atau level berdasarkan pada kompleksitas tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang dibutuhkan. Tujuannya untuk membantu karyawan dalam menentukan jalur karir dan promosi.
c. Jalur Karier. Elemen satu ini menyediakan jalur perkembangan karir untuk karyawan. Dengan begitu, karyawan akan terbantu dalam memahami langkah-langkah yang diperlukan untuk semakin maju dan memungkinkan manajemen untuk merencanakan suksesi.
d. Kompensasi. Struktur gaji serta benefit yang disusun berdasarkan tingkatan jabatan dan tanggung jawab karyawan sangat penting untuk keberlangsungan perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memastikan adanya konsistensi dan keadilan di dalam sistem kompensasi.
e. Kompetensi. Identifikasi kompetensi utama wajib dilakukan pada setiap posisi. Hal ini mencakup keterampilan teknis, keterampilan interpersonal, dan atribut personal lain yang diperlukan untuk berhasil dalam pekerjaan tersebut.
f. Evaluasi Kinerja. Poin ini menyediakan kerangka untuk menilai kinerja karyawan berdasarkan deskripsi pekerjaan dan kompetensi yang telah ditetapkan. Elemen ini membantu dalam pemberian feedback yang konstruktif dan mengidentifikasi area untuk pengembangan.
Baca Juga: Mengenal Job Design dan Komponen nya
Mengapa Job Architecture Penting Bagi Perusahaan?
Setelah memahami arti dari job architecture, Anda tentu penasaran mengapa sistem ini wajib dimiliki oleh perusahaan. Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Memahami Struktur Organisasi
Struktur pekerjaan bisa menjelaskan berbagai peran sekaligus membantu manajer perekrutan membuat keputusan strategis dan menemukan orang yang tepat untuk posisi yang dibutuhkan.
Dengan begitu, karyawan bisa lebih memahami posisi mereka dalam organisasi dan keterampilan yang diperlukan untuk sukses. Adanya transparansi ini juga memberikan insight tentang bagaimana berbagai posisi saling terkait dan berinteraksi.
2. Mentransformasi Akuisisi Talenta
Job architecture yang terus diperbarui dapat membantu kelancaran proses rekrutmen dan memastikan bahwa manajer merekrut keterampilan yang memang dibutuhkan.
Dengan adanya rincian tanggung jawab dan keterampilan yang harus dikuasai untuk setiap jabatan, manajer perekrutan dapat memastikan bahwa kandidat yang diwawancarai memiliki kemampuan yang sesuai dengan peran yang dituju.
3. Memfasilitasi Pengembangan Talenta
Adanya struktur pekerjaan membantu manajer dan karyawan untuk memastikan bahwa mereka telah mengembangkan keterampilan yang relevan untuk peran saat ini dan untuk masa mendatang.
Sistem ini merinci keterampilan yang dibutuhkan pada berbagai posisi berdasarkan data internal dan eksternal. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengevaluasi keterampilan mereka dan mendiskusikan peluang pelatihan untuk menghilangkan adanya kesenjangan pengetahuan dengan manajer mereka.
4. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Dengan menciptakan transparansi dan pemahaman bersama tentang berbagai peran, job architecture dapat meningkatkan semangat dan keterlibatan hampir seluruh karyawan di perusahaan. Karyawan dapat melihat dengan jelas tanggung jawab mereka dan bagaimana hal tersebut berhubungan dengan tujuan bisnis.
5. Manajemen Kinerja yang Lebih Efektif
Struktur pekerjaan menghilangkan ketidakpastian dalam manajemen kinerja. Karyawan serta manajer bisa memahami secara lebih jelas seputar ekspektasi berdasarkan peran dan pekerjaan mereka.
Karyawan dapat mengetahui keterampilan apa saja yang diperlukan untuk maju dalam karier mereka dan mulai membangunnya. Struktur ini juga memudahkan manajer untuk mendiskusikan kinerja karyawan ketika keterampilan mereka tidak sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan.
Bagaimana Membuat Job Architecture
Lalu, bagaimana caranya membuat job architecture alias struktur pekerjaan yang baik? Berikut tips yang bisa diikuti.
1. Memanfaatkan Tools Intelijen Keterampilan
Dahulu, struktur pekerjaan sulit dibuat dan dikelola karena prosesnya dilakukan secara manual. Oleh karenanya, pimpinan HR harus mencontoh dari katalog yang telah dipakai sebelumnya atau berkolaborasi dengan seluruh tim di perusahaan untuk membuat struktur tersebut.
Struktur ini kemudian harus terus diperbarui seiring dengan perubahan kebutuhan dan prioritas keterampilan. Namun sekarang, membangun model job architecture tidak lagi menjadi hal yang rumit karena banyak perusahaan mulai beralih ke alat intelijen keterampilan.
Alat ini membantu perusahaan untuk mengelola sistem supaya prosesnya lebih efisien dibandingkan metode manual, dengan cara:
- Terus memperbarui peran dan tanggung jawab berdasarkan data eksternal dan internal.
- Menggabungkan posisi yang relevan.
- Merekomendasikan keterampilan tren yang harus diprioritaskan.
2. Memastikan Pembangunan Keterampilan Sejalan dengan Strategi Organisasi
Setelah perusahaan menyusun model job architecture, mereka harus memastikan bahwa keterampilan yang diminta untuk dibangun sudah sesuai dengan tujuan dan prioritas utama perusahaan.
Dengan memanfaatkan alat intelijen keterampilan, struktur pekerjaan dapat diperbarui secara real-time sehingga memastikan keterampilan dan tanggung jawab berkembang sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis dan arah perusahaan.
3. Bersikap Fleksibel dan Cepat Tanggap
Oleh karena dunia kerja yang terus berubah, maka perusahaan harus siap dan fleksibel dalam mengatur dan menerapkan strategi. Job architecture yang baik dapat membantu organisasi untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi perubahan.
Contohnya, struktur pekerjaan berisi rincian keterampilan yang diperlukan dapat membantu pemimpin untuk mengalihkan talenta dengan cara yang belum pernah dipertimbangkan sebelumnya.
Dibanding hanya memindahkan orang di dalam departemen yang sama, alat intelijen keterampilan dapat mengungkapkan keterampilan yang dapat dipindahkan, menjadikan karyawan dari tim lain sebagai pilihan ideal untuk jabatan di bagian lain dari organisasi sehingga memaksimalkan potensi tenaga kerja.
Bangun Succession Plan Perusahaan dengan Software Succession Management
Selain dengan membuat model job architecture, succession plan juga bisa dibangun dengan bantuan software succession management dari LinovHR.
Software LinovHR satu ini dilengkapi sederet fitur untuk perusahaan dan karyawan, mulai dari Talent Pool, 9 Box Matrix, Succession Pool, Succession Card, serta Self Review.
Software ini mampu mengidentifikasi bakat dan skill karyawan untuk menempati posisi strategis di perusahaan. Penilaiannya pun dilakukan secara objektif dan komprehensif, namun lebih hemat waktu serta biaya.
Ingin rasakan langsung manfaatnya? Ajukan demo gratis sekarang juga!
