Contoh Timesheet Karyawan dan Jenis-jenisnya

Dalam dunia kerja, istilah timesheet pastinya sudah sering dijumpai khususnya bagi divisi HR untuk melakukan perhitungan jam kerja karyawan. Apa sih sebenarnya timesheet ini? Dan apa saja jenis serta manfaatnya dalam pengelolaan kinerja?

Yuk, simak ulasannya di bawah ini! 

Apa Itu Timesheet Karyawan?

Timesheet adalah sebuah dokumen atau file yang berisi jam kehadiran dan jam pulang karyawan. Sedangkan, timesheet karyawan merujuk kepada media berupa fisik maupun virtual yang dipergunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan.

Adanya timesheet karyawan ini sangat mempermudah perusahaan karena proses perhitungan dilakukan sangat cepat dan juga akurat.

Jumlah waktu kerja setiap karyawan akan berkaitan dengan jumlah gaji yang akan mereka dapatkan. Untuk itu, proses ini harus dilakukan dengan sangat teliti dan proses perhitungan tidak boleh salah sedikitpun.

Baca Juga: Mengenal Istilah Timeboxing dalam Dunia Kerja

Manfaat dari Timesheet Karyawan

Karena proses hitung tidak boleh terjadi kesalahan sedikitpun, perusahaan banyak menggunakan time sheet karyawan. Lalu, apa saja manfaat dari hal tersebut?

1. Proses Manajemen Waktu Lebih Optimal

Melalui dokumen ini, jam kerja dari masing-masing karyawan akan terekam sangat jelas. Hal tersebut akan memudahkan bagi divisi HR dalam perusahaan untuk memantau apakah setiap karyawan bekerja sesuai dengan ketentuan waktu yang sudah ditetapkan.

Divisi HR akan menilai apakah waktu kerja yang digunakan sudah efektif untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

2. Memudahkan Perhitungan Gaji

Setiap gaji yang akan diberikan kepada karyawan, akan dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja. Maka dari itu, time sheet karyawan ini sangat berguna bagi divisi HR untuk menyesuaikan antara jumlah jam kerja karyawan dengan gaji yang diberikan.

Perlu diperhatikan, proses penggajian harus dilakukan secara transparan. Jadi, dalam slip gaji harus disertakan hitungan jam kerja, lembur, cuti, dan juga hal-hal lain yang berkaitan.

Baca Juga: Mengenal Compensatory Time Off, Kompensasi Cuti Atas Lembur

3. Mengetahui Kinerja Karyawan

Informasi tentang kinerja karyawan akan terlihat dari keefektifan dalam bekerja. Dengan time sheet karyawan, HRD akan melihat sejauh mana kemampuan setiap karyawan dalam menyelesaikan tugasnya. Apakah mereka dapat menyelesaikan tugasnya secara tepat waktu atau belum.

Jenis-Jenis Timesheet Karyawan

Apa sajakah jenis-jenis dari timesheet karyawan? Jenis tersebut dapat dibedakan ke dalam 2 kategori yaitu bentuknya dan fungsinya.

Dari Segi Bentuk

• Timesheet Kertas atau Hard Copy

Pada jenis ini, timesheet digunakan dalam bentuk kertas atau hardcopy. Zaman dulu, orang-orang melakukan perhitungan jam kerja secara manual dengan menggunakan dokumen kertas ini. 

Tetapi jenis ini terbilang sangat tidak efisien karena sering kali manusia melakukan kesalahan dalam perhitungan. Selain itu, karena berbentuk lembaran kertas, maka resiko untuk hilang dan rusak akan semakin lebih tinggi.

• Timesheet Digital atau Soft Copy

Karena teknologi sudah semakin maju, maka timesheet melakukan pembaruan dari sebuah kertas ke dalam bentuk digital. Jenis ini lebih cepat dalam proses pengerjaan dan resiko data akan hilang atau rusak juga kecil. Data akan disimpan pada perangkat komputer dan proses perhitungan akan dilakukan secara otomatis.

Dari Segi Fungsi

• Mingguan

Dari jenis fungsi, timesheet mingguan biasanya digunakan oleh perusahaan kecil dengan jangka waktu yang singkat atau karyawan dengan masa kontrak jangka pendek.

• Bulanan

Sedangkan untuk timesheet bulanan, digunakan pada perusahaan dengan lingkup yang lebih besar. bentuk bulanan  dapat membantu perusahaan dalam memantau kinerja karyawan lebih mudah karena volume data yang dapat disimpan jauh lebih banyak.

• Pekerja Shift

Pada jenis ini dirancang dengan membagi ke dalam 3 waktu keluar dan masuk sesuai dengan jadwal shift setiap pekerja. Selain itu, timesheet pekerja shift dibuat dengan pola setiap 2 minggu sekali.

• Per- Project

Dalam suatu event atau acara-acara tertentu, jenis per-project ini digunakan untuk menghitung waktu kerja para karyawannya. Biasanya project yang dikerjakan berlangsung secara singkat.

Cara Kerja Timesheet 

Masing-masing karyawan yang bekerja dan masuk setiap hari akan mencatatkan kehadiran mereka. Data kehadiran yang masuk akan tercatat pada sebuah tabel sesuai pada kolom yang tertera.

Proses pencatatan kehadiran karyawan bergantung pada sistem yang ditetapkan oleh perusahaan. Ada perusahaan yang masih menggunakan cara manual dengan kertas atau mesin fingerprint, tetapi ada pula yang sudah menggunakan bantuan teknologi.  

Perusahaan yang masih menggunakan kertas akan menjadikan lembaran kertas tersebut menjadi sebuah dokumen penting.

Akan tetapi, penggunaan dokumen fisik rentan rusak seperti terkena tetesan air atau tak sengaja sobek. Sedangkan penggunaan mesin fingerprint membuat perusahaan perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk pemeliharaan berkala. 

Cara manual menggunakan kertas dan mesin fingerprint juga tidaklah efisien. Tidak ada fitur sinkronisasi dan integrasi data yang memadai membuat HRD harus melakukan input data satu-satu saat hendak menggunakan data dan informasi untuk hal lain dari timesheet.

Disamping itu, data kehadiran tidak terpantau secara real time oleh HRD, sehingga memukginkan terjadi adanya manipulasi dari karyawan itu sendiri. Hambatan dan risiko ini akan mengganggu kinerja HRD jika dibiarkan berlanjut-lanjut. 

Contoh Timesheet Karyawan

Dari penjelasan di atas, Anda sudah mengetahui bahwa timesheet terdiri dari beberapa jenis, lalu apakah Anda masih bingung bagaimana cara membuat timesheet? 

Berikut Contoh-contohnya:

1. Timesheet Mingguan

2. Timesheet Bulanan

3. Timesheet Pekerja Shift

4. Timesheet Per-Project

Baca Juga: Memantau Performa Karyawan dengan Aplikasi Laporan Kerja Harian

Kelola Timesheet Secara Otomatis dengan LinovHR

Kehadiran karyawan adalah salah satu faktor penting yang harus diperhatikan perusahaan dan HRD. Dengan kehadiran dan kinerja karyawan yang  baik, perusahaan mampu menjalankan bisnis dan operasional semaksimal mungkin dengan mengurangi risiko yang ada.

Itulah sebabnya mengapa sebuah tugas administratif berupa mengelola timesheet adalah hal yang penting.

Untungnya kini teknologi kian berkembang dan memudahkan perusahaan dalam mengelola berbagai data dan informasi karyawan.

Penerapan teknologi tersebut berupa pengelolaan timesheet dengan modul Time Management yang ada di Software Absensi LinovHR.

Melalui modul ini, Anda akan mendapatkan beberapa kemudahan dalam mengelola waktu kerja karyawan perusahaan seperti:

• Mengelompokkan jam kerja karyawan.
• Menampilkan seluruh agenda perusahaan.
• Mengatur/mengganti jadwal hadir bagi karyawan yang berhalangan.
• Menentukan kuota cuti karyawan.
• Pengajuan izin bagi karyawan yang ingin datang terlambat atau pulang lebih awal.

Modul Time Management dibuat khusus untuk memudahkan perusahaan khususnya divisi HR untuk melakukan pengelolaan waktu kerja karyawan. Melalui modul ini, perhitungan waktu kerja akan dilakukan secara otomatis dan akurat agar jumlah perhitungan upah akan sesuai.

Data kehadiran karyawan yang masuk bersifat real time. Jadi, staf HRD dapat mengetahui saat itu juga jam berapa karyawan masuk dan pulang kerja. Manipulasi atau pemalsuan data kehadiran pun dapat diminimalisir. 

Seluruh data yang masuk tercatat sesuai kehadiran masing-masing karyawan secara otomatis. Ini berbanding terbalik dengan pencatatan manual yang memiliki risiko terjadinya human error.

Dengan demikian staf HRD dapat membandingkannya dengan jadwal kerja, sehingga tercipta analisis dan keputusan yang akurat.

Memaksimalkan pengelolaan jadwal karyawan perusahaan Anda dengan menggunakan Modul Time Management.

Yuk, segera hubungi LinovHR sekarang juga!