Salah satu kunci utama untuk meraih kesuksesan dalam bisnis adalah memiliki kualitas. Dalam menjalankannya, sangat penting bagi kita untuk meyakinkan calon konsumen bahwa produk atau layanan yang ditawarkan telah memenuhi standar yang diharapkan.
Nah, untuk membuktikan hal tersebut bisa melalui penerapan ISO 9001. Standar ini telah lama dikenal di lingkup bisnis global, termasuk di Indonesia. Terdapat berbagai macam standar ISO yang digunakan sebagai acuan dalam dunia bisnis.
ISO 9001 sendiri menerapkan sistem manajemen mutu yang bisa memberikan solusi praktis dan efisien bagi calon konsumen untuk menilai apakah perusahaan telah memastikan produk atau layanan adalah yang terbaik. Sehingga pelanggan akan puas menggunakannya.
Yuk, ketahui lebih detail mengenai ISO 9001 mulai dari fungsi dan penerapannya. Simak penjelasan dari LinovHR dibawah ini hingga selesai.
Apa Itu ISO 9001?
ISO 9001 adalah standar internasional yang mengatur sistem manajemen mutu (SMM) dan diterbitkan oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO). Standar mutu ini sangat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Sistem manajemen mutu diciptakan untuk meningkatkan kinerja dalam lingkungan manufaktur, menyediakan sistem dan standar praktik terbaik untuk memastikan proses yang paling efisien.
Standar mutu ini menyediakan kerangka kerja untuk proses-proses yang secara sistematis memperbaiki semua area di organisasi.
ISO 9001 telah ada sejak tahun 1987, namun secara teratur diperbarui untuk memenuhi tren dan kebutuhan bisnis modern.Standar ini terakhir diperbarui pada tahun 2015 dan dikenal dengan ISO 9001:2015.
Proses penerbitan dan pembaruan standar ini melibatkan persetujuan mayoritas negara anggota agar diakui secara internasional, artinya diterima oleh mayoritas negara di seluruh dunia.
Konsep dari sistem manajemen mutu sendiri mengacu pada persyaratan sistem manajemen mutu yang harus diterapkan oleh perusahaan untuk mengembangkan kebijakan, proses, dan prosedur yang diperlukan guna menyediakan produk dan layanan yang memenuhi kebutuhan pelanggan serta peraturan yang berlaku.
Sistem ini menjadi dasar bagi upaya penjaminan mutu di setiap kegiatan perusahaan.
Fungsi ISO 9001
ISO 9001 memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis dan manajemen mutu, di antaranya:
1. Meningkatkan Citra Perusahaan
Salah satu fungsi ISO bagi perusahaan adalah membangun citra perusahaan. Standar ISO 9001 sudah dikenal dan dipahami oleh sebagian besar masyarakat.
Dengan menerapkan standar ISO, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap mereka. Hal ini membantu dalam membangun citra perusahaan yang baik dan dianggap dapat diandalkan dalam hal kualitas produk dan layanan yang disediakan.
2. Meningkatkan Kepercayaan pada Perusahaan
Selain itu, fungsi lain dari ISO 9001 untuk perusahaan adalah meningkatkan kepercayaan. Dengan menerapkan standar ini, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memenuhi standar yang ditetapkan.
Hal ini membangun kepercayaan pelanggan terhadap produk yang ditawarkan, karena mereka melihat perusahaan sebagai yang mengutamakan kepuasan pelanggan.
3. Jaminan Kualitas Sesuai Standar Internasional
ISO 9001 merupakan jaminan kualitas sesuai standar internasional. Dengan memiliki sertifikasi ini, perusahaan dapat membuktikan bahwa mereka mampu memproduksi barang yang memenuhi persyaratan untuk didistribusikan di pasar global.
Dengan menerapkan standar mutu, perusahaan berharap dapat mengurangi dan mengeliminasi kesalahan selama proses produksi. Hal ini penting untuk menjaga kualitas produk dan mempertahankan kepercayaan pelanggan.
Mengapa ISO 9001 Penting?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, ISO 9001:2015 adalah standar internasional yang diakui untuk menciptakan, menerapkan, dan mempertahankan sistem manajemen mutu dalam sebuah perusahaan.
Standar ini dirancang untuk digunakan oleh organisasi dari berbagai ukuran dan industri, dan dapat diadopsi oleh perusahaan manapun.
Sebagai standar internasional, ISO 9001 dianggap sebagai fondasi bagi perusahaan dalam menciptakan sistem yang memastikan kepuasan pelanggan dan peningkatan kualitas secara berkelanjutan.
Oleh karena itu, banyak perusahaan yang meminta sertifikasi ISO 9001 dari pemasok mereka. Sertifikasi ini memberikan kepercayaan kepada pelanggan bahwa perusahaan telah membangun sistem manajemen mutu berdasarkan tujuh prinsip ISO 9001.
Ada beberapa prinsip yang terkandung dalam sertifikasi ini, yaitu prinsip fokus pada pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan berbasis proses, peningkatan berkelanjutan, pendekatan berdasarkan bukti, dan hubungan yang saling menguntungkan dengan supplier.
Sehingga, penerapan standar ini sangat penting karena:
- Mencapai kepuasan pelanggan dengan konsistensi dalam penyampaian produk atau jasa untuk memenuhi persyaratan mereka
- Mengurangi biaya operasional melalui peningkatan berkelanjutan dalam efisiensi proses dan hasil operasional
- Meningkatkan hubungan dengan para pemangku kepentingan, termasuk staf, pelanggan, dan pemasok
- Mematuhi persyaratan dan peraturan hukum dengan pemahaman yang jelas tentang pentingnya persyaratan, peraturan, dan undang-undang dalam perusahaan atau organisasi Anda serta bagi pelanggan
- Meningkatkan pengendalian risiko melalui pendekatan yang konsisten dan kemampuan untuk melacak produk dan jasa
- Membangun kepercayaan masyarakat terhadap bisnis Anda, yang dapat dibuktikan melalui verifikasi independen oleh pihak ketiga
- Menghasilkan lebih banyak peluang bisnis, terutama dalam pemenuhan persyaratan pengadaan yang mengharuskan sertifikasi sebagai persyaratan untuk pengadaan barang dan jasa.
Prinsip dalam ISO 9001
ISO 9001 berisikan serangkaian prinsip kualitas, yang meliputi:
- Fokus pada pelanggan
- Kepemimpinan
- Keterlibatan orang
- Pendekatan proses
- Peningkatan berkelanjutan
- Pengambilan keputusan berbasis bukti
- Manajemen kemitraan
Di bawah ISO 9001, ada banyak proses dan prosedur yang harus diikuti oleh perusahaan.
Misalnya, Anda diharuskan mencatat informasi kontak pelanggan dan mengumpulkan umpan balik selama customer journey, yang mungkin sudah Anda lakukan.
Namun, ada beberapa proses dan prosedur yang mungkin tidak biasa Anda lakukan, seperti menyimpan catatan kesalahan atau menerapkan prosedur pemeriksaan akhir.
Berapa Lama Waktu Sertifikasi ISO 9001?
Sertifikasi ISO 9001 dapat memakan waktu antara tiga hingga enam bulan jika perusahaan telah mempersiapkan semua yang diperlukan dengan baik.
Proses sertifikasi bisa menjadi lebih cepat dan lancar bila perusahaan telah memiliki fondasi proses dan jaminan mutu yang kuat.
Prosesnya bisa memakan waktu lebih lama tergantung faktor-faktor seperti kompleksitas organisasi, sumber daya internal yang tersedia, dan tingkat bantuan dari konsultan eksternal.
Bila mengadopsi standar mutu ISO mengubah sebagian besar budaya perusahaan, maka proses sertifikasi bisa memakan waktu lebih lama lagi.
Baca Juga: Seperti Apa Proses Manajemen Mutu dan Fungsinya?
Macam-Macam ISO 9001
Sejak dimunculkan pertama kali pada tahun 1987, standar ini telah mempunyai beberapa pembaruan, yaitu sebagai berikut ini.
1. ISO 9001:1987
ISO 9001:1987 didasarkan pada BS 5750, dengan tiga sistem manajemen mutu sesuai pada aktivitas organisasi:
- ISO 9001:1987 Model untuk jaminan kualitas dalam desain, pengembangan, produksi, instalasi, dan servis adalah untuk perusahaan dan organisasi yang aktivitasnya mencakup pembuatan produk baru.
- ISO 9002:1987 Model untuk jaminan kualitas dalam produksi, instalasi, dan servis pada dasarnya memiliki materi yang sama dengan ISO 9001 tetapi tanpa mencakup penciptaan produk baru.
- ISO 9003:1987 Model untuk jaminan kualitas dalam inspeksi dan pengujian akhir hanya mencakup inspeksi akhir produk jadi, tanpa memperhatikan bagaimana produk tersebut diproduksi.
- ISO 9000:1987 juga dipengaruhi oleh Standar Pertahanan AS dan Standar Pertahanan lainnya (“MIL SPECS”) yang sudah ada, dan lebih cocok untuk manufaktur.
2. ISO 9001:1994
ISO 9001:1994 menekankan jaminan kualitas melalui tindakan pencegahan, di sini perusahaan perlu membuat bukti kepatuhan terhadap prosedur yang terdokumentasi.
Versi ini juga menyertakan ISO 9002 dan ISO 9003 seperti pada versi 1997.
3. ISO 9001:2000
Ini merupakan perombakan besar-besaran terhadap ISO 9001:1994. Revisi ISO 9001:2000 mengizinkan mengizinkan pengecualian pada prosedur desain dan pengembangan jika sebuah perusahaan memang tidak terlibat dalam pembuatan produk baru, serta memperkenalkan beberapa konsep:
- Pendekatan proses, menggantikan inspeksi
- Fokus pada komitmen manajemen
- Metrik kinerja
- Peningkatan berkelanjutan
- Customer satisfaction
4. ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 diterbitkan pada tanggal 14 November 2008, menggantikan ISO 9001:2000. Versi 2008 menjadi tidak berlaku efektif pada September 2018 dan digantikan oleh ISO 9001:2015.
5. ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 adalah versi terbaru yang menguraikan persyaratan yang harus dipertahankan oleh sebuah organisasi dalam sistem kualitas mereka untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015.
Ini adalah versi terbaru dari standar yang mencakup beberapa perubahan dari ISO 9001:2008 termasuk:
- Adaptasi/adopsi struktur ISO yang baru untuk menyelaraskan dengan standar lain termasuk ISO 14001, ISO 45001, dll
- Memperbesar hubungan antara organisasi dan sistem manajemen mutu
- ISO 9001:2015 mempromosikan pendekatan proses untuk menghasilkan hasil kualitas yang dicari
- Menyajikan persyaratan untuk kinerja kualitas dalam perencanaan strategis organisasi
- Penekanan yang lebih besar pada manajemen tingkat atas untuk kepemilikan SMM
- Persyaratan yang lebih sedikit bersifat preskriptif dibandingkan dengan versi sebelumnya
- Fokus utama adalah pada kepuasan pelanggan
- Terminologi yang lugas di seluruh standar
Penerapan ISO 9001
Penerapan ISO 9001 dimulai dengan dukungan manajemen dan mengidentifikasi sistem manajemen mutu.
Anda perlu memulai dengan mendefinisikan kebijakan mutu dan sasaran mutu, yang secara bersamaan mendefinisikan ruang lingkup keseluruhan dan implementasi sistem manajemen mutu.
Bersamaan dengan itu, Anda perlu membuat proses dan prosedur wajib dan tambahan yang diperlukan dalam pembuatan produk atau layanan dengan baik dan benar.
Terdapat enam dokumen wajib yang perlu disertakan, dan beberapa dokumen lainnya dapat ditambahkan sesuai kebutuhan perusahaan.
Pembuatan dokumen ini dapat dilakukan secara internal oleh karyawan Anda, atau Anda dapat memperoleh bantuan dengan menyewa konsultan.
Setelah semua proses dan prosedur tersedia, Anda perlu mengoperasikan SMM dalam jangka waktu tertentu.
Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengumpulkan catatan yang diperlukan untuk melanjutkan ke langkah berikutnya yaitu mengaudit dan meninjau sistem dan mendapatkan sertifikasi.
Klausa dalam ISO 9001
Terdapat sepuluh klausa di dalam ISO 9001, yaitu sebagai berikut:
1. Ruang Lingkup
Klausa ini menguraikan ruang lingkup yang ingin dicapai oleh sistem.
Di dalamnya menguraikan tujuan dasar dari sistem manajemen mutu untuk mencapai produk atau layanan yang konsisten dan berkualitas tinggi, dan untuk memperkuat customer experience.
2. Referensi Normatif
Ini adalah klausa yang menjelaskan istilah dan referensi yang digunakan di seluruh ISO 9001.
3. Istilah dan Definisi
Ketiga, klausa yang menjelaskan istilah, definisi, dan kosa kata utama dalam standar ISO 9001.
4. Konteks Organisasi
Di dalam klausul ini menyoroti tujuan organisasi Anda dan faktor-faktor apa saja yang memengaruhi kualitas layanan atau produk.
Klausul ini juga mengidentifikasi pelanggan dan stakeholder yang berbeda dalam organisasi Anda dan membantu mendefinisikan kebutuhan akan sistem manajemen mutu.
5. Kepemimpinan
Klausa ini menjabarkan tanggung jawab tim kepemimpinan untuk menetapkan sistem manajemen mutu, menetapkan tujuan dan kebijakan yang berkaitan dengan mutu.
Klausa ini juga mencakup proses mengomunikasikan tujuan-tujuan kepada para stakeholder internal dan proses tinjauan tahunan.
6. Perencanaan
Klausa ini memberikan kerangka kerja untuk mendokumentasikan risiko dan peluang bagi organisasi. Tujuannya adalah untuk membangun proses, mengurangi potensi dampak negatif dan mempromosikan dampak positif.
Hal ini akan memungkinkan organisasi untuk mengeksplorasi potensi risiko dan kemungkinan terjadinya masalah. Persyaratannya termasuk menetapkan tujuan sistem manajemen dan merencanakan bagaimana mencapainya.
7. Dukungan
Klausul ini memastikan organisasi Anda menempatkan sumber daya yang cukup untuk menghasilkan sistem manajemen mutu yang sukses.
Klausul ini berfokus pada orang dan lingkungan kerja, di samping proses untuk memantau dan membangun kompetensi.
Klausul ini juga berkaitan dengan menanamkan proses manajemen mutu dalam organisasi melalui saluran komunikasi.
8. Operasi
Ini menjabarkan tujuan organisasi Anda dalam kaitannya dengan pengiriman layanan atau barang.
Fokusnya adalah pada perencanaan dan pelaksanaan operasional dengan mempertimbangkan risiko dan peluang yang telah disoroti di bagian sebelumnya.
Klausa ini mencakup proses untuk karyawan, sasaran mutu dan pengujian, dan persyaratan seputar penyimpanan catatan.
9. Evaluasi kinerja
Evaluasi kinerja memastikan organisasi mengukur efektivitas proses untuk memastikan perubahan yang terjadi bersifat langgeng dan positif.
Klausul ini menyediakan kerangka kerja untuk memantau, mengaudit, dan menganalisis produk dan proses, yang memungkinkan organisasi bereaksi secara proaktif terhadap tren.
10. Penyempurnaan
Klausul ini berfokus pada peningkatan berkelanjutan dari organisasi melalui tindakan korektif dan evaluasi yang objektif.
Klausul ini memberikan organisasi pendekatan sistematis untuk peningkatan berkelanjutan, mendorong evaluasi perubahan.
Bagian ini sangat penting untuk memastikan dampak jangka panjang dari sistem manajemen mutu.
Untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam bisnis, pertimbangkan penerapan ISO 9001 dan standar ISO lainnya yang sesuai dengan industri Anda.
Melalui penerapan standar ini, Anda dapat memperbaiki sistem manajemen mutu, membangun kepercayaan pelanggan, meningkatkan kualitas produk hingga layanan, serta membuka lebih banyak peluang bisnis.
Jangan ragu untuk mencari informasi lebih lanjut tentang standar ISO dan konsultasikan dengan profesional atau lembaga sertifikasi yang kompeten untuk membantu Anda dalam mengembangkan bisnis Anda.
