Invoice Digital dan Elektronik, Apa Bedanya?

Invoice bukan lagi barang asing bagi para pelaku usaha. Invoice adalah sebuah dokumen penting yang berisi informasi berapa jumlah yang harus dibayarkan dalam sebuah transaksi.

Terdapat beberapa jenis invoice, mulai dari invoice proforma, invoice konsuler, dan lain sebagainya. 

Seiring berkembangnya teknologi, kini terdapat jenis invoice digital dan elektronik. Apa bedanya? Simak pembahasan berikut ini!

Definisi Invoice Kertas

Invoice kertas adalah sebuah invoice yang disajikan dalam bentuk dokumen kertas fisik atau konvensional. Dalam kertas sudah tersedia template invoice yang siap digunakan, jadi Anda tidak perlu lagi membuat ulang tabel dan cukup mengisi data atau informasi dalam tabel. 

Apa itu Invoice Digital dan Invoice Elektronik?

Perkembangan zaman membuat banyak dokumen fisik beralih ke versi yang lebih ringkas, seperti digital atau elektronik. Versi ini dinilai lebih praktis dikirim dan mudah disimpan. Invoice digital adalah invoice konvensional yang ditransformasikan menjadi format PDF atau word.

Baca Juga: Apa itu Rekonsiliasi Bank & Manfaatnya untuk Bisnis?

Contoh atau Template Invoice Digital pada Gambar di Bawah ini.

Sedangkan invoice elektronik agak berbeda dengan invoice digital walaupun sama-sama memiliki unsur teknologi. Invoice elektronik atau e-invoice adalah data atau informasi penagihan yang dengan format elektronik yang dikirimkan antar komputer.

Isi dari data lebih terstruktur dan mudah bagi komputer untuk memahami dan menyimpannya secara otomatis. Namun, jika dilihat sekilas, tampilan invoice ini tetap sama dengan invoice pada umumnya.

Perbedaan Invoice Digital dan Elektronik

Walau sama-sama lebih canggih dari pada invoice konvensional, ada beberapa perbedaan antara invoice digital dan invoice elektronik. Apa saja sih perbedaan tersebut? 

Format 

Perbedaan yang paling mencolok adalah formatnya. Jika invoice digital memiliki format PDF atau word, maka invoice elektronik memiliki format XML dan EDI. penyajian data pada format digital sama persis dengan format versi konvensional, sedangkan e-invoice berisi data yang lebih terstruktur sehingga mudah dibaca komputer tetapi tidak mudah dipahami oleh orang awam. 

Integrasi

Perbedaan selanjutnya yang mencolok adalah integrasi. Format digital tidak terintegrasi pada sistem manapun. Ketika invoice digital dikirim, maka yang terkirim hanya tagihannya saja tanpa ada terkoneksi di sistem manapun. Sementara e-invoice terintegrasi langsung ke account payable milik client. Begitu client menerima e-invoice, client tidak perlu melakukan entry data ke dalam sistem. 

Biaya

Implementasi format digital sebenarnya sangat mudah, apalagi jika Anda sudah memiliki komputer atau laptop sederhana yang bisa menyusun format PDF dan Word. Namun, implementasi e-invoice agak mahal khususnya bagi pebisnis kecil. Sebab, diperlukan sistem dan program khusus untuk membuat e-invoice agar semua informasi dan data terstruktur sedemikian rupa.

Baca Juga: Cost Control: Jurus Jitu Kendalikan Biaya dalam Perusahaan

Alasan Mengapa Anda Harus Menggunakan Invoice Digital atau E-Invoice

Jika dilihat sekilas, penggunaan e-invoice dan digital lebih mudah dibandingkan dengan versi konvensional. Hal ini tidak salah, loh! Di bawah  ini adalah beberapa alasan mengapa Anda sebaiknya menggunakan e-invoice dan digital. 

• Cepat Dikirim 

E-invoice cukup membutuhkan waktu hitungan detik untuk sampai ke client hanya menggunakan pengiriman online. Sehingga penagihan dan pembayaran pun jauh lebih cepat. Hal ini tentu akan menghemat waktu dari sisi Anda dan client. 

• Ramah Lingkungan

Alasan selanjutnya adalah ramah lingkungan. Penggunaan kertas pada format konvensional sangat boros. Dengan menggunakan e-invoice dan digital, Anda tak perlu lagi menggunakan kertas. Maka secara tidak langsung Anda juga bisa lebih ramah lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas dalam bisnis. 

• Memudahkan Pencarian

Anda dapat dengan mudah mencari data mengenai transaksi karena e-invoice dan digital disimpan secara online. Tidak perlu lagi membuka dokumen fisik yang memakan waktu lama dan melelahkan. Jadi, Anda lebih hemat waktu. 

• Disimpan Dalam Cloud Storage

Sistem penagihan elektronik dan digital menggunakan penyimpanan berbasis cloud. Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan data. Setiap komputer mengalami gangguan, Anda bisa kembali mengakses data dalam penyimpanan cloud. Hal ini tentu sangat berbeda dengan penggunaan kertas yang rentan hilang tercecer atau rusak.

Invoice adalah dokumen yang sangat penting dalam sebuah transaksi. Apa pun formatnya, Anda sebagai pemilik bisnis mesti paham benar mana yang cocok dengan perusahaan Anda.

Karena tidak semua jenis invoice cocok bagi bisnis, mengingat perkembangan tiap bisnis akan berbeda. Itulah penjelasan singkat mengenai apa e-invoice, digital, dan konvensional. Semoga informasi di atas dapat bermanfaat!