Inventaris adalah sesuatu hal yang penting guna menunjang aktivitas perkantoran. Terkadang inventaris dianggap remeh dan pengelolaannya pun sembarang.
Dengan pengelolaannya yang dilakukan secara baik dan benar, ini akan membantu Anda menentukan strategi yang tepat di masa depan seperti pemeliharaan, penambahan ataupun lain sebagainya.
Untuk itu, guna pemahaman lebih lanjut mengenai inventaris, berikut ini adalah pengertian, fungsi, hingga cara pengelolaannya. Simak selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Inventaris
Berdasarkan beberapa pengertian, inventaris merupakan daftar barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, instansi, maupun kantor. Di mana sumber daya tersebut nantinya digunakan untuk keperluan tertentu, seperti salah satunya adalah kegiatan operasional.
Aktivitas pencatatan pada inventaris tidak hanya berguna untuk menyajikan daftar urut dan memastikan barang sesuai dengan jenis, harga, serta jumlahnya.
Lebih daripada itu, ini juga sangat bermanfaat untuk membantu pengelolaan barang di dalam gudang ataupun yang digunakan sebagai alat operasional kerja.
Selain itu, data dari inventaris juga membantu perusahaan dalam menyusun laporan keuangan perusahaan.
Karena dalam daftarnya, ini mencakup berbagai macam barang serta alat yang berkaitan dengan operasional untuk jangka waktu yang lama, seperti laptop atau mesin produksi.
Baca juga: 5 Jenis Peralatan Kantor yang Dapat Meningkatkan Produktivitas Pekerja
Fungsi Inventaris
Tidak hanya sebatas membantu pengelolaan saja, inventari secara keseluruhan merupakan daftar penting yang mampu menjadi alat pengawasan pada tiap aset yang dimiliki oleh perusahaan. Selain itu masih banyak fungsi lain dari inventaris selengkapnya di bawah ini:
- Menjaga fasilitas dan infrastruktur yang dimiliki oleh perusahaan atau instansi.
- Mempermudah pengawasan inventaris terkait penggunaan anggaran perusahaan.
- Menjadi dasar pertimbangan dalam melakukan pengadaan atau pemeliharaan aset.
- Membantu dalam merencanakan, mendistribusikan, merawat, dan menyimpan aset yang dimiliki perusahaan atau instansi.
- Berfungsi sebagai panduan dalam menghitung nilai total kekayaan aset.
- Mempercepat penyusunan laporan keuangan dan inventaris.
- Berperan sebagai referensi jika terjadi tindakan kecurangan atau pencurian oleh karyawan di perusahaan atau instansi.
- Untuk memantau dan mengawasi pergerakan barang, termasuk barang hibah atau sumbangan.
Manfaat Mengelola Inventaris
Berdasarkan fungsi sebelumnya, inventaris akan mendatangkan banyak manfaat terutama pada operasional perusahaan.
Namun manfaat ini hanya akan didapat ketika pengelolaannya dilakukan dengan baik dan benar. Lantas apa saja manfaat lainnya? Berikut ini kami akan penjelasan lengkapnya di bawah ini:
1. Meminimalkan Penyusutan Inventaris
Pengelolaan inventaris yang baik membantu meminimalkan penyusutan atau depresiasi nilai barang. Penyusutan sering terjadi pada aset tetap dan juga pada inventaris jika tidak dikelola dengan baik.
Kesalahan dalam pencatatan, alur inventarisasi yang tidak tepat, atau pencurian dapat menyebabkan pengurangan jumlah inventaris.
Namun jika pengelolaannya dilakukan dengan teratur dan akurat, risiko penyusutan ini dapat dikurangi, sehingga nilai aktiva perusahaan tetap terjaga dan laporan keuangan tetap akurat.
2. Memudahkan Pengawasan Barang
Ketika perusahaan memiliki banyak barang persediaan, pengawasan dapat menjadi tantangan, terutama jika barang-barangnya ditempatkan di gudang besar.
Pengelolaan inventaris yang baik, termasuk penerapan sistem klasifikasi tata letak dan teknologi seperti barcode, dapat mempermudah proses pengawasan.
Sistem tersebut akan memudahkan pengecekan, stock opname, dan meminimalkan risiko barang kadaluarsa, rusak, atau tidak layak pakai. Dengan demikian, perusahaan dapat mengontrol inventaris secara lebih efektif dan efisien.
3. Meningkatkan Akurasi Laporan Inventaris
Inventaris yang dikelola dengan baik akan tercermin dalam laporan keuangan, sehingga membantu perusahaan dalam melacak nilai dan kondisi aset. Laporan yang akurat ini penting untuk analisis finansial dan perencanaan di masa depan.
Dengan laporan yang jelas dan tepat juga, akan membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik mengenai pengadaan, pemeliharaan, dan penggunaan aset.
4. Mengurangi Risiko Kerugian
Pengelolaan inventaris yang baik juga berperan dalam mengurangi risiko kerugian akibat pencurian atau kesalahan lainnya. Dengan sistem pengawasan yang ketat dan prosedur yang jelas, risiko kehilangan barang dapat diminimalisir.
Sistem inventaris yang baik memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mencatat setiap pergerakan barang, sehingga memudahkan identifikasi jika terjadi ketidaksesuaian atau kecurangan.
Cara Mengelola Inventaris
Setelah mengetahui manfaatnya secara keseluruhan, berikut ini beberapa cara mudah yang bisa Anda terapkan di perusahaan untuk mengatur pengelolaan inventaris secara baik dan juga benar.
1. Menentukan Penanggung Jawab
Langkah pertama dalam pengelolaan inventaris yang baik dan benar adalah dengan memilih tenaga kerja secara tepat untuk mengelola inventaris perusahaan.
Penanggung jawab inventaris haruslah seseorang yang paham mengenai sistem inventaris dan mampu memberikan laporan terperinci, akurat, dan terpercaya mengenai stok barang, termasuk pergerakan masuk dan keluar barang.
Penanggung jawab tersebut juga harus mengurusi perihal audit inventaris, pengembalian barang, serta pengisian ulang stok.
Dengan memiliki personil yang kompeten, perusahaan dapat memastikan bahwa proses inventarisasi dilakukan dengan baik dan risiko kesalahan dapat diminimalkan.
2. Tingkatkan Keamanan
Selanjutnya adalah memastikan tingkat keamanan sesuai dengan standar. Keamanan merupakan aspek terpenting dalam pengelolaan inventaris, terutama jika perusahaan memiliki inventory dalam jumlah besar dan disimpan di gudang yang luas.
Untuk meningkatkan keamanan, pertimbangkanlah menggunakan sistem pengawasan seperti CCTV untuk memantau kondisi gudang.
Batasi akses ke area penyimpanan hanya untuk petugas yang berwenang saja, sehingga tidak semua orang dapat bebas masuk ke gudang.
Langkah-langkah ini dapat membantu meminimalkan risiko pencurian dan kecurangan yang dapat mengakibatkan penyusutan inventaris.
3. Pengklasifikasian Produk
Melakukan klasifikasi barang juga menjadi salah satu langkah yang penting untuk Anda lakukan. Pemisahan produk berdasarkan kategori tertentu seperti warna, kode SKU, atau barcode dapat mempermudah pengelolaan inventaris.
Metode ini memungkinkan proses pengecekan dan pencatatan menjadi lebih cepat dan efisien. Dengan pengklasifikasian yang jelas, demikian juga kesalahan pencatatan stok dapat diminimalkan, dan kemungkinan barang hilang juga dapat dikurangi.
Untuk membantu aktivitas pengklasifikasian ini Anda bisa menggunakan teknologi seperti barcode scanner, yang mampu mempercepat proses pengecekan dan mengurangi risiko kesalahan manual.
4. Pantau Stok dan Audit Secara Berkala
Setelah beberapa langkah di atas terlaksana dengan baik, jangan lupa untuk selalu memantau ketersediaan barang di perusahaan. Ini merupakan salah satu langkah penting lainnya dalam pengelolaan inventaris.
Dengan rutin memeriksa jumlah stok, perusahaan dapat menghindari kekosongan barang atau dead stock, dan dapat membuat estimasi produksi atau pemesanan barang dengan lebih akurat.
Selain melakukan pengecekan, lakukan juga audit inventaris secara berkala untuk memastikan bahwa jumlah stok di gudang sesuai dengan catatan dalam sistem.
Jika terdapat perbedaan, segera telusuri penyebab ketidaksesuaian tersebut. Audit rutin ini akan membantu Anda dalam menjaga akurasi data inventaris dan mengidentifikasi masalah sebelum menjadi isu besar.
Kesimpulan
Mengelola inventaris dengan baik adalah aspek penting dalam menjaga efisiensi operasional dan kesehatan finansial perusahaan.
Dengan menerapkan langkah-langkah yang tepat, akan membantu perusahaan meminimalkan risiko kerugian, mempermudah pengawasan, dan meningkatkan akurasi laporan inventaris.
Pengelolaan yang baik tidak hanya mendukung kelancaran operasional tetapi juga berkontribusi pada perencanaan keuangan dan pengambilan keputusan yang lebih baik di masa depan.
