Saat ini, penggunaan teknologi dalam mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi suatu kebutuhan yang tak terhindarkan bagi berbagai industri.
Salah satu teknologi yang menjadi kunci dalam pengelolaan SDM adalah Human Resources Information System (HRIS) atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia jika diartikan secara harfiah.
HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi proses-proses yang terkait dengan pengelolaan SDM. Mulai dari manajemen data karyawan, manajemen kehadiran, proses penggajian, hingga pelatihan dan pengembangan karyawan.
Untuk mengetahui industri mana saja yang memerlukan software HRIS, LinovHR sudah merangkumnya di artikel berikut ini.
Peran Software HRIS dalam Digitalisasi Manajemen SDM
Software HRIS memiliki sejumlah peran yang signifikan dalam mendigitalisasi manajemen SDM di berbagai industri. Berikut ini di antaranya:
1. Pengelolaan Data Karyawan
HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengelola data karyawan dengan lebih terstruktur dan terorganisir.
Data seperti informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, kualifikasi, sertifikasi, dan riwayat pelatihan dapat dengan mudah diakses dan dikelola dalam satu tempat yang terpusat.
Dengan penyimpanan data yang terpusat, risiko kehilangan atau duplikasi data dapat dikurangi secara signifikan. Ini juga memungkinkan departemen personalia untuk memberikan pelayanan yang lebih efisien dan responsif kepada karyawan dalam mengelola data mereka.
2. Otomatisasi Proses HR
Salah satu manfaat utama HRIS adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi berbagai proses HR. Misalnya, sistem dapat mengotomatisasi proses rekrutmen mulai dari penerimaan lamaran hingga tahap wawancara, serta mengirimkan notifikasi kepada kandidat yang lolos ke tahap selanjutnya.Â
Penggajian juga bisa diotomatisasi, termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan distribusi slip gaji kepada karyawan. Otomatisasi ini tidak hanya menghemat waktu dan tenaga manusia, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan manusia.
3. Analisis Data Karyawan
HRIS menyediakan alat untuk menganalisis data karyawan dengan lebih mendalam. Perusahaan dapat mengidentifikasi tren dalam kinerja karyawan, tingkat kehadiran, kepuasan karyawan, dan banyak lagi.
Analisis ini dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan manajemen SDM. Analisis ini seperti pengembangan program pelatihan sesuai kebutuhan, identifikasi bakat dalam organisasi, dan pengambilan keputusan terkait promosi atau rotasi jabatan.
4. Self-Service Karyawan
Fitur self-service dalam HRIS memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka sendiri.
Mereka dapat mengajukan cuti, mengupdate informasi kontak, mengajukan permintaan perubahan data, dan bahkan mengakses pelatihan secara mandiri tanpa perlu melibatkan departemen HR.Â
Ini memberikan karyawan kontrol lebih besar atas data mereka sendiri dan mengurangi beban administratif bagi HR.
5. Mendukung Pengambilan Keputusan Strategis
Dengan menyediakan akses yang mudah ke data karyawan dan analisis yang mendalam, HRIS membantu pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis terkait dengan sumber daya manusia.
Mereka dapat menggunakan data ini untuk merencanakan strategi rekrutmen yang lebih efektif, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang spesifik, atau bahkan merencanakan restrukturisasi organisasi berdasarkan analisis kinerja dan potensi karyawan.
Ini memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif dan responsif terhadap perubahan pasar dan kebutuhan bisnis.
Bidang Industri yang Memerlukan Software HRIS untuk Efisiensi Pengelolaan SDM
HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan proses-proses yang terkait dengan pengelolaan SDM, mulai dari manajemen data karyawan hingga proses penggajian.Â
Berikut adalah bidang industri yang sangat memerlukan software HRIS untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka:
1. Teknologi dan IT
Industri teknologi dan IT sering menjadi pionir dalam adopsi teknologi HRIS. Dalam industri ini, pengelolaan talenta teknis sangat vital untuk memastikan pengembangan produk yang sukses dan operasi yang lancar.
Software HRIS membantu dalam mengelola informasi tentang keterampilan, sertifikasi, dan pengalaman karyawan teknis, serta memfasilitasi penilaian kinerja yang lebih objektif berdasarkan target yang ditetapkan.
2. Perbankan dan Keuangan
Di sektor ini, HRIS memainkan peran penting dalam mengelola data sensitif seperti informasi gaji, bonus, dan insentif karyawan.
Dengan HRIS, perusahaan dapat mengotomatiskan proses penggajian dan manfaat, mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi.
Selain itu, HRIS memungkinkan manajemen pelatihan dan pengembangan karyawan secara terpusat, memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk tetap kompetitif dalam industri yang terus berubah.
3. Manufaktur
Industri manufaktur sering memiliki tenaga kerja yang besar dan beragam, terdiri dari pekerja pabrik, staf administrasi, dan personel manajemen.
Dalam lingkungan ini, HRIS membantu dalam perencanaan tenaga kerja, melacak absensi, dan mengoptimalkan produktivitas karyawan.
Misalnya, dengan HRIS, manajer dapat melihat jadwal kerja karyawan dan mengatur penugasan berdasarkan kebutuhan produksi.
4. Kesehatan
Di sektor kesehatan, HRIS membantu rumah sakit, klinik, dan fasilitas medis lainnya dalam mengelola jadwal perawat, dokter, dan personel medis lainnya.
HRIS juga memungkinkan manajemen untuk melacak sertifikasi dan pelatihan yang diperlukan untuk mematuhi regulasi medis yang ketat, serta memastikan bahwa personel memiliki keterampilan yang diperlukan untuk memberikan pelayanan berkualitas tinggi kepada pasien.
Baca Juga: Pentingnya Digitalisasi Rumah Sakit untuk Efisiensi Pelayanan
5. Perhotelan dan Pariwisata
Dalam industri perhotelan dan pariwisata, HRIS membantu manajemen hotel, restoran, dan tempat wisata dalam mengelola jadwal kerja karyawan, manajemen cuti, dan evaluasi kinerja staf.
Dengan HRIS, manajer dapat dengan mudah mengatur jadwal shift untuk memenuhi permintaan pelanggan yang bervariasi. Selain itu, juga bisa melacak kinerja karyawan untuk memastikan pelayanan yang konsisten dan berkualitas tinggi.
6. Retail dan E-commerce
Dalam lingkungan yang dinamis seperti retail dan e-commerce, di mana perubahan cepat dan respons terhadap permintaan pasar sangat penting, HRIS memainkan peran kunci dalam manajemen karyawan.
HRIS membantu dalam merekrut karyawan baru secara efisien, dengan memfasilitasi proses perekrutan, seleksi, dan onboarding.
Selain itu, HRIS memungkinkan manajemen untuk melacak kinerja karyawan dalam waktu nyata, memastikan bahwa mereka memenuhi target penjualan dan memberikan pelayanan pelanggan yang optimal.
7. Konsultan dan Layanan Profesional
Perusahaan konsultan dan layanan profesional sering memiliki karyawan yang bekerja di berbagai proyek dengan klien yang berbeda. Dalam konteks ini, HRIS membantu dalam melacak jam kerja proyek, biaya proyek, dan kinerja karyawan.
HRIS memungkinkan manajemen untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien, memantau kemajuan proyek, dan mengidentifikasi area di mana perbaikan diperlukan.
8. Energi dan Sumber Daya
Di sektor energi dan sumber daya, HRIS membantu perusahaan dalam melacak ketersediaan personel lapangan, mengelola jadwal rotasi shift, dan menjadwalkan perawatan preventif untuk infrastruktur yang penting.
Dengan HRIS, manajemen dapat merencanakan dan mengelola operasi lapangan dengan lebih efisien, meminimalkan waktu henti dan gangguan dalam pasokan energi.
Digitalisasi Manajemen SDM UMKM dengan HRIS Software LinovHR
Dalam era di mana kecepatan dan efisiensi menjadi kunci kesuksesan, pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan elemen penting dalam menjaga daya saing sebuah perusahaan.Â
Untuk memenuhi kebutuhan yang semakin kompleks di berbagai industri, Software HRIS LinovHR hadir sebagai solusi terpercaya. LinovHR telah memiliki pengalaman selama lebih dari satu dekade dan menjadi pilihan lebih dari 500 perusahaan dari beragam industri.
LinovHR menyediakan modul lengkap untuk mendukung efisiensi manajemen SDM yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Mulai dari proses rekrutmen yang efisien hingga pengelolaan kinerja, pengembangan karyawan, manajemen waktu, hingga analisis data HR, LinovHR memberikan solusi komprehensif untuk semua aspek pengelolaan SDM.
Jadi, bergabunglah dengan ribuan perusahaan yang telah mempercayai LinovHR sebagai mitra strategis dalam mengelola SDM mereka.
Segera hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut dan mulailah perjalanan menuju pengelolaan SDM yang lebih efisien dan efektif bersama LinovHR!
