Perencanaan kinerja menjadi bagian penting dalam strategi perusahaan. Ini juga termasuk dengan menyusun individual performance plan. Di mana penyusunan ini akan membantu karyawan secara individu untuk mencapai tujuan yang diharapkan perusahaan.
Selain itu, dari sini pun perusahaan dapat menyusun strategi apa yang dapat mendukung karyawan dalam memenuhi performa yang diharapkan tersebut. Maka dari itu, penting sekali untuk mengenali prosesnya.
Simak artikel LinovHR berikut ini untuk mengetahui lebih lengkap apa itu individual performance plan!
Apa Itu Individual Performance Planning?
Individual performance plan adalah proses mengidentifikasi tujuan individu atau organisasi dan merencanakan cara terbaik untuk mencapainya.
Perencanaan kinerja ini menjadi area utama dalam performance management, yang berhubungan dengan peningkatan dan pengembangan kinerja karyawan untuk mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan
Selain itu, hal ini juga berkaitan dengan memberikan arahan, feedback, serta sumber daya yang diperlukan agar individu dapat mencapai potensi terbaik mereka.
Oleh karena itu, perencanaan ini juga dibuat dengan bertujuan untuk mendukung perkembangan karyawan dan membantu dalam pengembangan karier mereka.
Di dalam proses individual performance plan, tujuan perusahaan dan sasaran kinerja harus dikomunikasikan kepada karyawan.
Selain itu, perusahaan juga perlu menyediakan sumber daya, pelatihan, dan dukungan yang diperlukan untuk mencapai hal ini.
Proses Individual Performance Plan
Individual performance planning adalah langkah pertama dalam manajemen kinerja. Setelah selesai dengan perencanaan, Anda perlu mengimplementasikannya, melacak, dan meninjau hasilnya. Berikut ini prosesnya:
1. Identifikasi Kekuatan Individu
Hal pertama yang dilakukan adalah memahami kemampuan yang dimiliki oleh setiap karyawan.
Setelah memahami hal tersebut, Anda nantinya dapat menyesuaikan tanggung jawab mereka dengan tujuan kinerja yang dilakukan.
Salah satu cara yang dapat digunakan dalam proses individual performance plan ini adalah dengan melakukan analisis SWOT.
Melalui analisis SWOT, hasil tersebut akan membantu untuk mengidentifikasi mengenai kekuatan, kelemahan, peluang, serta ancaman pada tiap individu.
2. Tetapkan Sasaran Kinerja
Proses berikutnya, manajer dan karyawan bersama-sama menetapkan tujuan kinerja yang spesifik dan terukur.
Namun, sebelum menetapkan tujuan, Anda perlu memahami tujuan keseluruhan perusahaan. Kemudian, juga mengetahui tujuan tim atau departemen yang diwakili oleh karyawan tersebut.
Pastikan bahwa tujuan kinerja individu sejalan dengan tujuan-tujuan tersebut.
Cara yang dapat dilakukan oleh tahap ini adalah dengan melakukan evaluasi kinerja tahunan atau setengah tahun untuk memonitor perkembangan perusahaan.
3. Deskripsikan Tanggung Jawab Karyawan
Tahap berikutnya dalam individual performance plan adalah mendeskripsikan tanggung jawab karyawan. Tahap ini merupakan di mana peran dan tanggung jawab karyawan dijelaskan secara rinci.Â
Cara yang dapat dilakukan di tahap ini adalah dengan membuat struktur organisasi perusahaan yang menggambarkan posisi masing-masing karyawan.
Selain itu, fungsi dengan adanya struktur perusahaan adalah untuk memberi gambaran tanggung jawab masing-masing karyawan.
4. Deskripsikan Sumber Daya yang Diperlukan
Hal berikutnya yang dapat dilakukan dalam proses individual performance plan adalah dengan mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan. Hal ini bisa bervariasi mulai dari komputer, materi pelatihan, hingga rencana tindakan lainnya.
Sumber daya ini membantu memastikan bahwa individu memiliki semua alat yang dibutuhkan untuk berhasil mencapai tujuan kinerja mereka.Â
Tak hanya itu, namun juga memungkinkan pengelola atau pelatih untuk memahami dan menyediakan dukungan yang sesuai untuk mencapai hasil yang diharapkan.
5. Buat Rencana Pengembangan
Proses ini merupakan proses di mana Anda merumuskan rencana untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan karyawan.Â
Pada tahap ini juga, rencana pengembangan karier disusun untuk membantu karyawan memahami arah yang akan mereka ambil dalam karier mereka.
Oleh karena itu, hal tersebut akan memiliki dampak positif pada motivasi dan pertumbuhan pribadi karyawan.
6. Buat Pelatihan
Dalam proses individual performance plan, perlu adanya pelatihan untuk meningkatkan performa karyawan.
Program latihan ini dibuat dengan harapan untuk mengembangkan keterampilan, pengetahuan, dan sikap yang diperlukan oleh individu untuk mencapai tujuan kinerja yang telah ditetapkan.
Pelatihan ini dapat mencakup berbagai bentuk. Misalnya, seperti pelatihan formal atau bahkan pelatihan mandiri dengan bantuan sumber daya seperti buku, video, dan kursus online.
Baca Juga: Best Practice Performance Review
Elemen dalam Individual Performance Planning
Beberapa elemen dalam individual performance plan adalah sebagai berikut:
1. Deskripsi dan Masalah Kinerja
Deskripsi dan masalah kinerja dalam elemen individual performance plan adalah bagian penting dari rencana kinerja individu di mana kinerja seseorang dievaluasi secara rinci.
Sebagai contoh, jika karyawan sering terlambat, sebutkan berapa jumlah hari terlambatnya.
Hal ini sama dengan masing-masing karyawan yang jumlah hadir atau tidaknya dihitung saat hari kerja.
Kesimpulannya adalah, elemen ini akan memberikan evaluasi kepada setiap individu mengenai kinerja yang telah dihasilkan. Baik adanya kekurangan performa individu maupun kontribusi baik yang dihasilkan oleh individu.
2. Target Goals atau Kinerja yang Diharapkan
Elemen target goals dan kinerja yang diharapkan dalam individual performance plan adalah panduan untuk membantu individu memahami dan mencapai tujuan kinerja yang diharapkan dalam pekerjaan mereka.
Selain itu, elemen ini juga memungkinkan individu untuk merenung dan merencanakan tindakan mereka ke depan demi mencapai tujuan tersebut.
Contohnya, jika seorang karyawan sering terlambat, manajer atau HR dapat menginstruksikan agar karyawan datang sepuluh menit lebih awal ke kelas guru selama dua minggu ke depan.Â
HR tersebut menegaskan bahwa terlambat tidak diterima dan mencerminkan kurangnya tanggung jawab profesional. Oleh karena itu, karyawan perlu hadir lebih awal untuk menunjukkan komitmennya terhadap profesi ini.
3. Target Dates
Berikutnya, target dates yang merupakan penentuan tanggal-tanggal spesifik. Maksud dari hal ini, yaitu menunjukkan kapan individu diharapkan mencapai tujuan atau kinerja yang ditetapkan.
Target dates membantu mengukur progres dan memberikan dorongan untuk mengambil tindakan yang tepat dalam pencapaian tujuan tersebut.
Selain itu, target dates juga membantu dalam perencanaan dan pengaturan prioritas tugas sehari-hari, sehingga individu dapat bekerja menuju pencapaian tujuan dengan efisien dan efektif.
Contohnya yaitu misalnya seorang sales yang mendapatkan target untuk menaikkan penjualan sebesar 10% hingga tanggal 07 November 2023. Dengan ini, sales tersebut harus berhasil untuk mencapai target yang diinginkan tersebut.
4. Pernyataan Jelas tentang Konsekuensi
Elemen ini merupakan penjelasan tegas mengenai konsekuensi atau dampak yang akan timbul jika individu tidak mencapai tujuan atau kinerja yang diharapkan.
Tujuannya adalah untuk memberikan pemahaman yang jelas kepada individu tentang akibat dari kinerja yang tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
Dengan adanya konsekuensi ini, individu akan menyadari pentingnya mencapai tujuan mereka. Kemudian, akan memiliki usaha yang lebih besar untuk bekerja keras mencapainya.
Contoh yang dapat dilakukan adalah dengan adanya pelatihan tambahan, pengawasan lebih ketat. Lalu, bisa juga pemutusan hubungan kerja jika kinerja terus-menerus tidak memenuhi standar yang ditetapkan.
Ukur Kinerja Individu dengan Performance Appraisal LinovHR
Mengukur kinerja individu merupakan hal penting yang perlu dilakukan perusahaan dalam rangka memastikan bahwa karyawan dapat memenuhi ekspektasi yang diberikan kepadanya.
Selain itu, dengan adanya pengukuran kinerja perusahaan bisa menyusun strategi talent management yang tepat bagi setiap karyawan. Baik itu dalam bentuk memberikan kenaikan pangkat, pelatihan, serta pemberian kompensasi.
Mengukur kinerja karyawan memang menjadi tugas yang rumit bila dilakukan secara manual dan hanya mengandalkan form saja. Maka dari itu, melibatkan teknologi terkini untuk mengukur kinerja menjadi implementasi yang penting di perusahaan.
Anda dapat memilih Performance Appraisal LinovHR untuk membantu dalam melakukan pengukuran kinerja karyawan secara individu maupun departemen.
Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan LinovHR dilengkapi dengan fitur yang lengkap dalam membantu proses pengukuran kinerja.
Tersedia fitur Performance Review, yang dapat digunakan untuk menilai kinerja karyawan sesuai dengan periode penilaian yang telah ditentukan perusahaan. Tipe penilaian yang tersedia pun banyak, mulai dari Self Review sampai perusahaan pun dapat melakukan kustomisasi bentuk penilaian sesuai kebutuhan.
Lalu, hasil dari Performance Review bisa dilihat dalam fitur Result, di mana nantinya perusahaan bisa mengetahui hasil kinerja individui, unit, divisi, maupun departemen. Skor penilaian pun bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan Performance Appraisal LinovHR akan membuat pengukuran individu menjadi lebih objektif karena mengukur hasil kerja berdasarkan data individu yang ter-input dalam modul.
Dari hasil kinerja yang didapatkan, perusahaan pun dapat mengambil langkah strategis yang lebih tepat untuk karyawan.
Nah, praktis bukan? Ayo segera ajukan demo secara gratis dan Anda bisa berkesempatan untuk menikmati keunggulan dari Performance Appraisal LinovHR!
