ID card atau kartu identitas adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kerja. Kartu identitas ini tidak hanya sekadar tanda pengenal, tetapi juga memegang peran kunci dalam mengamankan area kerja dan membangun identitas perusahaan.
Artikel LinovHR ini akan membahas tentang apa itu ID card, jenis-jenisnya, fungsi dan kegunaannya dalam konteks karyawan, serta memberikan tips pembuatan yang efektif.
Apa Itu ID Card?
ID card, atau kartu identitas, adalah sebuah kartu fisik yang berisi informasi pribadi dan profesional seseorang.
Di lingkungan kerja, ID card sering digunakan untuk mengidentifikasi karyawan serta memberikan akses terbatas ke area tertentu di dalam perusahaan.
Jenis-jenis ID Card
Tidak banyak orang yang menyadari bahwa saat ini tersedia berbagai pilihan jenis ID card yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi tertentu.
Semua jenis ini umumnya digunakan di berbagai jenis lembaga. Berikut ini adalah beberapa variasi jenis kartu identitas:
1. ID Card Standar
Jenis ini berfungsi sebagai alat identifikasi yang mencantumkan informasi seperti nama, jabatan, identitas, nama perusahaan, serta foto pendukung. Umumnya diterapkan di lingkungan perusahaan untuk karyawan.
Bentuk kartu ini dapat dipilih antara horizontal atau vertikal, bergantung pada kebutuhan. Desainnya biasanya sederhana.
2. ID Card Preprinted
Pada dasarnya, bahan kartu ini sama seperti jenis lainnya. Namun yang membedakannya adalah hasil cetakannya.
Kartu preprinted memiliki desain yang simpel dan dilengkapi dengan area kosong yang dapat diisi secara manual. Harganya juga terjangkau.
3. ID Card Akses
ID card akses adalah tipe kartu yang mungkin terlihat sama seperti yang lain. Namun, memiliki fungsi sebagai bukti akses ke area tertentu, terutama di bangunan besar dengan privasi yang ketat.
Jenis kartu ini juga bertujuan untuk membedakan antara tim internal dan tamu.
4. ID Card E-Money
Kini banyak perusahaan yang mengadopsi ID card karyawan dengan teknologi e-money. Kartu ini dilengkapi dengan teknologi penulisan data dan perangkat pembaca, sehingga data yang tertera dapat diubah sesuai dengan kebutuhan pemiliknya.
Fungsi kartu ini tak hanya sebatas identifikasi, tetapi juga dapat digunakan sebagai alat pembayaran transaksi.
Baca Juga: Cara Cek NIP Secara Online, Ini Caranya
Fungsi ID Card
Fungsi atau kegunaan dari ID card adalah untuk memudahkan pengenalan antara individu satu dengan lainnya, sehingga menghindari kesalahan dalam menyebutkan nama seseorang.
Ini umumnya digunakan dalam berbagai situasi, baik di lingkungan kantor, komunitas, universitas, maupun acara khusus.
Berikut adalah fungsi kartu identitas (ID card) bagi karyawan lainnya:
1. Fasilitasi Pengenalan dan Permintaan Bantuan
Kartu ID membantu memudahkan pengenalan seseorang dan meminta bantuan dengan menyebut nama. Selain itu, juga mempermudah dalam mencari individu berdasarkan divisi tempatnya bekerja.
2. Menciptakan Citra Positif dalam Pekerjaan
Kartu ID memiliki peran penting dalam menciptakan kesan positif terhadap pekerjaan seseorang, memberikan kesan profesional dan dedikasi dalam menjalankan tugas.
3. Tanda Pengenal
Sebagai alat tanda pengenal, kartu ID berfungsi untuk memberikan identifikasi yang jelas, membantu mengenali individu di lingkungan kerja maupun di luar.
4. Penyimpanan Data Pribadi dengan Keamanan
Kartu identitas berperan dalam menyimpan informasi pribadi dengan aman dan kerahasiaan, mencakup data seperti nomor identitas, kontak, dan detail penting lainnya.
5. Pengendalian Akses Masuk dan Keluar Gedung
Penggunaan kartu ID diterapkan dalam sistem pengendalian akses untuk mengatur keluar masuk gedung atau area tertentu, menjaga keamanan dan privasi.
6. Alat Promosi saat Berinteraksi dengan Pihak Eksternal
Kartu ID dapat digunakan sebagai alat promosi saat mengunjungi atau berkenalan dengan perusahaan atau individu di luar. Ini membantu membangun citra positif dan memberikan kesan yang baik.
Mengapa ID Card Karyawan Penting?
Kartu identitas karyawan adalah bagian penting yang perlu diberikan perusahaan. Setiap karyawan harus membawa dan menggunakan kartu ini dengan lanyard. Lantas, mengapa ID card karyawan penting?
1. Bukti Kepegawaian
Kartu identitas menjadi bukti konkret bahwa individu yang membawanya merupakan bagian dari organisasi tertentu.
Petugas keamanan hanya perlu memeriksa kartu identitas untuk memberikan izin masuk kepada individu tersebut ke dalam area perusahaan.
2. Pengaturan Akses dan Keamanan
Di banyak organisasi, akses antar departemen atau ke beberapa area tertentu dibatasi. Kartu identitas karyawan membantu mengidentifikasi siapa yang memiliki hak akses ke area tertentu.
Ini juga berlaku untuk ruangan, lantai, kabin, atau fasilitas yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu.
3. Pembentukan Rasa Kepemilikan
Setiap karyawan ingin merasa bahwa mereka benar-benar menjadi bagian dari organisasi tempat mereka bekerja.
Kartu identitas menciptakan sense of belonging bukan hanya terhadap organisasi itu sendiri, tetapi juga sebagai bagian dari komunitas yang lebih besar.
Rasa memiliki ini mendorong karyawan untuk bekerja dengan lebih bersemangat dan berdedikasi.
4. Pencatatan Waktu
Kartu identitas juga berperan sebagai alat untuk mencatat waktu masuk dan keluar karyawan.
Kartu ini mungkin perlu diperlihatkan di meja resepsionis atau digesekkan pada pintu masuk tempat kerja atau pintu departemen yang bersangkutan.
Ini mengurangi kebutuhan bagi karyawan untuk menandatangani buku absen secara manual. Manajemen juga bisa merekam riwayat waktu masuk dan keluar karyawan.
5. Akses ke Diskon Khusus
Beberapa organisasi menyediakan berbagai fasilitas istimewa bagi karyawan melalui kartu ID mereka. Ini termasuk diskon di restoran, tiket bioskop, dan banyak lainnya.
Karyawan dapat memanfaatkan diskon ini dengan menunjukkan kartu identitas mereka.
6. Identitas Pribadi
Kartu identitas karyawan juga berperan sebagai kartu identitas pribadi. Kartu ini berisi informasi pribadi seperti foto, nama, nomor identitas nasional, alamat kontak, kontak darurat, golongan darah, dan lainnya.
Dalam situasi darurat seperti kecelakaan, perampokan, atau kejadian medis mendesak, kartu ID membantu memberikan petunjuk atau informasi yang diperlukan bagi korban.
7. Ekspresi Budaya Kerja
ID karyawan merupakan elemen integral dari budaya kerja di setiap organisasi. Kartu ini juga mencerminkan citra merek perusahaan itu sendiri. Makna dan peran kartu ID, serta interpretasinya, bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain.
Beberapa mungkin menganggap kartu ini sebagai aspek penting dalam mengevaluasi kinerja karyawan, sedangkan yang lain mungkin melihatnya sebagai alat keamanan tambahan yang berkontribusi pada berbagai cara untuk meningkatkan tingkat keamanan organisasi.
Tips Membuat ID Card Karyawan
Jika Anda memiliki rencana untuk mencetak kartu identitas untuk karyawan, pastikan kamu juga mempertimbangkan beberapa aspek penting. Berikut ini adalah tips untuk membuat ID card bagi karyawan:
1. Informasi Identitas yang Penting
Saat ingin mencetak ID card untuk karyawan, tentunya yang tak boleh terlewat adalah informasi identitas perusahaan.
Tujuannya adalah agar masyarakat atau klien dapat dengan mudah mengenali karyawan atau individu yang memberikan layanan. Pastikan juga data penting dicantumkan secara rinci dan akurat.
2. Pilihan Bahan Kartu
Dalam dunia percetakan kartu, terdapat berbagai jenis bahan kertas yang digunakan. Namun, ketika ingin mencetak kartu untuk keperluan perusahaan, disarankan untuk memilih kertas berkualitas terbaik yang tahan lama dalam penggunaan jangka panjang.
3. Desain dan Bentuk Kartu
Ada dua bentuk dasar ID card, yaitu vertikal dan horizontal. Sebaiknya tetapkan desain yang konsisten dan pilih bentuk yang umum digunakan.
Menggunakan bentuk yang tidak biasa dapat membuat kartu terlihat aneh dan kurang cocok digunakan.
4. Pengkodean
Dalam era modern ini, teknologi semakin berkembang dan memudahkan berbagai hal.
ID card tidak hanya memuat informasi identitas secara tertulis, namun juga seringkali menggunakan kode digital. Dengan begitu, setiap penggunaan kartu dapat diidentifikasi oleh mesin deteksi otomatis.
ID card memiliki peran penting dalam mengidentifikasi, mengamankan, dan membangun identitas karyawan di dalam lingkungan kerja. Jenis, fungsi, dan kegunaan ID card bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan.
Dengan memperhatikan tips pembuatan yang efektif, ID card dapat menjadi alat yang berharga dalam menjaga keamanan dan memperkuat citra perusahaan.
