Human Resources Department: Tugas dan Penggunaan Sistem HR

Karyawan dan operasional perusahaan yang unggul tidak akan lepas dari kehadiran human resource department di dalamnya.

Human Resources Department adalah salah satu bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Lalu apa pengertian dan fungsi human resources department dan mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem HR?

Berikut ini pembahasannya lengkapnya!

 

Pengertian Human Resource Department

Seperti yang sudah disinggung di atas, human resources department adalah divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya suatu perusahaan, yang mana adalah karyawan.

Fungsi dari departemen ini adalah pengembangan dari karyawan perusahaan, yang mana dianggap sebagai salah satu faktor penting dari kemajuan sebuah perusahaan.

Bagian HRD juga memastikan karyawan dikelola dengan baik. Mulai dari penugasan yang efektif, kompensasi yang adil, hingga dilatih dengan maksimal.

 

Tugas Human Resources Department

Tanpa HRD sebuah perusahaan tak akan berjalan lancar. Selama prosesnya, perusahaan akan selalu membutuhkan peranan HRD untuk mengakomodir kebutuhan perusahaan dan karyawan.

Sebelum masuk ke penjelasan yang lebih lengkap, ada baiknya Anda memahami apa saja tugas Human Resources Department dalam perusahaan. 

 

1. Rekrutmen

 

Kinerja yang unggul merupakan kombinasi dari kinerja dan orang yang tepat. Untuk mendapatkan orang yang tepat, diperlukan rekrutmen yang akurat.

HRD harus selektif dalam memilih kandidat berdasarkan pengalaman kerja, pendidikan, kemampuan, dan attitude kandidat yang bersangkutan. Sebab, tidak selalu kandidat yang unggul akan cocok dengan pola kerja dalam perusahaan.

 

2. Menjaga Lingkungan Kerja yang Positif

Lingkungan kerja menjadi tempat yang paling disoroti dalam perusahaan. Karena  karyawan akan menghabiskan 8 jam mereka di lingkungan kerja.

HRD harus memastikan bahwa lingkungan kerja karyawan berjalan dengan positif dari segi sosial dan aman terkendali. 

Contohnya, HRD bisa melakukan edukasi mengenai mitigasi bencana gempa di lingkungan kantor atau implementasi Kesehatan dan Keselamatan Karyawan (K3) di perusahaan. 

 

3. Menjaga Hubungan Perusahaan dan Karyawan

Karyawan dan perusahaan saling membutuhkan satu sama lain. Agar hubungan kerja sama berjalan dengan lancar, kedua pihak harus saling memahami kewajiban dan hak masing-masing.

Dalam hal ini, HRD memainkan peran penting dalam hubungan perusahaan dan karyawan melalui pengukuran kepuasan kerja, keterikatan karyawan, dan penyelesaian konflik tempat kerja.

 

4. Penggajian dan Benefit

 

Sudah menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk memberikan gaji sebagai imbalan kepada karyawan yang sudah bekerja. Fungsi HRD termasuk menetapkan struktur kompensasi dan mengevaluasi praktik pembayaran gaji yang kompetitif.

HRD pun patut mempertimbangkan apakah pemberian gaji perlu ditambah dengan benefit lain seperti fasilitas istirahat atau kesehatan dalam perusahaan.

Umumnya semakin besar gaji dan benefit perusahaan, semakin unggul tingkat persaingan perusahaan dalam mendapatkan kandidat unggulan. 

 

5. Memastikan Semua Regulasi Sesuai Hukum Ketenagakerjaan

Kepatuhan terhadap UU Ketenagakerjaan adalah hal yang sangat penting. Sebab, UU Ketenagakerjaan mengatur dengan jelas apa saja yang menjadi hak dan kewajiban perusahaan serta karyawan.

Ketidaksesuaian regulasi perusahaan terhadap UU Ketenagakerjaan akan mengakibatkan penurunan kepuasan kerja karyawan dan pada akhirnya perusahaan akan berhadapan dengan masalah hukum yang lebih rumit.

Itulah sebabnya mengapa HRD perlu paham benar mengenai kandungan UU Ketenagakerjaan agar dapat berlaku adil.

 

6. Pelatihan dan pengembangan

Salah satu upaya perusahaan untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan karyawan adalah dengan mengadakan program pelatihan dan pengembangan karyawan.

Program seperti ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas kinerja karyawan yang akan membantu transisi kinerja yang lebih modern. Dengan demikian, perusahaan mampu meningkatkan daya saing di tengah arus kompetensi yang kian ketat. 

 

Baca Juga: Kompensasi: Pengertian, Jenis & Faktor yang Mempengaruhi Pemberian

 

7 Alasan HR Department Menggunakan Sistem HR dari LinovHR

Seperti yang sudah disebutkan, sistem HR dari LinovHR dapat membantu Human Resources Department dalam mengelola karyawan lebih efektif dan efisien serta dapat meningkatkan kualitas kinerja HRD itu sendiri. 

Hal tersebut bukan tanpa alasan. LinovHR adalah vendor terpercaya yang telah banyak membantu perusahaan dari berbagai industri. Maka, tak perlu diragukan lagi kehandalan dari LinovHR. 

 

1. Hemat 

Coba Anda bayangkan, berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan jika Anda menggunakan sistem manual? Anda harus mengalokasikan dana untuk menyusun dan menyimpan dokumen fisik yang menumpuk. Belum lagi Anda juga harus menghabiskan waktu yang cukup lama dalam mengelola dokumen yang ada. 

Namun, dengan sistem HR, Human Resource Department bisa menghemat waktu dan biaya. Sebab semua informasi disimpan dalam cloud based server secara terpusat. Anda pun bisa lebih fokus mengerjakan tugas dan hal lain yang lebih penting. 

 

2. Efektif dan Efisien

Tingkat kesalahan atau human error dalam sistem pengelolaan karyawan secara manual sangatlah tinggi. Dengan sistem HR, semua proses pengelolaan dapat berlangsung otomatis dan akurat. Sehingga akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja HRD.

 

3. Aman dan Rahasia

Data dan informasi karyawan yang disimpan dalam sistem manual rentan disalahgunakan dan jatuh ke tangan yang salah.

Sistem HR LinovHR menjamin bahwa semua informasi dan data karyawan yang disimpan dalam cloud based server hanya digunakan untuk pengelolaan karyawan dari perusahaan yang bersangkutan saja. Maka keamanan dan kerahasiaannya pun tak perlu diragukan. 

 

4. Mudah Digunakan

Banyak perusahaan yang enggan menggunakan sistem HR karena dinilai rumit. Padahal jelas hal tersebut keliru. Perusahaan tidak perlu lama beradaptasi dengan sistem karena LinovHR menyajikan tampilan antar muka yang mudah digunakan. Orang non IT pun bisa langsung mahir dan paham penggunaan sistem. 

 

5. Saling Terintegrasi

Ada banyak aspek dalam pengelolaan karyawan, yaitu penggajian, absensi, penilaian kinerja, dan lainya. Sistem HR mendukung integrasi antar sistem dalam pengelolaan karyawan. Dengan begitu HRD tidak perlu lagi melakukan sinkronisasi data secara manual karena semua data sudah saling terintegrasi otomatis satu sama lain. 

 

6. Layanan Sigap

LinovHR menyediakan layanan konsumen yang sigap membantu client dalam memecahkan masalah seputar pengelolaan karyawan.

Jadi, ketika ditemui kendala dalam sistem HR, layanan konsumen dari LinovHR akan siap membantu Anda dengan berbagai solusi inovatif. Kesigapan LinovHR ini menjadi alasan banyak client dari berbagai industri mempercayai LinovHR. 

 

7. Sesuai UU Ketenagakerjaan

Seperti yang telah disebutkan, HRD harus paham benar apa saja ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan. Semua fitur dan fungsi dalam sistem HR dari LinovHR sudah disesuaikan dengan UU Ketenagakerjaan. Sehingga tidak perlu dipertanyakan lagi legalitas dari LinovHR. 

 

Baca Juga: 3 Contoh Surat Peringatan, SP1, SP2 dan SP3

 

 

LinovHR siap membantu memecahkan berbagai masalah soal pengelolaan karyawan melalui sistem HR yang komprehensif.

Mulai dari proses rekrutmen yang dapat dimudahkan menggunakan modul rekrutmen. Perencanaan manpower planning membuat proses rekrutmen menjadi tepat sasaran.

Kemudian dalam hal penggajian dan benefit, LinovHR memiliki software payroll yang dapat mengkalkulasi semua perhitungan payroll secara otomatis. Mulai dari gaji pokok, kompensasi, higga perhitungan BPJS.

Saat human resource department hendak melakukan penilaian performa, LinovHR juga memiliki performance management system. Fitur-fiturnya yang dapat memudahkan penilaian adalah peer review, goals & kpi dan juga balance scorecard.

Terdapat juga learning management system (LMS) yang dapat membantu pengembangan karyawan. HR Department dapat membuat course beserta silabus dari materi pelatihan, yang nantinya dapat diakses pada masing-masing gawai karyawan.

Semua kemudahan pada kegiatan human resources department tersebut dapat diwujudkan dalam penggunaan Software HRIS Indonesia. Software ini mencakup semua modul dan fitur yang dijelaskan di atas, untuk memudahkan kegiatan HRD.

Coba jadwalkan demo sekarang!