Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek operasional HR. Contohnya untuk memanajemen data karyawan, mengelola penggajian, mengadakan pelatihan, maupun melakukan penilaian kinerja.
Seiring dengan kemajuan teknologi, HRMS kini hadir dengan dua pilihan utama, yakni HRMS On Cloud dan HRMS On Premise. Kedua model ini memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, sehingga sebelum memilih, diperlukan pertimbangan berdasarkan kebutuhan dan anggaran masing-masing perusahaan.
Artikel ini akan mengulas secara mendalam tentang perbedaan antara keduanya untuk membantu Anda menentukan mana yang lebih cocok bagi perusahaan. Mari simak!
Pengertian HRMS On Cloud
HRMS On Cloud adalah sistem HR berbasis cloud computing. Sistem ini menggunakan server yang dikelola oleh pihak ketiga (penyedia layanan cloud), sehingga perusahaan tidak perlu menyediakan server fisik sendiri.
Data dan aplikasi akan disimpan di pusat data penyedia layanan dan dapat diakses melalui koneksi internet menggunakan perangkat apa saja, seperti komputer, laptop, atau smartphone.
Jadi, pengguna dapat mengakses sistem ini melalui internet menggunakan perangkat apa pun dan kapanpun mereka mau. Hal ini menawarkan sederet kelebihan bagi penggunanya, yaitu:
Kelebihan HRMS On Cloud
1. Aksesibilitas yang Tinggi
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses sistem dari mana saja dan kapan saja selama ada koneksi internet tersedia. Oleh karenanya, hal ini memberikan fleksibilitas lebih bagi organisasi, terutama bagi perusahaan yang menerapkan kerja remote atau memiliki cabang kantor di berbagai lokasi.
2. Efisiensi Biaya
Oleh karena servernya disediakan oleh pihak ketiga, perusahaan bisa memangkas biaya yang dibutuhkan untuk membeli perangkat keras atau server. Selain itu, biaya berlangganan bulanan atau tahunan ini biasanya juga sudah mencakup pemeliharaan, pembaruan, dan keamanan. Dengan begini, budget perusahaan bisa lebih.
3. Pembaruan yang Mudah
Penyedia layanan secara otomatis akan memperbarui sistem untuk menambahkan fitur baru atau meningkatkan keamanan tanpa mengganggu operasional perusahaan. Hal ini dapat mengurangi beban kerja tim internal perusahaan.
Perusahaan dapat dengan mudah menambah kapasitas atau fitur sesuai kebutuhan. Jika perusahaan berkembang, penyedia layanan dapat menyesuaikan sistem tanpa memerlukan perubahan besar.
Kekurangan HRMS On Cloud
Namun, sistem ini juga memiliki beberapa kekurangan yang harus dipertimbangkan, antara lain:
1. Ketergantungan pada Koneksi Internet
Sistem ini memerlukan koneksi internet yang stabil. Jika jaringan terputus, akses ke sistem akan terganggu sehingga bisa menghambat produktivitas.
2. Keamanan Data
Oleh karena data perusahaan disimpan di server pihak ketiga, terdapat risiko terjadinya pelanggaran privasi dan keamanan data.
Meski penyedia layanan biasanya memiliki protokol keamanan yang canggih, perusahaan tetap harus waspada terhadap ancaman cyber crime seperti peretasan atau pelanggaran data.
Pengertian HRMS On Premise
Berbeda dengan HRMS On Cloud, HRMS On Premise adalah sistem HR yang diinstal dan dijalankan di server internal perusahaan.
Dengan menggunakan model ini, perusahaan memiliki kendali penuh atas perangkat lunak dan data, termasuk infrastruktur yang mendukungnya. Sistem ini biasanya dioperasikan oleh tim IT internal dan memerlukan instalasi fisik perangkat keras.
Kelebihan HRMS On Premise
1. Kendali Penuh atas Data
Oleh karena semua data disimpan di server internal, perusahaan memiliki kontrol sepenuhnya terhadap keamanan dan privasi. Hal ini sangat penting terutama bagi perusahaan yang bertugas menangani informasi sensitif.
2. Kustomisasi Lebih Lanjut
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan perangkat lunak sesuai kebutuhan spesifik mereka. Jadi, jika organisasi memiliki proses unik, HRMS On Premise dapat diatur untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Kekurangan HRMS On Premise
1. Biaya Awal Tinggi
HRMS On Premise memerlukan investasi awal yang signifikan untuk membeli perangkat keras, lisensi perangkat lunak, dan biaya instalasi. Selain itu, perusahaan juga harus menyiapkan anggaran biaya tersendiri untuk pemeliharaan dan pembaruan sistem.
2. Pemeliharaan yang Rumit
Perusahaan akan bertanggung jawab atas pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras, termasuk pembaruan keamanan dan perbaikan jika terjadi masalah. Ini berarti, perusahaan memerlukan sumber daya tambahan,untuk menangani perbaikan, pembaruan, dan pengelolaan keamanan, seperti tim IT internal yang terampil.
3. Akses yang Terbatas
Berbeda dengan HRMS On Cloud, sistem ini hanya dapat diakses dari dalam jaringan perusahaan. Hal ini dapat membatasi fleksibilitas, terutama bagi perusahaan yang memiliki tenaga kerja remote.
Kesimpulan
Kedua sistem di atas menawarkan keunggulannya masing-masing. Oleh karena itu, pilihan ideal bergantung pada kebutuhan dan prioritas perusahaan.
Jika Anda mencari solusi yang fleksibel, hemat biaya, dan tidak memerlukan investasi besar di awal, HRMS On Cloud adalah pilihan yang tepat.
Namun, jika perusahaan Anda memprioritaskan kendali penuh atas data dan mampu mengelola infrastruktur sendiri, HRMS On Premise lebih cocok.
Selain itu, pastikan untuk mempertimbangkan faktor keamanan, biaya, dan kebutuhan operasional sebelum membuat keputusan. Nah, semoga penjelasan di atas bisa membantu!
