Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan semestinya dilakukan secara sistematis dan efisien. Oleh karena itu, banyak perusahaan mengandalkan sistem pengelolaan berbasis HRMS (Human Resource Management System) sebagai solusinya.
Untuk ketahui apa itu HRMS, bagaimana cara kerja HRMS, hingga modul apa saja yang penting ada dalam HRMS. Simak rangkuman LinovHR berikut ini!
Apa itu HRMS?
HRMS adalah software yang membantu profesional HR dalam pengelolaan manajemen SDM perusahaan berjalan secara sistematis dan efisien.
Teknologi HRMS dapat membantu pekerjaan HR dalam melakukan proses manajemen dan pelayanan terhadap karyawan menjadi lebih baik.
Hal ini karena, HRMS bekerja untuk membantu pengelolaan dan proses data karyawan seperti administrasi, detail pekerjaan, absensi, penggajian, pembayaran pajak, pelatihan, jenjang karir, dan menajemen kinerja.
Dengan menggunakan software HRMS perusahaan mendapatkan keuntungan dalam pembuatan laporan HR yang efisien, mudah, dan akurat.
Sehingga HR tidak lagi menghabiskan waktu mengerjakan pekerjaan yang berulang seperti menginput data karyawan, perhitungan gaji di setiap bulan, dan perhitungan pajak PPh 21.
Selain itu, software HRMS juga bisa menjadi solusi dalam mempercepat proses rekrutmen, on-boarding, pelatihan, penilaian kerja, mutasi, promosi, dan administrasi karyawan pada umumnya.
Baca Juga:Â HRIS, HCMS, dan HRMS: 3 Tipe Software HR dan Perbedaannya
Keuntungan Menggunakan Software HRMS
Seperti software Akunting yang dapat memberikan peringatan seandainya ada potensi kerugian dan indikator penting lainnya, software HRMS juga dapat melakukan hal yang sama dalam pengelolaan karyawan.
Beberapa tindakan preventif yang bisa dilakukan misalnya mendeteksi kekosongan dalam organisasi, perencanaan pelatihan untuk pertumbuhan perusahaan, yang semuanya dapat menghemat biaya dalam keterlambatan penanganannya.
Berikut ini adalah keuntungan dari memanfaatkan software HRMS di perusahaan yang perlu Anda ketahui:
1. Penyimpanan Data yang Aman
Dengan memanfaatkan Software HRMS, data karyawan yang penting bagi perusahaan seperti informasi data diri, keterampilan dan pengalaman, detail penilaian kerja, keterampilan atau pengalaman ekstra karyawan, serta pelatihan yang sudah pernah dilakukan dapat tersimpan dengan aman melalui sistem dan tidak tercecer.
2. Otomatisasi Tugas Repetitif
Salah satu keuntungan utama HRMS adalah kemampuannya untuk mengotomatisasi tugas administratif yang memakan waktu. Mulai dari pengelolaan data karyawan hingga proses penggajian, HRMS mengurangi pekerjaan manual dan memungkinkan tim HR untuk lebih fokus pada tugas-tugas strategis.
3. Memudahkan Monitoring Karyawan
HRMS bisa difungsikan juga sebagai alat pemantau atau pemberitahuan mengenai hal-hal yang dianggap penting untuk peningkatan kinerja karyawan.
Misalnya, notifikasi mengenai ulang tahun sehingga HRD bisa menyiapkan kartu ucapan atau bentuk apresiasi lainnya sebagai penghargaan terhadap kontribusi dan keberadaan karyawan bersangkutan.
Tindakan sederhana seperti ini bisa meningkatkan moral, kinerja, dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
HRD yang cerdas akan memanfaatkan setiap kesempatan untuk memaksimalkan potensi karyawan yang dikelolanya.
4. Memudahkan dalam Pengambilan Keputusan dan Kebijakan
Software HRMS yang bagus memiliki fitur yang memudahkan HR dalam memutuskan kebijakan dan mengambil keputusan secepat mungkin.
Hal ini karena Software HRMS menyediakan integrasi tambahan yang dapat digabungkan dengan modul yang sudah ada untuk membangun manajemen yang lebih baik.
Sebagai contoh, jika terintegrasi dengan kehadiran dan track record atau catatan kinerja, maka pengerjaan tugas khusus atau proyek bisa dilakukan dengan mengetahui karyawan mana yang sedang mengerjakan tugas apa dan bisa dipindah atau diperbantukan ke proyek lain.
Dengan kata lain pengaturan sumber daya manusia jadi lebih efisien, setiap karyawan bekerja dengan maksimal dan tidak tumpang tindih dalam pekerjaannya serta respons tindakan yang lebih cepat.
5. Transparansi Data
Data karyawan yang tersimpan dalam sistem HRMS dapat diakses langsung oleh karyawan sehingga karyawan dapat melihat informasi langsung terkait dengan data diri, rincian gaji, kuota cuti, dan informasi lainnya sehingga lingkungan kerja lebih terbuka dan akuntabel.
6. Kepatuhan Peraturan
Kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi sangat penting dalam bisnis. Software HRMS dapat membantu perusahaan memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berkaitan dengan karyawan, seperti peraturan pajak, ketenagakerjaan, dan keselamatan kerja. Dengan demikian, risiko pelanggaran dan potensi kerugian bagi perusahaan dapat diminimalkan.
7. Meningkatkan Talent Management
Memiliki sistematisasi data yang baik, HRMS juga bisa membantu perusahaan dalam mengenali dan mengembangkan potensi dan keahlian karyawan.
Sehingga, perusahaan nantinya dapat lebih mudah untuk menarik calon karyawan baru yang potensial serta mempertahankan karyawan mereka dengan merekomendasikan pelatihan agar skill mereka meningkat.
Tingkat turnover karyawan juga dapat turun karena dengan sistem HRMS, HR bisa membuktikan bahwa mereka dapat menjaga kestabilan operasional dan meningkatkan kualitas bisnis.
Baca Juga: Sistem HRIS: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Penerapannya
Fitur Umum Software HRMS
Untuk mendukung kinerja HR secara maksimal dalam pengelolaan SDM, tentunya diperlukan Software HRMS yang menawarkan kelengkapan. Lalu, apa saja fitur yang sebaiknya ada dalam software HRMS? Berikut detailnya:
1. Rincian Data Karyawan
Tahukah Anda bahwa penting bagi sebuah perusahaan untuk menyimpan informasi mengenai data pribadi karyawan?
Software HRM dapat menyimpan dan mengelola rincian mengenai data-data penting karyawan. Misalnya, informasi pribadi mereka mulai dari alamat, nomor telepon, peran pekerjaan, penilaian manajemen kinerja, dan catatan pelatihan.
HRM system akan membantu Anda menyimpan rincian data karyawan dengan keamanan yang tinggi.
Selain itu juga akan menghemat waktu Anda dalam mengelola dan memperbarui data karyawan ketimbang menggunakan banyak file Excel karena seluruh data karyawan akan tersentralisasi.
2. Deskripsi Tugas Setiap Karyawan
Setiap karyawan tentunya harus mengetahui apa saja pekerjaan yang mereka harus selesaikan. Fitur ini akan membantu memberikan gambaran secara besar mengenai struktur perusahaan beserta job role serta job description mereka masing-masing.
Dengan ini, karyawan menjadi lebih jelas mengenai gambaran apa saja yang harus mereka kerjakan dan fokus pada hal tersebut.
3. Database Kemampuan atau Skill
Selanjutnya, perusahaan dapat berfokus pada potensi tiap individu dengan adanya database mengenai kemampuan mereka.
Fitur competency management dalam HRMS membantu perusahaan dalam menyusun dan mengelola skill dan kompetensi apa saja yang perlu dimiliki untuk setiap unit kerja yang ada.
Dengan modul ini perusahaan dapat menyiapkan saluran bakat untuk menghindari kekurangan keterampilan penting dan kekurangan pengalaman yang dapat mempengaruhi kinerja.
Melalui modul ini, Anda dapat memastikan bahwa kompetensi mereka selaras dengan tujuan perusahaan dan mengidentifikasi perencanaan karir mereka.
4. Daftar Kehadiran
Modul berikutnya yang penting yaitu mengenai daftar kehadiran karyawan pada software HRM. Fokus utama dari modul ini adalah pada pengelolaan manajemen waktu dan kehadiran karyawan.
Hal yang menjadi cakupan modul ini adalah seperti pelacakan kehadiran, manajemen jam kerja, cuti dan izin, serta kebijakan jam kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Hadirnya modul ini membuat Anda tak perlu mengelola kehadiran secara manual yang dapat memakan waktu lebih banyak dengan adanya modul ini.
5. Perencanaan
Modul ini berkaitan dengan manajemen talenta, terutama dalam perencanaan suksesi. Hal ini mencakup identifikasi potensi karyawan, jalur karier, pemetaan kompetensi, analisis kesenjangan, dan pembuatan rencana pengembangan.
Dengan ini, karyawan dapat ditempatkan pada jalur karir yang mengarah pada peran atau posisi pekerjaan tertentu sesuai dengan bidangnya masing-masing.
Selain itu, alasan lain mengapa modul ini penting adalah untuk memastikan bahwa peran dan tanggung jawab penting dalam bisnis Anda dapat terpenuhi.
6. Catatan Pekerjaan Sehari-Hari (Work Log)
Anda perlu mengetahui dengan rinci mengenai tugas harian yang dikerjakan oleh karyawan. Modul ini penting untuk karyawan supaya mereka dapat mencatat dengan rinci mengenai apa saja tugas-tugas yang mereka kerjaka per hari.
Dengan ini, karyawan dapat mengerjakan tugas mereka secara terorganisir dan terstruktur.
7. Daftar Gaji (Payroll)
Perusahaan perlu mengotomatisasi tugas penggajian secara praktis dengan menggunakan modul payroll software cloud online.
Modul ini menangani fungsi dasar penggajian, termasuk perhitungan dan pembayaran gaji, pemotongan pajak, serta distribusi gaji.
Anda dapat menghitung gaji secara akurat dan keamanan yang tinggi sehingga memiliki potensi kesalahan yang lebih kecil terkait penggajian.
8. Terhubung dengan Sistem Lain dalam Perusahaan (Akuntansi dan Operasi Organisasi)
Modul yang terhubung dengan sistem lain dapat membantu mengotomatisasi tugas terkait SDM menjadi lebih mudah. Pasalnya, Anda tak perlu mengerjakan secara manual karena sistem sudah terintegrasi satu sama lain.
Dengan modul yang terintegrasi ini, Anda dapat dengan mudah melakukan penggajian, absensi, penilaian, dan melakukan pengembangan pada karyawan.
9. Penilaian Kinerja
Terakhir, modul yang tak kalah penting adalah modul penilaian kinerja untuk mengetahui sejauh mana progress kerja karyawan.
Modul ini membantu perusahaan untuk melihat seberapa baik karyawan mereka berkinerja dan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan perusahaan
Dengan ini, modul penilaian kinerja membantu perusahaan untuk melakukan pengawasan, pelacakan, dan peninjauan kinerja karyawan.
Melalui penilaian kinerja ini, perusahaan dapat memberikan umpan balik kepada karyawan mereka sehingga hal ini akan menjadi evaluasi untuk meningkatkan kinerja mereka kedepannya.
Baca juga: Sistem HRM dan Cara Penerapannya di Perusahaan
Software HRIS LinovHR: Solusi Manajemen HR Terbaik
LinovHR merupakan salah satu Software HR terbaik yang dapat menjadi solusi manajemen HR Anda yang menginginkan sistem penggajian, pengelolaan data karyawan dan lain-lain dapat dikelola dengan baik.
Tidak hanya dengan Software HRMS tetapi lakukan juga penilaian dengan Software HRIS Indonesia LinovHR.
Didalam Software HRIS LinovHR ada modul performance management. Dengan modul performance management evaluasi karyawan akan menjadi sangat akurat. Sehingga, efisiensi kerja dan produktivitas dapat terjamin.
Selain itu, Software LinovHR memiliki keunggulan dalam perhitungan penggajian dan pajak karyawan. Gaji yang diterima karyawan dapat terinci secara detail dan dapat diakses langsung oleh karyawan melalui LinovESS.
Masih banyak keunggulan lainnya yang dimiliki Software HRIS LinovHR. Coba demo gratisnya sekarang juga!
