Tantangan HR di Industri Retail dan Bagaimana HRIS Mengatasinya

Dalam bisnis retail, departemen HR menghadapi sejumlah tantangan yang kompleks dalam mengelola tenaga kerja yang besar dan beragam.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, penggunaan sistem HRIS telah menjadi solusi yang efektif.

HRIS untuk industri retail menawarkan berbagai fitur dan fungsionalitas yang memungkinkan departemen SDM untuk mengelola rekam jejak karyawan.

Selain itu, HRIS juga dapat mengotomatiskan proses rekrutmen dan seleksi, serta meningkatkan efisiensi dalam manajemen kinerja dan pengembangan karyawan.

Lalu, bagaimana HRIS bisa mengatasi permasalahan tersebut? Simak artikel LinovHR di bawah ini!

8 Tantangan HR dalam Industri Retail

Tantangan yang dihadapi oleh departemen HR dalam industri retail mencakup beragam aspek yang memerlukan pendekatan yang teliti dan terarah.

Berikut adalah delapan tantangan utama yang dihadapi oleh HR dalam industri retail, termasuk penerapan HRIS untuk meningkatkan efisiensi:

1. Menangani Kekurangan Tenaga Kerja melalui Rekrutmen

Merekrut dan mempertahankan karyawan menjadi salah satu tantangan utama HR di sektor ritel.

Menurut survei Zipline, 42% karyawan ritel sedang berencana untuk meninggalkan industri ini. Hal ini karena kurangnya komunikasi antara kantor pusat perusahaan dan staf di toko, yang membuat karyawan merasa mereka diabaikan, tidak dilibatkan, dan terputus dari bisnis.

Melihat tantangan ini, HR perlu merancang pendekatan baru untuk menarik dan mempertahankan karyawan, hal ini mencakup:

• Meningkatkan employee engagement.
• Memberikan penghargaan atas kinerja karyawan.
• Menaikan upah dan tunjangan.
• Menetapkan jadwal kerja yang sesuai.
• Melakukan review untuk mengetahui masalah.

2. Keselamatan Karyawan

Dalam lingkungan retail yang sering kali bergerak cepat, keselamatan karyawan menjadi prioritas utama.

HR perlu memastikan bahwa kepatuhan terhadap regulasi keselamatan di tempat kerja dijalankan dengan ketat dan tetap relevan dengan keadaan di lapangan.

Selain itu, juga mengembangkan program pelatihan yang menyeluruh untuk meningkatkan kesadaran dan keterampilan keselamatan karyawan.

3. Mendefinisikan Ulang Fungsi HR dalam Perusahaan

Perubahan teknologi dan dinamika pasar mengharuskan HR untuk terus beradaptasi dan memperbarui perannya dalam organisasi. 

HR perlu memainkan peran yang lebih strategis, menjadi mitra bisnis (HRBP) bagi manajemen, mengidentifikasi dan menyelesaikan tantangan yang muncul, serta memimpin perubahan budaya yang diperlukan.

Untuk mencapai hal ini, para HR harus mampu menjadi T-shaped. Di mana setidaknya mereka mahir di satu kompetensi HR fungsional, seperti talent acquisition, atau L&D, serta empat kompetensi HR core yaitu literasi data, advokasi karyawan, kemahiran digital, dan kepandaian bisnis.

4. Menyediakan Pengalaman Digital bagi Karyawan

Karyawan ritel percaya bahwa mengadopsi proses digital mampu meningkatkan hasil kerja. Di sinilah HR dituntut untuk mampu memahami teknologi.

Memberikan pengalaman teknologi ini menjadi tantangan tersendiri bagi para HR di industri ritel.

Namun, di sinilah HR harus mampu secara aktif mendengarkan karyawan dan mengajukan pertanyaan untuk memahami apa yang menjadi kebutuhan karyawan. Dengan begitu karyawan akan merasa didengar, dihargai, dan terhubung dengan organisasi.

5. Membuat Lingkungan Kerja Lebih Beragam dan Inklusif

Keberagaman dan inklusi adalah aspek penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan inovatif. 

HR harus secara proaktif mengadopsi kebijakan dan program yang mendorong keberagaman dalam tenaga kerja, serta menciptakan budaya yang inklusif di mana setiap karyawan merasa didengar dan dihargai.

6. Peningkatan Karier

Banyak angkatan pekerja muda yang menganggap pekerjaan di industri retail adalah posisi sementara sehingga mereka akhirnya pindah untuk mengejar karier lainnya. Hal ini yang kemudian membuat turnover di industri ritel sangat tinggi.

Selain itu, karyawan yang tidak melihat peluang karier pada pekerjaannya juga enggan untuk terlibat.

Di sini HR perlu merancang jalur karier lateral dan kepemimpinan yang berkelanjutan.

Kualifikasi yang diperlukan untuk naik jabatan dari staf menjadi manajer atau jabatan korporat lainnya harus dijelaskan kepada karyawan.

Buatlah career path dalam suatu jabatan atau izinkan karyawan untuk memiliki spesialisasi di area tertentu.

Career path di industri ritel juga dapat dikembangkan sebagai respons kebutuhan adaptasi. Misalnya, karena semakin banyak peritel yang menggunakan software, maka Anda dapat melatih anggota staf yang tertarik untuk bekerja di bidang IT.

7. Masalah Pelecehan Seksual

Pelecehan seksual adalah masalah umum bagi karyawan ritel, baik itu yang dilakukan oleh pelanggan, manajer, atau rekan kerja. Ini menjadi tantangan HR untuk dapat mencegah hal ini terjadi.

HR harus memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ketat diterapkan untuk mencegah dan menangani kasus pelecehan seksual. 

Pelatihan tentang modus-modus pelecehan dan penghormatan terhadap sesama juga harus menjadi bagian integral dari budaya perusahaan.

8. Penjadwalan dan Perencanaan Tenaga Kerja

Perubahan musiman dalam permintaan dapat menimbulkan tantangan dalam manajemen penjadwalan dan perencanaan tenaga kerja. 

HR perlu mengadopsi pendekatan yang fleksibel dan menggunakan data secara cerdas melalui HRIS untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja, sehingga dapat mengatur penjadwalan dengan efisien tanpa mengorbankan kepuasan karyawan.

Dengan mengatasi tantangan-tantangan ini, HR dapat memastikan kesejahteraan karyawan dan keberlanjutan kesuksesan perusahaan.

6 Manfaat Implementasi HRIS di Industri Retail

Implementasi HRIS dalam industri retail membawa sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan. 

Dengan kecepatan dan kompleksitas operasi retail, HRIS menjadi alat penting dalam meningkatkan efisiensi dan kinerja tenaga kerja. 

Berikut adalah enam manfaat utama dari penerapan HRIS untuk industri retail:

1. Meningkatkan Retensi Karyawan

Berbagai fitur di dalam HRIS dapat membantu Anda dalam meningkatkan retensi karyawan. Misalnya, Anda dapat mengidentifikasi alasan meningkatnya turnover dengan dashboard people analytics.

People analytics akan mengubah perilaku karyawan menjadi data untuk menghasilkan grafik dan bagan yang mengindikasikan alasan umum mengapa karyawan resign. Fitur ini sangat berguna untuk meningkatkan strategis tempat kerja.

2. Mendukung Budaya Kerja dalam Perusahaan

Dalam industri retail, HRIS dapat digunakan untuk mengelola data demografis karyawan dan menerapkan kebijakan yang mendukung keberagaman. 

Hal ini membantu menciptakan lingkungan kerja inklusif di mana setiap karyawan merasa dihargai dan didukung.

3. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Melalui fitur-fitur seperti employe self-service dan alat kolaborasi lainnya, HRIS dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dengan memberikan akses yang mudah terhadap informasi perusahaan, kebijakan, dan program-program karyawan. 

Hal ini membantu meningkatkan komunikasi internal dan rasa kepemilikan terhadap tujuan perusahaan.

Baca juga: Awas! Resiko Menggunakan Software HRIS Murah

4. Memberikan Pelatihan Karyawan yang Lebih Baik

HRIS memungkinkan perusahaan retail untuk menyusun dan melacak program pelatihan karyawan secara efisien. 

Dengan akses mudah ke materi pelatihan dan penilaian kinerja, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk sukses dalam pekerjaan mereka.

5. Mengoptimalkan Penjadwalan Shift

Penggunaan HRIS dapat menyederhanakan proses manajemen shift, karyawan akan mendapatkan informasi lengkap mengenai jadwal mereka.

Hal ini akan menghindari kebingungan yang tidak karyawan dan memastikan alur kerja menjadi lancar.

HR bisa membuat shift standar dan memetakan karyawan ke dalam shift tersebut. Kapan pun ada perubahan dalam jadwal shift standar, karyawan akan segera diberitahu.

6. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas

Melalui fitur pelaporan dan analitik, HRIS memungkinkan perusahaan untuk melacak dan memantau kinerja karyawan secara lebih transparan. 

Tentunya, langkah ini menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa dihargai dan diakui atas kontribusi mereka dan juga meningkatkan akuntabilitas di antara tim.

Dengan HRIS, perusahaan retail dapat memanfaatkan teknologi untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia mereka, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik bagi semua karyawan.

Baca Juga: 7 Tantangan HRM dalam Industri Manufaktur

Modul HRIS LinovHR Apa Saja yang Cocok untuk Industri Retail?

LinovHR adalah salah satu software HRIS yang memiliki modul dan fitur yang dapat diimplementasikan di industri ritel. Dengan sistem yang terintegrasi dan menggunakan teknologi terkini, memilih HRIS LinovHR adalah pilihan yang cerdas.

Berikut ini beberapa modul dalam HRIS LinovHR yang cocok untuk industri retail:

1. Recruitment Management

Modul rekrutmen dalam HRIS LinovHR membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan sampai dengan memilih kandidat yang tepat.

Modul ini akan membantu HR dari mulai pengajuan kebutuhan SDM, melakukan pemasangan lowongan, melacak status lamaran kandidat, screening CV, sampai dengan onboarding.

Semua proses rekrutmen akan diakomodasi dengan modul ini.

Dengan bantuan fitur Report and Analytics, HR juga dapat melakukan penilaian terhadap proses rekrutmen yang telah dijalankan.

2. Workforce Management

Ini adalah modul yang membantu HR dalam melakukan manajemen data karyawan secara keseluruhan. Mulai dari data personal karyawan, data edukasi, kontrak kerja, dan movement karyawan di dalam perusahaan.

Dilengkapi dashboard yang akan menampilkan grafik dan data keadaan tenaga kerja terkini, yang dapat membantu dalam menganalisis kebutuhan tenaga kerja, tingkat retensi, dan kontrak kerja karyawan.

3. Time Management

Modul ini juga disebut dengan software absensi karena memang berfungsi untuk mengelola kehadiran karyawan secara keseluruhan.

Di modul ini, Anda dapat menetapkan jam kerja yang variatif bagi karyawan. Serta menyusun shift kerja yang beragam, baik itu shift di hari kerja, hari libur, atau juga hari spesifik semua mampu diakomodir oleh modul Time Management LinovHR.

Selain manajemen shift kerja, modul ini juga dapat membantu dalam perencanaan lembur dan pencatatan waktu lembut secara akurat.

Sudah dilengkapi dengan menu Timesheet yang membantu dalam memproses waktu kerja karyawan dengan mudah.

4. Payroll

Penggajian di industri retail amat sangat kompleks, menanganinya secara manual tentu sangat melelahkan.

Namun, tenang saja Anda bisa menyerahkan proses penghitungan gaji kepada Software Payroll LinovHR.

Didukung beberapa fitur unggul seperti Payroll Group untuk mengelompokkan gaji, Payroll Process untuk memproses gaji dengan cepat, lalu setelah proses penghitungan gaji selesai, HR pun tidak perlu membuat slip gaji secara manual.

Sistem payroll LinovHR yang akan membuatkannya secara otomatis. HR pun bisa langsung menggunakan fitur blast untuk mengirimkan slip gaji tersebut kepada karyawan.

5. Employee Self-Service (ESS)

Modul ESS memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka secara mandiri melalui portal karyawan. 

Dalam konteks industri retail, ini memfasilitasi mobilitas karyawan yang tinggi, ESS memberikan akses mudah untuk informasi gaji, jadwal kerja, dan manfaat karyawan, meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan.

Dengan mengimplementasikan modul-modul ini dalam HRIS mereka, perusahaan retail dapat mengurangi biaya administrasi, dan menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan.

Hal tersebut pada akhirnya dapat meningkatkan daya saing dan kesuksesan mereka di pasar.

Hal yang Perlu Diperhatikan saat Implementasi HRIS di Industri Retail

Implementasi HRIS dalam industri retail memerlukan perencanaan dan pertimbangan yang matang untuk memastikan keberhasilannya. 

Dalam proses implementasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan secara khusus.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat mengimplementasikan HRIS untuk industri retail:

1. Ketahui Kebutuhan Bisnis

Sebelum memilih dan mengimplementasikan HRIS, penting untuk memahami kebutuhan bisnis spesifik dari industri retail. 

Hal ini termasuk memahami proses manajemen sumber daya manusia yang ada, tantangan yang dihadapi, dan tujuan yang ingin dicapai melalui penggunaan HRIS. 

Dengan memahami ini, perusahaan dapat memilih solusi HRIS yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

2. Sesuaikan dengan Bujet

Implementasi HRIS dapat melibatkan biaya yang tidak murah, oleh karena itu penting untuk mempertimbangkan anggaran yang tersedia. 

Perusahaan retail perlu membuat estimasi biaya secara cermat, termasuk biaya pengadaan, implementasi, pelatihan, dan dukungan teknis. 

Hal ini guna memastikan bahwa implementasi HRIS sesuai dengan anggaran akan membantu mencegah kelebihan biaya dan memastikan keseimbangan yang tepat antara fitur dan biaya.

3. Perhatikan Biaya Tambahan

Selain biaya langsung yang terkait dengan pengadaan dan implementasi HRIS, perusahaan juga perlu memperhatikan biaya tambahan yang mungkin timbul. 

Dalam hal ini, termasuk biaya dukungan teknis dan pemeliharaan sistem, biaya pelatihan karyawan, dan biaya integrasi dengan sistem lain yang ada di perusahaan. 

Memperhitungkan semua biaya tambahan ini penting untuk menghindari kejutan biaya yang tidak terduga di kemudian hari.

Atasi Tantangan HR Industri Retail dengan HRIS LinovHR

Dalam menghadapi berbagai tantangan yang kompleks dalam industri retail, penggunaan HRIS menjadi semakin penting bagi departemen HR. 

Software HRIS LinovHR adalah HRIS andal yang dapat perusahaan retail dapat mengatasi berbagai masalah, mulai dari rekrutmen hingga manajemen kinerja, dengan lebih efisien dan efektif. 

HRIS LinovHR tidak hanya membantu dalam memperkuat strategi rekrutmen dan retensi karyawan, tetapi juga menyediakan platform digital yang ramah pengguna untuk memfasilitasi pengalaman karyawan yang lebih baik. 

Selain itu, fitur-fitur seperti manajemen kinerja dan pengelolaan jadwal dapat membantu perusahaan retail dalam meningkatkan produktivitas dan mengoptimalkan penjadwalan tenaga kerja selama periode musiman. 

Dengan menggunakan HRIS LinovHR, perusahaan retail dapat menghadapi tantangan HR dengan lebih siap dan mampu menghadapi pasar yang kompetitif. 

Gunakan LinovHR sekarang dan tingkatkan kinerja di perusahaan Anda!