Di era digital seperti saat ini, teknologi telah menjadi bagian tak terpisahkan dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam dunia bisnis.
Hal ini juga berlaku dalam bidang Sumber Daya Manusia (SDM), di mana Human Resource Information System (HRIS) telah menjadi solusi yang semakin populer untuk mengelola data karyawan dan proses HR secara efisien.
Salah satu komponen dalam software HRIS yang banyak digunakan adalah performance management, yang berfokus pada manajemen kinerja karyawan.
Mengingat krusialnya proses manajemen kinerja karyawan di suatu perusahaan, maka mari simak pembahasan mengenai proses HRIS performance management dengan lengkap melalui artikel LinovHR berikut ini.
Proses HRIS Performance Management
Karyawan dinilai sebagai aset yang penting. Pasalnya, performa kerja karyawan dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap kesuksesan perusahaan.
Untuk memastikan karyawan bekerja optimal sesuai dengan target yang telah ditetapkan, para HR biasanya melakukan performance management.
Ini menjadi proses tiada akhir bagi para HR, sehingga banyak perusahaan memanfaatkan software HRIS untuk membantu keseluruhan manajemen kinerja karyawan.
Biasanya, proses performance management dalam software HRIS mencakup beberapa tahap seperti yang dirangkum berikut ini.
1. Menetapkan Tujuan yang Jelas
Tahap pertama tentunya membuat perencanaan yang matang. Definisikan tujuan yang konkret dan dapat diukur sesuai dengan misi perusahaan.
Dalam membuat tujuan, Anda dapat mengikuti metode SMART yang merupakan akronim dari specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound.
- Specific: Menetapkan tujuan yang jelas dan spesifik untuk setiap karyawan. Hindari menyusun tujuan yang masih bersifat umum karena akan membingungkan karyawan dalam mencapainya.
- Measurable: Tujuan harus bersifat terukur agar memudahkan diidentifikasi apakah tujuannya telah tercapai. Misalnya, mendapatkan kenaikan 200 persen leads di akhir kuartal IV tahun 2023.
- Achievable: Namun, angka yang ditetapkan juga harus bersifat realistis. Proyeksikan tujuan dengan kondisi saat ini.Â
Misalnya, jika maksimal kenaikan leads dalam 10 tahun terakhir adalah 150 persen, maka meningkatkan leads hingga 1000 persen mungkin tidak realistis.
Pada akhirnya, ini akan menyulitkan karyawan untuk mencapai target dan menurunkan motivasi serta produktivitas mereka.
- Relevant: Tentunya, tujuan harus relevan dengan role setiap pekerja.  Misalnya, seseorang yang berkecimpung di bagian performance ads akan fokus mencari leads melalui social media ads, search engine marketing, atau kanal advertising lainnya.
- Time-bound: Tujuan pun harus memiliki timeline dan deadline yang jelas.Â
Misalnya, engagement media sosial secara keseluruhan harus meningkat setidaknya 50 persen saat campaign tanggal kembar di bulan Mei 2023.
Ketika menetapkan tujuan, penting untuk mengikutsertakan anggota tim sehingga mereka dapat berkolaborasi guna memastikan dukungan dan tanggung jawab yang bersamaan.
2. Perencanaan Kinerja
Selanjutnya, Anda dapat merancang sebuah strategi untuk mencapainya. Rencana ini harus mencakup aspek penting, seperti alokasi sumber daya, keterampilan yang dibutuhkan, dan dukungan yang diperlukan untuk membantu mencapai tujuan tersebut.
3. Pemantauan Kinerja yang Sedang Berlangsung
Ketika mengimplementasikan rencana kerja, penting bagi perusahaan untuk melakukan pengawasan kinerja kepada karyawan agar rencananya berjalan optimal.
Hal ini dilakukan dengan melihat apakah karyawan berhasil mencapai Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan dan ketepatan waktu bekerja mereka.
4. Evaluasi Kinerja
Performa kerja karyawan juga harus dievaluasi secara berkala. Misalnya setiap kuartal atau semester.
Dalam hal ini, Anda dapat memberikan feedback kepada anggota tim, yang berfokus menyoroti area yang harus ditingkatkan dan hal baik yang telah mereka lakukan.
5. Perencanaan Peningkatan Kinerja
Membuat rencana peningkatan kinerja karyawan juga tidak kalah penting. Ini dapat diberikan kepada mereka yang menunjukkan penurunan performa atau belum berhasil mencapai target dalam kurun waktu yang telah ditetapkan.
Rencana ini berisi rincian tindakan yang perlu dilakukan, jadwal pelaksanaan, dan alokasi sumber daya khusus yang dibutuhkan.
6. Memberikan Penghargaan dan Pengakuan
Jangan lupa juga untuk menyampaikan apresiasi dan pengakuan kepada anggota tim yang telah menghasilkan kinerja maksimal, atau bahkan melebihi target.
Penghargaan ini bisa berupa insentif secara finansial, kesempatan untuk mengikuti pelatihan tambahan, kemungkinan promosi jabatan, atau penghargaan seperti “Employee of The Month”.
Baca juga: 4 Kelebihan Utama HRIS Review System Bagi Perusahaan
Bagaimana HRIS Performance Management Memproses Penghargaan Karyawan
HRIS Performance Management juga dapat digunakan untuk mengelola reward seperti kompensasi dan benefit lainnya bagi karyawan.
Software ini juga dapat melacak metrik performa karyawan sehingga bisa menghitung seberapa besar insentif yang dapat diperoleh karyawan.
Proses HRIS Performance Management dalam mengelola penghargaan karyawan mencakup langkah-langkah berikut:
1. Evaluasi dan Analisis Setiap Pekerjaan
Software HRIS akan mengevaluasi value dan seberapa penting sebuah role dalam perusahaan.
Tujuannya tidak lain untuk menentukan besaran kompensasi dan insentif yang layak.
2. Menentukan Gaji dan Kompensasi Karyawan
Software HRIS juga akan menentukan gaji dan paket benefit yang akan ditawarkan, berdasarkan bujet dan filosofi perusahaan.
3. Membuat Sistem Reward Berdasarkan Performa
Software ini juga akan mendesain dan mengimplementasikan sebuah sistem reward berdasarkan performa karyawan.
Anda harus menetapkan ini kriteria yang jelas untuk penilaian performa karyawan serta kisaran rewards yang tersedia.
4. Program Rekognisi atau Pengakuan
Software HRIS juga akan menciptakan program untuk memberikan pengakuan dan penghargaan kepada karyawan atas kontribusi mereka terhadap perusahaan.
Program ini bisa mencakup reward non-finansial seperti sertifikat, plakat, ataupun pengakuan publik.
5. Monitoring dan Evaluasi
Software ini juga akan melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala dan memastikan bahawa prosesnya berjalan secara adil, efektif, dan selaras dengan tujuan perusahaan.
6. Penyesuaian dan Pembaharuan
Selain itu, terdapat pula proses penyesuaian dan pembaharuan untuk proses pengelolaan program penghargaan berdasarkan feedback dan kebutuhan perusahaan.
Baca juga: 4 Kelebihan Utama HRIS Review System Bagi Perusahaan
Dapatkan Kemampuan HRIS Performance Management di LinovHR
Performance management memainkan peran penting dalam pengelolaan sumber daya manusia di sebuah perusahaan.
Pasalnya, ini bertujuan untuk memastikan karyawan bekerja dengan optimal sehingga akan mempermudah perusahaan dalam mencapai kesuksesan.
Meskipun demikian, performance management dinilai sebagai tugas administratif yang menyita banyak waktu dan energi. Tak jarang, HR mengalami kesulitan untuk melakukannya.
Namun tidak perlu khawatir, proses performance management dapat dilakukan secara efisien dengan memanfaatkan software HRIS atau Human Resource Information System.
Beruntungnya, Software HRIS LinovHR memberikan kemudahan dalam manajemen performa, mulai dari penentuan target kerja, penilaian performa, hingga pembuatan laporan atau hasil review karyawan melalui modul Performance Management.
Menariknya, Performance Management System ini dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang memungkinkan seluruh proses manajemen kinerja terpusat dan saling terintegrasi.
Mulai dari fitur Performance Review, HR dapat melakukan performance appraisal yang akan menilai seluruh kinerja karyawan.
Proses review dapat dilakukan secara berkala dengan format yang dapat ditetapkan oleh perusahaan, mulai dari self review, manager review, subordinate review, peer to peer Review, team review, internal review, external review, dan custom review.
Tidak sampai di situ, perusahaan juga dapat menentukan target yang harus dicapai setiap karyawan dengan fitur Goals dan KPI.
Kehadiran fitur Result di dalam software ini juga membantu perusahaan memantau progres dan melakukan penilaian terhadap karyawan.
Nantinya setiap result akan memiliki skor performa dengan klasifikasi sebagai berikut:
- Distraction: skor berkisar 0 s/d 0.9
- Under Performance: skor berkisar 1.0 s/d 1.9
- Contributor: skor berkisar 2.0 s/d 2.9
- Achiever: skor berkisar 3.0 s/d 3.9
- Rockstar: skor berkisar 4.0 s/d 5.0
Bagi karyawan yang mendapat Rockstar, perusahaan dapat memberikan reward, baik berupa bonus, piagam, plakat, atau pengakuan seperti Best Employee of The Month.
Bukan tanpa alasan, hal ini bertujuan untuk mengapresiasi karyawan sehingga mereka merasa dihargai dan semakin termotivasi untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan kinerja mereka.
Dengan Performance Management LinovHR, seluruh proses manajemen kinerja karyawan akan berjalan lebih mudah dan efisien sehingga HR dapat mengalokasikan waktu untuk tugas strategis lainnya.
Untuk mengetahui informasi lebih lengkapnya, Anda dapat mengajukan demo secara gratis sekarang juga. Dapatkan juga penawaran menariknya!
